Logistik / Projekte und Lösungen
KI in der Transportlogistik: Wenn keiner mehr die Aufträge abtippen kann, macht es die KI
13. August 2026 / Annekathrin Gut
Bis zu 15.000 Aufträge landen jeden Monat als PDF, Word-Datei oder Text in einer E-Mail bei Oetjen Logistik. Die Kräfte, die sie manuell erfassen müssen, werden knapp. Geschäftsführer Patrick Böse hat die Lösung in einer KI gefunden.
Das Logistikunternehmen aus Rotenburg (Wümme) tauscht schon seit 30 Jahren Daten per EDI-Schnittstelle mit vielen Speditionspartnern und Kunden aus. Doch schicken zahlreiche andere Kunden ihre Aufträge in unterschiedlichen Dokumenten-Formaten per E-Mail an Oetjen. Diese Daten mussten bislang Erfassungskräfte – überwiegend Aushilfen – per Hand ins Transport-Management-System (TMS) eintragen.
Geschäftsführer Patrick Böse erklärt, warum er in eine eigens für sein Unternehmen entwickelte KI-Lösung investiert hat: „Der Auslöser war letztlich der Fachkräftemangel.“ Denn die Aushilfen, überwiegend Schüler:innen, hätten kaum noch Interesse an dem Job. „Wir finden schlichtweg diese Erfassungskräfte nicht mehr.“ Böse wurde klar: Das Unternehmen braucht eine Möglichkeit, um die Aufträge schon am E-Mail-Eingang abzufangen, und sie dann automatisiert oder teilautomatisiert in das TMS zu übertragen.
Das Wissen aus den Köpfen holen
Bei der Umsetzung der KI-Lösung war das notwendige Branchenwissen eine Herausforderung. Was für erfahrene Sachbearbeitende selbstverständlich ist – etwa welche Angaben ein vollständiger Stückgutauftrag braucht –, musste der KI beigebracht werden. „Wir mussten erst mal eine Art Wissensdatenbank aufbauen“, erklärt Patrick Böse, „und dann all die Parameter, die wir an eine Stückgutsendung anlehnen, der KI mitteilen und ihr erklären, worauf sie zu achten hat.“
Dieses Wissen steckte bislang vor allem in den Köpfen der Mitarbeitenden. Es niederzuschreiben und strukturiert in eine Datenbank zu überführen, kostete Zeit. „Am Anfang ist es immer etwas mehr Aufwand“, so Böse, „aber am Ende zahlt sich das aus.“
Ganz ohne Menschen kommt der Prozess weiterhin nicht aus. Fehlt im Ausgangsdokument etwa eine Hausnummer, erkennt das die KI nicht. Sie übernimmt schlicht die Angaben der Vorlage. Mitarbeitende prüfen deshalb weiterhin jeden Auftrag genau, bevor er endgültig freigegeben wird. Sie sehen dabei, was das System bereits automatisch erfassen konnte und wo noch etwas fehlt.
Oetjen Logistik GmbH ist ein inhabergeführtes Transport- und Logistikunternehmen mit Hauptsitz in Rotenburg (Wümme). Die Spedition betreibt nationale und internationale Stückgutlogistik, Hafenverkehre sowie Lagerlogistik. Täglich werden von Niedersachsen aus zahlreiche Wirtschaftsräume angefahren.
Entlastung für Mitarbeitende
Die Idee der KI-Lösung hat alle Mitarbeitenden „positiv begeistert“, sagt Patrick Böse. In der Testphase fragten sich dennoch manche verunsichert: Was soll ich dann hier noch machen? Der Oetjen-Geschäftsführer löste solche Bedenken schnell auf. Es sei nicht das Ziel, zu rationalisieren, „sondern dass wir sogar mehr Aufträge durchschleusen und die Mitarbeitenden sich auf das Wesentliche konzentrieren können.“ Die KI solle ihnen die standardisierten Routineaufgaben, „die Schmerzarbeit“, abnehmen.
Die Idee ist aufgegangen: „Die Mitarbeitenden spüren eine Entlastung für Tätigkeiten, die man heute schon längst hätte automatisieren müssen“, sagt Böse. Der Effekt zeigt sich vor allem im Tempo: Aufträge lassen sich deutlich schneller erfassen und bestätigen. Jede Minute, die pro Auftrag wegfällt, spart hochgerechnet 200 bis 230 Stunden pro Monat. Freigewordene Kapazität fließt in Service, Rückfragen und Sonderfälle.
Eingeführt wird die Lösung schrittweise: Gestartet ist eine Abteilung mit einem Postfach. Nach und nach kommen weitere hinzu. Am Ende sollen fünf bis sieben große Mail-Accounts mit zusammen 300 bis 600 E-Mails am Tag abgedeckt sein.
