Standardsoftware oder Individualsoftware? Vor- und Nachteile im Überblick: Warum diese Entscheidung mehr mit Haltung als mit Technik zu tun hat

Die Entscheidung - „Sollen wir eine Standardsoftware oder Individualsoftware auswählen?“ - wird in Unternehmen häufig verkürzt diskutiert. Der Blick richtet sich meist auf Budgets, notwendige Funktionen und schnelle Verfügbarkeit einer Lösung. Das greift zu kurz. Software ist heute kein austauschbares Hilfsmittel mehr. Vielmehr prägt sie Prozesse, Arbeitsweisen und letztlich auch das Wachstum eines Unternehmens.

Wer diese IT-Entscheidung trifft, entscheidet nicht nur über ein Tool, sondern auch darüber, wie viel Gestaltungsfreiheit sich das Unternehmen künftig lässt. In diesem Beitrag zeigen wir die Vor- und Nachteile von Individual- und Standardsoftware.

Standardsoftware ist aus guten Gründen weit verbreitet. Sie ist schnell verfügbar, erprobt und deckt zuverlässig viele typische Anforderungen ab. Für Unternehmen mit klar definierten, weitgehend branchenüblichen Prozessen ist sie oft eine pragmatische Lösung.

Problematisch wird es dort, wo Standardlösungen nicht mehr nur unterstützen, sondern faktisch die Prozesse bestimmen. Dann passen sich Organisationen schleichend an die Software an, nicht weil es strategisch sinnvoll ist, sondern weil es technisch einfacher erscheint.

Aus unternehmerischer Sicht wird Standardsoftware oft in zwei Punkten überschätzt:

• Flexibilität: Was als „anpassbar“ gilt, endet oft bei Konfigurationen oder Zusatzmodulen. Im schlimmsten Fall werden Workarounds mit anderen Anwendungen selbst gebastelt und es entsteht eine Schatten-IT.
• Kostenkontrolle: Lizenzmodelle wirken planbar, entwickeln sich über die Jahre aber zu dauerhaften Fixkosten mit begrenztem Einfluss.

Ein Standardprodukt zu wählen, ist also keine falsche Entscheidung, aber selten eine strategische.

In vielen Unternehmen zeigt sich nach einiger Zeit ein ähnliches Muster: Prozesse werden komplexer, Systeme wachsen nebeneinanderher, zusätzliche Schnittstellen kosten Geld. Außerdem kommen Updates zu ungünstigen, vom Anbieter festgelegten Zeitpunkten. Die Software funktioniert, aber sie fühlt sich zunehmend wie ein Rahmen an, in den man sich hineinarbeiten muss. Spätestens dann wird Software vom Werkzeug zum stillen Mitentscheider.

Aus Managementsicht lohnt sich an diesem Punkt eine ehrliche Frage: „Unterstützt unsere Software noch unsere Ziele oder verwalten wir sie nur noch?“

Individualsoftware wird oft vorschnell als „teuer“ oder „aufwändig“ eingeordnet. Diese Annahme übersieht worum es tatsächlich geht: um Kontrolle, Priorisierung und langfristige Steuerbarkeit.

Individuelle Software entsteht nicht, weil Standardprodukte nichts können, sondern weil Unternehmen etwas gezielt anders machen wollen. Zum Beispiel:

• Geschäftsprozesse effizienter gestalten, statt sie nur abzubilden
• Systeme integrieren, statt Daten von A nach B zu kopieren
• Veränderungen aktiv gestalten, statt auf Hersteller-Roadmaps zu warten

Der entscheidende Unterschied liegt nicht im Funktionsumfang, sondern im Gestaltungsanspruch. Individuallösungen zwingen Unternehmen dazu, sich über ihre Ziele, Abläufe, Anforderungen und Prioritäten klar zu werden. Und genau darin liegt ihr Wert.

Die Frage „Was kostet Individualsoftware?“ ist weit verbreitet und verständlich – aber unvollständig. Die eigentliche Frage lautet: Was kostet uns die aktuelle Lösung über die nächsten fünf bis zehn Jahre? Und zwar sowohl finanziell als auch organisatorisch?

Bei Standardsoftware verteilen sich die Kosten auf Lizenzen, Anpassungen, laufende Erweiterungen und Schulungen. Diese Investitionen wirken zu Beginn überschaubar. Doch langfristig lassen sie sich nicht strategisch steuern. Die individuelle Softwareentwicklung verursacht dagegen am Anfang höhere Kosten. Dafür bietet sie aber später die Möglichkeit, bedarfsgerecht und passgenau zu aktualisieren und zu erweitern.

Für Entscheider:innen geht es also nicht ums Sparen, sondern darum, dem Unternehmen flexible Optionen für die Zukunft zu sichern.

Hinzu kommt: Unternehmen arbeiten heute selten mit isolierten Anwendungen. Daten müssen fließen, Systeme miteinander sprechen, Prozesse Ende-zu-Ende gedacht werden. Genau hier stoßen Standardlösungen regelmäßig an ihre Grenzen – nicht aus technischer Schwäche, sondern aus wirtschaftlicher Logik der Hersteller.

Individualsoftware erlaubt es, Software als verbindendes Element zu begreifen:
als Plattform, die wächst, sich verändert und integriert, statt ersetzt zu werden. Das bedeutet nicht maximale Freiheit um jeden Preis, sondern gezielte Kontrolle über kritische Unternehmensbereiche.

Es geht nicht darum, ob Standardsoftware oder Individualsoftware „besser“ ist. Die entscheidenden Fragen lauten:

• Wo wollen wir standardisieren? Wo wollen oder müssen wir uns bewusst unterscheiden, um einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen?
• Welche Prozesse sind austauschbar? Welche tragen unser Geschäftsmodell?
• Wieviel Abhängigkeit sind wir bereit zu akzeptieren?

Unternehmen, die diese Fragen klar beantworten können, treffen meist auch eine klare Softwareentscheidung. Alle anderen optimieren weiter im Bestehenden – oft länger als sinnvoll.

Vorgefertigte Software ist bequem, maßgeschneiderte Lösungen sind anspruchsvoll. Genau deshalb ist die Wahl zwischen beiden keine technische, sondern eine unternehmerische Entscheidung.

Wer Software als Kostenstelle betrachtet, wird eine Standardlösung bevorzugen. Wer Software als Teil der eigenen Wertschöpfung versteht, kann individuelle Lösungen zumindest nicht außer Betracht lassen. Die richtige Entscheidung liegt selten im Entweder-Oder, sondern in einer bewussten Gewichtung. Diese beginnt nicht bei einer Anforderungsliste, sondern im Management.

Eine detaillierte Gegenüberstellung von Standard- und Individualsoftware finden Sie auf unserer Seite zur Softwareentwicklung: