Frau sitzt in einer Kita vor ihrem Tablet

Referenz

Prüfung einer Kita-Vergabesoftware

Software funktioniert nicht immer so, wie erwartet. Wir prüften die Vergabesoftware für Kitaplätze einer Stadtverwaltung und ermöglichten eine datenbasierte Abwägung. Die bestehende Anwendung wurde als passgenau bewertet und weiterhin eingesetzt.

Kunde

Amt für Kinder, Jugendliche und Familien einer Stadtverwaltung

Branche

Öffentliche Verwaltung

Lösungen

Leistungskatalog für Entscheidungsfindung

Projektteam

Projektleitung, Technischer Sachverständiger

Wer ist unser Kunde?

Unser Kunde ist eine Stadtverwaltung, genauer gesagt das Amt für Kinder, Jugendliche und Familien. Die Stadt hat mehr als 200 Kitastandorte mit mehr als 15.000 Plätzen in Kindertagesstätten, die über die geprüfte Software verwaltet bzw. vergeben werden.

Mit welcher Fragestellung ist der Kunde zu uns gekommen?

Die eingesetzte Vergabesoftware für Kita-Plätze stand in der Kritik, nachdem Fehler bei einer Platzvergabe eine vollständige Neuvergabe notwendig gemacht hatten. Dies führte zu einem Beschluss, die betroffene Software zu überprüfen. Wir wurden beauftragt, diese Überprüfung durchzuführen und damit die Entscheidungsgrundlage über das weitere Vorgehen zu schaffen.
Ziel war es, objektiv zu ermitteln, ob es am Markt eine Software gibt, die die Anforderungen der Stadt besser erfüllt als die aktuell eingesetzte Lösung.

Wie sind wir vorgegangen? In welchen Phasen haben wir gearbeitet?

Zu Beginn analysierten wir den IST-Zustand, um die vorhandenen Funktionen der Software sowie bestehende Probleme zu erfassen. Dazu führten wir Gespräche mit der Verwaltung und weiteren Usergruppen (u. a. Träger und Kindertagespflege-Einrichtungen), sprachen mit Key-Usern und werteten die vorhandene Dokumentation aus. Anschließend sammelten wir SOLL-Anforderungen mithilfe von Interviews, Feedback-Runden sowie Story Maps und stellten daraus einen Leistungskatalog zusammen.

Parallel dazu führten wir eine Marktanalyse durch, um potenzielle Alternativen für die eingesetzte Software zu identifizieren. Auf Basis des Leistungskatalogs kontaktierten wir anschließend ausgewählte Anbieter und baten sie, einzuschätzen, inwieweit ihre Software die aufgeführten Anforderungen abdeckt. Die Rückmeldungen werteten wir aus, stellten sie gegenüber und präsentierten die Ergebnisse unserem Kunden. Abschließend erstellten wir einen Abschlussbericht mit den Projektergebnissen und übergaben diesen.

Mithilfe von Regelterminen und regelmäßigen Statusupdates informierten wir alle Beteiligten über den aktuellen Projektfortschritt.

Welchen Herausforderungen sind wir im Projektverlauf begegnet? Wie haben wir sie gemeistert?

Aufgrund des breiten Interesses am Thema war es wichtig, alle Stakeholder regelmäßig auf dem aktuellen Stand zu halten und ihre Anforderungen kontinuierlich einzuholen. Durch Regeltermine sowie regelmäßige Statusupdates stellten wir sicher, dass alle Vorgänge transparent kommuniziert wurden und sich die Beteiligten stets gut informiert und eingebunden fühlten.

Eng damit verbunden war die Herausforderung, den Projektscope konsequent einzuhalten und die Erwartungen an das Endergebnis zu managen. Wir legten besonderen Wert darauf, die Stakeholder wiederholt darauf hinzuweisen, dass nicht alle gesammelten Anforderungen zwingend in die finale Version des Leistungskatalogs einfließen würden, um so späteren Enttäuschungen vorzubeugen.

Der Leistungsbericht diente als datenbasierte Abwägung und half so, eine zusätzliche Investition zu vermeiden.

Wie sieht die von uns geschaffene Lösung aus?

Das Ergebnis des Projekts bildete die inhaltliche Grundlage für eine Entscheidungsvorlage, mithilfe der die Stadt abwägen konnte, ob die bestehende Anwendung abgelöst oder weitergeführt werden sollte. Dabei wurde deutlich, dass die bisher eingesetzte Software trotz einzelner Fehler und Probleme in der Vergangenheit im Marktvergleich auf Basis der aufgenommenen Funktionen wettbewerbsfähig ist. Anstatt einer emotional getriebenen Entscheidung – bedingt durch die Vorgeschichte – ermöglichte das Projekt eine datenbasierte Abwägung und half so, eine zusätzliche Investition zu vermeiden.

Darüber hinaus erhielt der Kunde durch die erneute Anforderungsaufnahme einen Katalog an die Hand, der aufzeigt, welche Funktionen künftig an den Software-Anbieter priorisiert adressiert werden sollten, um die Userakzeptanz weiter zu steigern.