Referenz
Datenextraktion aus Kunden-E-Mails
Prozesse zur Datenerfassung müssen die Routinen der eigenen Kunden mitdenken. Wenn diese es gewohnt sind, mobil individuelle Mails zu versenden, kann KI die Lösung für die Extraktion der enthaltenen Daten sein.
Kunde
Gestellpool Europe GmbH & Co. KG
Branche
Logistik
Lösungen
KI-basierte Schnittstelle zwischen E-Mail und Verwaltungssystem
Das ist unser Kunde
Jährlich verschwinden Tausende Transportgestelle für Flachglas. Daraus entstehen Gestell-Engpässe, Lieferverzögerungen und Stillstände auf Baustellen. Unser Kunde Gestellpool Europe betreibt als Lösung für dieses Problem europaweit das Management für die Mehrweglogistik dieser Gestelle. Das Unternehmen organisiert pro Jahr für über 100 Mitglieder den reibungslosen Kreislauf von hunderttausenden Transportgestellen.
Die Fragestellung: Wie extrahieren wir die relevanten Daten aus E-Mails?
Im täglichen Betrieb erhält Gestellpool zahlreiche E‑Mails von Baumeister:innen vor Ort. Diese übermitteln meist informell und häufig per Foto, dass ein Gestell abgeholt werden kann. Das hatte bisher einige Handarbeit zur Folge: die Sachbearbeiter:innen sichteten diese E‑Mails einzeln, extrahierten die Gestell-Nummern und Abholorte und übertrugen die Informationen anschließend in das zentrale Verwaltungssystem. Die Vorgehensweise war insgesamt zeitaufwendig, fehleranfällig und sie wuchs nicht mit dem Auftragsvolumen. Gestellpool suchte daher nach einer Lösung, um die vollständige Verarbeitung dieser E‑Mails KI‑gestützt zu automatisieren.
So sind wir vorgegangen: Vom Low-Code-Prototyp zur einwandfreien Anwendung
Zunächst entwickelten wir einen schnellen, funktionsfähigen Prototypen auf Basis von Low‑Code‑Tools. So konnten wir die technische Machbarkeit frühzeitig bestätigen, die KI‑Prompts optimieren und geeignete Datenstrukturen für die Extraktion definieren. Diese frühe Validierung half uns dabei, Risiken im späteren Entwicklungsprozess zu reduzieren und die Anforderungen weiter zu präzisieren.
Im nächsten Schritt entwickelten wir die Lösung als eigenständige, stabile und flexibel deploybare Anwendung neu. Damit war sie nicht mehr von den Einschränkungen der Low‑Code‑Umgebung abhängig.
“Die KI-gestützte Verarbeitung nimmt unserem Team einen Teil der manuellen Sichtung von Freimeldungen ab. So bleibt mehr Zeit für die Prüfung der Ergebnisse und die Klärung von Sonderfällen.”
Herausforderungen von KI: Unberechenbarkeiten müssen berechnet werden
KIs liefern bei denselben Eingaben nicht immer dasselbe Ergebnis. Dadurch war das Nachstellen von Fehlern mit „produktiven“ Daten auf einem Testsystem teilweise schwierig. Zudem stellte sich die Frage, wie mit E-Mails umgegangen werden soll, die zwar im relevanten Postfach eingehen, inhaltlich aber keine Verarbeitung durch das System erfordern. Beide Herausforderungen berücksichtigten wir gezielt in der Ausarbeitung der Lösung.
So läuft die KI-basierte Lösung in der Praxis
Die entwickelte Anwendung automatisiert den E‑Mail‑Verarbeitungsprozess und besteht aus zwei zentralen Bausteinen: Im ersten Schritt werden die E-Mails regelmäßig aus dem entsprechenden Postfach abgeholt und ihre Inhalte an eine KI übergeben. Anschließend werden die extrahierten Daten an das Hauptsystem übergeben. Im zweiten Schritt meldet das Hauptsystem über eine Schnittstelle zurück, dass die erfolgreich verarbeitete und durch eine:n Mitarbeiter:in verifizierte E-Mail im Postfach archiviert werden kann.
Zusammen mit der prototypischen Vorabbewertung entstand so eine robuste Lösung, die im operativen Tagesgeschäft deutliche Effizienzgewinne schafft. Gleichzeitig wurden die Mitarbeitenden von Gestellpool für KI‑Einsatzmöglichkeiten sensibilisiert und befähigt, zukünftige Optimierungspotenziale frühzeitig zu erkennen.
Die eingesetzten Methoden und Technologien (Auswahl)
- Evaluierung und Prototypenerstellung
- KI-Beratung
- Prompt-Erstellung
- Entwicklung einer Pro-Code basierten Lösung und Integration in das bestehende System
- KI
Ihr Ansprechpartner für dieses Projekt
