Weniger wollen, mehr erreichen: Rhein-Umschlag digitalisiert seine Logistikprozesse

Während die Verwaltung längst digital arbeitet, kursieren im Warenumschlag noch handschriftlich abgezeichnete Durchschläge. „Wir gucken auf unsere Waagen, und da kommt dieses 4-fach Brotpapier für die Lieferscheine raus“, beschreibt das Carsten Lübben bildlich. Für den Geschäftsführer der Unternehmensgruppe Rhein-Umschlag gab das den Anstoß für ein größeres Digitalisierungsprojekt. „Wir wussten auch, das wird das Projekt sein, was am meisten Schmerz bereitet, weil es an unseren Kern geht.“

Rhein-Umschlag, eine Unternehmensgruppe mit Sitz in Oldenburg und weiteren Standorten z. B. in Haldensleben bei Magdeburg, deckt eine komplette Wertschöpfungskette ab: Produktion von Kies und Sand, Handel mit eigenen und fremden Baustoffen, Binnenschifffahrts- und Bahnlogistik sowie Hafenumschlag. Dabei greifen Handel, Lagerung und Verladung eng ineinander. Durchgängig digital abgebildet ist die Prozesskette bislang aber nicht.

Rhein-Umschlag setzt eine Handelssoftware ein, die vor rund zwanzig Jahren an die Logistik- und Hafenprozesse angepasst wurde. Carsten Lübben sagt dazu trocken: „Nichts hält so lange wie ein Provisorium.“ Neben der Herausforderung des Generationenwechsels in der Geschäftsführung wächst der Druck von außen: Die Produktkennzeichnungsrichtlinie lässt sich nur mit Behelfslösungen umsetzen. Andere Kieswerke arbeiten bereits mit digitalen Unterschriftenpads und mehrsprachigen Verwiegeterminals. 

Hoch digitalisiert ist dagegen die hauseigene Factoring-Sparte. Sie läuft mit einer Anwendung, die Rhein-Umschlag selbst entwickelt hat. „Wir wissen, wie wichtig eine gut funktionierende Software ist, um ein stark wachsendes Geschäft zu bewältigen“, so Carsten Lübben. „Und wir wussten auch, dass wir in den anderen Bereichen Handlungsbedarf haben.“

Bei der Digitalisierung der Prozesskette Handel, Lagerung und Verladung entscheidet sich Rhein-Umschlag bewusst gegen eine Individualsoftware: „Wenn man sowas in Auftrag gibt, müssen auch Personen da sein, die das vernünftig betreuen können, die im Zweifel übersetzen können – zwischen den programmierenden Kellerkindern und dem, was wirklich rauskommen soll.“ Das, so der Geschäftsführer, hätten sie sich bei der hohen Komplexität selbst nicht zugetraut.

Stattdessen holt sich das Unternehmen mit der HEC einen externen Partner für die Softwareauswahl an Bord. Der bringt nicht nur einen Marktüberblick mit, sondern sorgt auch für Verbindlichkeit. Geschäftsführer Lübben: „Man startet dann eben auch und verbindet mit diesem Projekt ein Ziel.“

Die Anforderungen werden in Workshops mit verschiedenen Nutzergruppen aufgenommen. Projektmanagerin Tanja Steudel beschreibt das Vorgehen: „Es gab Workshops mit den künftigen Benutzern aus den verschiedenen Bereichen und Standorten, sodass jeder Betroffene sich einbringen konnte.“ Der Abgleich zeigt: gleiches Geschäft, aber je nach Standort oft unterschiedliche Arbeitsweisen. Ob Schwachstellen im Prozess oder Wünsche nach Arbeitserleichterung, Verbesserungspotenziale gibt es eine Menge. 

Die Suche nach Anbietern lässt hingegen Wünsche offen: „Das, was wir gerne hätten, gab’s nicht“, musste Lübben feststellen. Von ursprünglich drei Kandidaten bleibt nach einer enttäuschenden Präsentation – „die haben nicht verstanden, worum es bei uns geht“ – ein Anbieter übrig. Dessen Software überzeugt im Terminalmanagement. Eine klassische ERP-Funktion wie die Rechnungsstellung deckt die Standardlösung nicht ab. Auch der Wunsch, die Disposition der Binnenschiffe zu integrieren, lässt sich nicht verwirklichen. 

Rhein-Umschlag reduziert den eigenen Anspruch bewusst: Terminalmanagement und digitaler Lieferschein lassen sich mit der neuen Software umsetzen. Die bestehende ERP-Software bleibt vorerst im Einsatz – auch wenn der Anbieter die Möglichkeit für Anpassungen signalisierte. Carsten Lübben ist der Auffassung: „Man muss schon einmal ein Projekt zusammen gemacht haben, bevor man sich an etwas Komplexeres wagt.“

An der fertigen Lösung schätzt der Geschäftsführer von Rhein-Umschlag die gesammelte Erfahrung des Anbieters, auf die man zurückgreifen könne: „Man weiß, das haben die schon mal gemacht, und man kann sich das anschauen. Man muss das Rad nicht neu erfinden."

Künftig wird Rhein-Umschlag Verwiegeterminals haben, an denen sich LKW-Fahrer:innen selbst authentifizieren können. Per Kamera haben die Rhein-Umschlag-Mitarbeitenden dann die Terminals von der Verwaltung aus im Blick. „Die werden Besseres tun können, als im Wagenhäuschen zu sitzen und auf den LKW zu warten“, freut sich Lübben über mehr Effizienz im Betrieb.

Idealerweise weiß das System sogar im Voraus, welche Spedition und welches Material erwartet werden. Dann weist es den Radlader-Fahrenden digital an, was aus welcher Box zu holen ist, statt wie bisher per Zuruf oder Funk. Das könnte helfen, Fehler bei der Verladung zu vermeiden – bei Warenwerten von 400 bis 600 Euro pro Tonne kann eine Fehlbeladung nämlich teuer werden. Ergänzt um digitales Lieferschein- und Unterschriftenmanagement entsteht eine durchgängige Dokumentation von Anlieferung bis Verladung.

Aktuell läuft an einem ersten Kieswerk die Pilotphase. Dann rollt Rhein-Umschlag die Lösung auf alle 15 Terminals aus. „In das erste muss man am meisten Gehirnschmalz hineinstecken“, berichtet Projektmanagerin Steudel. „Die anderen werden dann nur noch auf die Terminal-Besonderheiten eingestellt.“ Das große Ganze, die einheitliche Menüführung, die steht bereits.