Referenz

KI-gestützte Auswertung von Formularen

Formulare einzeln auszuwerten, ist zeit- und kostenintensiv. Für Hogrefe entwickelten wir einen cloudbasierten Backend-Service, der Fragebögen mittels KI analysiert und Ergebnisse liefert.

Kunde

Hogrefe Verlag GmbH & Co. KG

Branche

Verlagswesen / Psychologische Diagnostik

Lösungen

KI-gestützter Cloud-Service zur automatisierten Formularerkennung und -auswertung

Projektteam

Anforderungsmanagement, Entwicklung, Cloud-Architektur, Test/Qualitätssicherung

Wer ist unser Kunde?

Der Hogrefe Verlag ist der führende Anbieter von wissenschaftlichen Testverfahren für Diagnostik, Forschung sowie von berufsbezogenen Assessments. Ein zentraler Bestandteil des Angebots sind standardisierte Fragebögen, die in psychologischen Studien und Diagnostikverfahren eingesetzt werden. Diese wurden bislang überwiegend papierbasiert genutzt und manuell ausgewertet.

Mit welcher Fragestellung ist Hogrefe zu uns gekommen?

Hogrefe suchte nach einer Möglichkeit, die Auswertung ihrer papierbasierten Fragebögen digital und dadurch effizienter sowie kostengünstiger zu gestalten. Die bestehende Lösung war teuer, langsam und auf ein einziges Formular beschränkt. Ziel war es, mithilfe von KI eine skalierbare, automatisierte Auswertung zu ermöglichen, die sich in die bestehende App-Infrastruktur des Kunden integrieren lässt.

Wie sind wir vorgegangen? In welchen Phasen haben wir gearbeitet?

Das Projekt startete mit einem Hackathon, um die grundsätzliche Machbarkeit der KI-basierten Formularerkennung zu prüfen. Nach vielversprechenden Ergebnissen entwickelten wir einen Proof of Concept.

In der nächsten Phase überführten wir ein konkretes Formular in eine produktionsreife Lösung. Dabei zeigte sich, dass der initiale Ansatz zu komplex und kostenintensiv war.

Daraufhin wurde das Projekt in eine Forschungsphase zurückgeführt, um effizientere Methoden zu entwickeln. Das Ergebnis war ein optimierter Ansatz, der nun erfolgreich mehrere Formulare erkennt und in die Infrastruktur von Hogrefe integriert werden kann.

Gezielte Optimierung und Reduktion der KI-Anfragen sowie die Verlagerung von Teilen der Logik in klassischen Code senkten die Kosten deutlich.

Welchen Herausforderungen sind wir im Projektverlauf begegnet? Wie haben wir sie gemeistert?

Eine zentrale Herausforderung war die Kostenstruktur: Der erste Ansatz verursachte durch zu viele KI-Anfragen zu hohen Kosten pro Formular. Durch gezielte Optimierung und Reduktion der Anfragen sowie die Verlagerung von Teilen der Logik in klassischen Code konnte der Preis pro Formular deutlich gesenkt werden.

Als ausgesprochen hilfreich erwies sich die Zufallsentwicklung eines Tools, das Testformulare automatisiert generiert. Damit konnten wir realistische Testdaten erzeugen und die Erkennungsqualität systematisch überprüfen – ein wertvoller Nebeneffekt des Projekts.

Enstanden ist ein schlanker cloudbasierter Backend-Service ohne eigene Benutzeroberfläche.

Wie sieht die von uns geschaffene Lösung aus?

Die finale Lösung ist ein schlanker cloudbasierter Backend-Service ohne eigene Benutzeroberfläche. Die Applikation von Hogrefe sendet gescannte Formulare an den Service, der die Inhalte mittels KI analysiert und die Ergebnisse zurückliefert. Die Lösung ist flexibel, kosteneffizient und lässt sich auf weitere Formulare skalieren.