Keine Angst vor KI! Den richtigen Einstieg mit KI finden

Die Schlagzeilen sind voll davon: Künstliche Intelligenz (KI) revolutioniert Geschäftsprozesse, steigert die Effizienz und eröffnet neue Möglichkeiten, um sich vom Wettbewerb abzuheben. Für viele Unternehmen, die bisher noch keine Berührungspunkte mit KI hatten, stellt sich jedoch die Frage: „Wie fange ich überhaupt an?“ Wir möchten Ihnen hier einen Überblick geben, wie Sie Ihre Reise in die KI-Welt erfolgreich starten können.

Die digitale Transformation ist in vollem Gange, sie macht vor keinem Unternehmen halt. KI-Technologien können dabei helfen, riesige Datenmengen auszuwerten, Prozesse zu automatisieren und effizientere Workflows zu schaffen. In den vergangenen Monaten haben öffentlich zugängliche LLMs (Large Language Models) wie ChatGPT, Gemini und DeepSeek sowie KI-gestützte Assistenten wie Microsoft Copilot gezeigt, dass diese Technologien hier und jetzt einsatzbereit sind – sie sind kein theoretisches Konstrukt mehr, sondern bieten einen tatsächlichen Mehrwert. Kurzum: KI ist kein Nischenthema mehr. Wer den Anschluss nicht verpassen möchte, sollte sich zeitnah mit KI auseinandersetzen. Aber wo beginnen?

Datenlandschaft verstehen

Bevor Sie über mögliche KI-Anwendungen nachdenken, lohnt es sich, einen genauen Blick auf Ihre vorhandenen Datenquellen zu werfen. Denn KI-Modelle leben von Daten – nur mit ausreichend qualitätsvollen Daten können Sie sinnvolle Erkenntnisse gewinnen. Fragen Sie sich:

• Welche Daten sammeln wir bereits (z. B. Kundeninformationen, Verkaufszahlen, Logistikdaten, Konversationen)?
• Wie werden diese Daten gespeichert, verarbeitet und gesichert?
• In welcher Form liegen sie vor (strukturiert, unstrukturiert)?
• Welche Daten könnten zukünftig erfasst werden?

Die Antworten auf diese Fragen bilden die Basis für alle weiteren Schritte. Wir verstehen, wenn diese Aufgabe eine neue Herausforderung für Unternehmen bedeutet, deshalb stehen wir als Sparringspartner auch bei diesem frühen Schritt zur Seite.

Ziele definieren

Erfolgreiche KI-Projekte beginnen immer mit klaren Zielen. Überlegen Sie sich, welchen konkreten Mehrwert Sie erzielen möchten. Wollen Sie zum Beispiel den Umsatz steigern, indem Sie personalisierte Empfehlungen für Ihre Kunden geben? Die Produktqualität verbessern, indem Sie Qualitätsprüfungen automatisieren? Den Kundenservice entlasten, indem Sie Chatbots einsetzen? Oder Produktionsabläufe optimieren, indem Sie Engpässe in Echtzeit vorhersagen? Fragen Sie sich: Welche unserer Arbeitsprozesse wiederholen sich oft? Welche Bestandteile davon sind Fleißarbeit? Was sind typische „Motivations-Killer“?

Formulieren Sie ein oder zwei realistische Ziele für den Einstieg. So behalten Sie den Fokus und verhindern, dass Sie sich in zu vielen Nebenschauplätzen verlieren.

Klein anfangen

Fangen Sie klein an. Nehmen Sie zunächst ein klar umrissenes Projekt in Angriff, bei dem sich der Erfolg oder Nutzen schnell zeigt. Ein solcher „Proof of Concept“ (PoC) bietet zwei Vorteile: Sie können die Wirksamkeit der KI-Technologie zeitnah sehen und Sie sammeln auf dem Weg wertvolle Erkenntnisse, sowohl hinsichtlich der benötigten Infrastruktur als auch zur Ausgangsdatenlage.

Experten hinzuziehen und KI spezialisieren

Gerade dann, wenn KI in Ihrem Unternehmen noch Neuland ist, lohnt es sich, auf erfahrene Partner wie die HEC zu setzen. Wir können nicht nur neue KI-Systeme für Sie entwickeln, sondern auch bei der Auswahl geeigneter Tools und Technologien beraten. Expert:innen helfen dabei, typische Fallstricke zu vermeiden, die auch Ihre Datenlandschaft betreffen könnten. Wir erleben häufig Kunden, die ohne Expert:innen mit verfügbaren KI-Systemen experimentieren und schnell an Grenzen stoßen, die zunächst unüberwindbar scheinen.