KI-gestützte Auftragserfassung mit LEO
Unstrukturiert und unvollständig: Für die automatisierte Erfassung solcher Auftragsdaten hat das Team der HEC die KI-gestützte Lösung LEO entwickelt. Ein Vision-Language-Modell liest die Dokumente aus, ein Large-Language-Modell strukturiert die Inhalte, eine Dokumentenklassifizierung ordnet zu, was tatsächlich zum Auftrag gehört.
Am Ende steht ein sauberes, vollständiges Datenobjekt. LEO übergibt es direkt ins Transport-Management-System. Fachexpert:innen als „Humans in the Loop" prüfen es. Fehlt etwas, fordern sie die Daten direkt aus dem System per E-Mail nach. Das System dokumentiert jede Aktion nachvollziehbar.
Die individuelle Lösung ist in bestimmten Fällen langfristig günstiger und bietet mehr Flexibilität als eine Standardlösung, die sich erst ab sehr hohen Volumina loht. Oetjen zahlt für LEO nur die verwendeten Token, abhängig davon, wie viel anfällt: mal nur eine E-Mail, mal vier oder fünf Dokumente.
Potenziale für andere Branchen
Dass Oetjen so viele Aufträge speziell handhaben muss, hat einen Grund: Das Unternehmen ist stark im Hafenhinterlandverkehr aktiv und bringt Sendungen zu den Häfen Hamburg, Bremen und Bremerhaven oder verteilt sie von dort aus nach Deutschland und Europa. Die Kundschaft, Seehafenspediteure, arbeitet traditionell mit klassischen Dokumenten. Dagegen bekämen laut Böse 95 bis 99 Prozent seiner Mitbewerber ihre Aufträge elektronisch.
Was bei Oetjen ein Alleinstellungsmerkmal ist, ist ein Problem, das viele Branchen in ähnlicher Form kennen. So ließe sich auch der Ansatz der KI-Lösung auf jeden Prozess übertragen, der mit unstrukturierten Auftragsdaten arbeitet – nicht nur in der Logistik. „Ob das nun ein Transportauftrag ist oder ein Auftrag für einen Handwerker, den der auch in seinem ERP-System erfassen muss: Diese Technologie kann definitiv auch auf andere Branchen angewandt werden“, ist Böse überzeugt. Die zugrunde liegende Logik funktioniert unabhängig davon, was am Ende transportiert, verkauft oder verbaut wird.
Perspektive: Weiter digitalisieren
Für Böse ist die automatisierte Auftragserfassung nur ein Baustein einer größeren Digitalisierungsstrategie. Als Nächstes steht der Wechsel des TMS an, hin zu einer webbasierten Lösung. Das eröffnet auch personelle Spielräume: Mitarbeitende könnten künftig im Homeoffice arbeiten, oder sogar in ganz anderen Regionen in Deutschland. Das ist aus Sicht des Oetjen-Geschäftsführers ein weiterer Hebel gegen den Fachkräftemangel.
Parallel will Patrick Böse die E-Mail-Kanalisation ausbauen. Künftig sollen nicht nur Aufträge, sondern sämtliche eingehenden E-Mails automatisch an die richtige Stelle weitergeleitet werden. Das soll interne Weiterleitungsschleifen vermeiden.
Die Digitalisierung ist für den Logistiker auch eine Antwort auf den steigenden Preisdruck. Wer eigene Prozesskosten senkt, kann Preisanpassungen für die Kunden kleiner halten. Dieses Argument zählt in Zeiten knapper Margen: „Für die Kunden sind Logistikkosten immer Kosten.“
Am Ende geht es für Patrick Böse um mehr als Effizienz: „Man muss die Arbeit an sich auch attraktiv halten, um zukünftig noch Mitarbeitende zu gewinnen.“ So wird die Investition in moderne KI-Technologie auch zu einer in die Fachkräfte: „Die merken natürlich auch: Die Prozesse werden hier optimiert, das Unternehmen kümmert sich. Wir schauen bei der neuen Technologie nicht nur zu, sondern wir nehmen aktiv teil.“
Unser Experte für KI in der Logistik
Jonas Tiggemann
Beratung KI und Digitalisierung0421 207500 E-Mail senden
Jonas treiben die Themen Digitalisierung von Logistik und Supply Chain Prozessen sowie der Einsatz von KI bzw. Large Language Models (LLMs) im täglichen Doing um. Bei ihm gehören dazu Anforderungsmanagement, Prozessdesign und die Koordination von Softwareentwicklungsprojekten. Ergänzend dazu die Fragestellung: Wie binde ich LLMs in produktive Prozesse ein, wo lasse ich probabilistische Ergebnisse zu und wo benötige ich Determinismus. Diese Themen diskutiert er gern auf Fachveranstaltungen in der Logistikbranche oder auch bei KI-Fokus-Events.