Stellen Sie sich ein Large Language Model (LLM) wie einen Mitarbeiter vor, der ein enormes Wissen über verschiedenste Themen hat. Sie fragen ihn, ob zwei Produkte in Ihrer Datenbank kompatibel sind. Er könnte Ihnen die richtige Antwort geben, kann sich aber bei komplexen Anfragen schnell in Details verlieren: Er erklärt Ihnen die lateinische Herkunft des Begriffs ‚Kompatibilität‘ und berechnet, wie viele dieser Produkte übereinander gestapelt von der Erde bis zum Mond reichen würden. Ohne klare Anweisung fällt es ihm schwer, den Fokus zu behalten – es sei denn, man gibt ihm eine präzise Aufgabenstellung.

KI-Expert:innen  bringen - vereinfacht gesagt -  diesem Mitarbeiter bei, welches Wissen für seine Arbeit relevant ist, und welches nicht. Sie trainieren ihn darin zu wissen, wo er vergleichbare Aufgaben und deren Lösung findet und welche spezifischen Informationen oder Daten aus Ihrem Unternehmen für die Beantwortung bestimmter Fragestellungen hinzugezogen werden müssen.

Für den Start in die Welt der KI lohnt es sich auch, auf andere Unternehmen zu schauen und sich von deren KI-Anwendungsfällen inspirieren zu lassen. KI ermöglicht softwareseitige Lösungen, die vorher nicht denkbar waren. Als Anregung hier ein paar Beispiele:

Kundenservice und Vertrieb

Automatisierte Chatbots oder intelligente Assistenten im Kundenservice ermöglichen schnellere Reaktionszeiten und individuellere Betreuung. KI-gestützte Verkaufstools können zudem Kaufwahrscheinlichkeiten berechnen und personalisierte Angebote in Echtzeit generieren. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.

Prozessautomatisierungen

In vielen administrativen Abläufen – von der Rechnungsprüfung bis zum Vertragsmanagement – lassen sich zeitaufwendige Tätigkeiten durch KI beschleunigen. Das spart Kosten und entlastet Ihre Mitarbeitenden bei Routineaufgaben. Ein Beispiel ist die Datenextraktion aus verschiedenen Angeboten, um diese vergleichbar zu machen.

Prognosen und Analysen

Ob Absatzprognosen im Vertrieb, Nachfragevorhersagen in der Produktion oder Risikobewertungen im Finanzsektor – KI kann komplexe Datenmuster erkennen und präzise Vorhersagen treffen. Das Ergebnis ist eine fundierte Entscheidungsgrundlage für künftige Strategien und kann ohne erneuten Aufwand in Echtzeit aktuell gehalten werden.

Qualitätsmanagement

Bild- und Spracherkennungssysteme können Qualitätskontrollen automatisieren und Abweichungen frühzeitig erkennen. In der Fertigung oder dem Kundenservice lassen sich so Fehlerquoten verringern und Standards besser einhalten.

Bei aller Euphorie sollten Sie beachten, dass KI nicht jeden Unternehmensbereich automatisch profitabler oder effizienter macht. Fehlen relevante Daten oder ist die Datengüte niedrig, kann ein KI-Einsatz sogar mehr Zeit und Geld kosten als sparen. Gerade wenn es primär um Berechnungen geht, ist eine klassische Softwarelösung oft der bessere und ressourcensparendere Weg.

Auch sind KI-Systeme in der Regel keine „Wunderwaffe“ für jegliche Problemstellung. Sie benötigen eine klar definierte Aufgabe. Ohne die zuvor erwähnte Spezialisierung auf bestimmte Arbeitsabläufe schaffen sie mehr Unruhe als Erkenntnis. Auch die fachliche Expertise Ihrer Mitarbeitenden wird durch KI nicht ersetzt, sondern erweitert. KI ist ein Werkzeug, das ihnen hilft, bessere Entscheidungen zu treffen – keine autonome Entscheidungsinstanz.

Der Einstieg in die KI-Welt mag zunächst einschüchternd oder verwirrend wirken, da es so viele Möglichkeiten und Arten von KI gibt. KI bietet jedoch enorme Erfolgspotenziale. Entscheidend ist, strukturiert vorzugehen und erste Pilotprojekte mit einem klaren Nutzen unter Hinzuziehung von Fach- und KI-Expert:innen zu starten. So legen Sie das Fundament, um Ihr Unternehmen durch KI effizienter zu machen, ohne jeden Fehler mitzunehmen, den Ihre Wettbewerber schon gemacht haben.