Schneller schreiben mit KI: Copilot-Agent unterstützt die HEC beim Erstellen von Projektreferenzen

Projektberichte zu schreiben ist oft eine unbeliebte Aufgabe, das kennen vermutlich viele aus ihrem Arbeitsalltag. Bei der HEC haben wir eine Lösung gefunden, die allen Beteiligten Zeit spart und den Prozess deutlich vereinfacht: einen maßgeschneiderten KI-Agenten in Microsoft Copilot. Dieser verwandelt Gesprächstranskripte in kürzester Zeit in strukturierte Projektreferenzen.

Kommunikationsmanagerin Wiebke Rehfeldt und Microsoft 365-Experte Daniel Wessels berichten von ihren Erfahrungen mit dem Tool und erklären, wie es funktioniert.

"Das Erstellen von Projektberichten war bei uns schon lange ein unliebsames Thema", erklärt Wiebke Rehfeldt. Die Probleme waren vielfältig: Projektverantwortliche hatten oft keine Zeit zum Schreiben, vielen fiel das Formulieren gut zu lesender Texte schwer, und für die Unternehmenskommunikation entstanden zeitaufwändige Korrekturschleifen.

"Als Verantwortliche in der Unternehmenskommunikation musste ich den Beteiligten immer wieder auf die Füße treten", beschreibt Rehfeldt die Situation. "Wenn ich dann eine Rohfassung erhielt, war die Korrektur häufig recht zeitintensiv. Zudem musste ich bei den entsprechenden Kolleg:innen bezüglich projektspezifischer Fachtermini, zu denen mir Wissen fehlte, nachhaken."

Die Idee für eine KI-gestützte Lösung entstand aus der Praxis heraus: Ein Kollege schlug vor, statt eines schriftlichen Berichtes ein kurzes Interview zu führen und das Gespräch als Transkript aufzuzeichnen. Microsoft-Experte Daniel Wessels entwickelte dafür dann mit Copilot einen maßgeschneiderten KI-Agenten: Der HEC Referenzenersteller wandelt das Interview-Transkript innerhalb von etwa einer Minute in einen Referenzbericht im gewohnten Format und Stil um.

Der Ablauf ist denkbar einfach geworden: Wenn Wiebke Rehfeldt von interessanten Projekten hört, fragt sie die Projektverantwortlichen für ein Interview an. Das Gespräch findet über Microsoft Teams statt, bei dem automatisch ein Transkript mitläuft – lästiges Mitschreiben entfällt.

Anschließend lädt sie das Transkript als Word-Datei in den HEC Referenzenersteller bei Copilot hoch. In kürzester Zeit erhält sie eine Textrohfassung, die sie in die Referenzvorlage kopiert. Nach redaktioneller Überarbeitung und Ergänzung wichtiger Daten wird der Bericht zur finalen Abstimmung an den:die Interviewpartner:in gesendet. Nach der Freigabe vom Kundenunternehmen kann die Referenz veröffentlicht werden.

Daniel Wessels erklärt die Vorteile von Copilot gegenüber anderen KI-Tools: "Copilot ist auf den eigenen Tenant beschränkt und bleibt somit innerhalb des vorhandenen Service-Vertrags mit Microsoft, wodurch Datenschutz-Themen bereits gelöst sind." Zusätzlich arbeitet Copilot immer im Kontext des aktuellen Benutzers und kann nur auf Informationen zugreifen, die diesem auch zur Verfügung stehen. Auch das ist ein wichtiger Aspekt zur Datensicherheit.

Überraschend unkompliziert ist die Erstellung solcher Agenten: "Agenten, die einfach nur auf Basis bestimmter Dokumente beziehungsweise Informationen agieren sollen, die in Teams oder SharePoint liegen, können direkt von dort erstellt werden, ohne besondere Kenntnisse zu benötigen", erklärt Wessels. Mit der passenden Lizenz ist das in wenigen Minuten erledigt – wobei das Finetuning des Basis-Prompts durchaus etwas länger dauern kann.

Ganz vollautomatisch läuft die Erstellung der Referenzen noch nicht ab. "Die Fragen aus unserer Referenzvorlage werden automatisch vom KI-Agenten beantwortet. Allerdings fehlen teilweise Informationen oder werden von der KI falsch verstanden", erklärt Wiebke Rehfeldt. Diese Ungenauigkeiten liegen meist an der Qualität des Teams-Transkripts, das noch relativ viele Fehler enthält. Zudem muss der Text noch händisch in die Word-Vorlage kopiert werden.

Die Möglichkeiten für die Weiterentwicklung sind vielfältig. Daniel Wessels sieht Potenzial für die automatische Vorbereitung von Social-Media-Posts auf Basis der geprüften Referenzen oder sogar für die Durchführung von Interviews durch einen eigenen Agenten. Bei Letzterem ist er aber noch skeptisch: "KI und Empathie halte ich noch für schwierig."

Generell können KI-Agenten überall dort eingesetzt werden, wo Routinearbeiten oder konzentriertes Wissen gefordert sind. Wessels skizziert eine Vision vernetzter Agenten: Ein Agent für Projektanfragen erkennt neue Anfragen, extrahiert relevante Informationen und befragt nacheinander spezialisierte Agenten für Profile, Referenzen und Angebotserstellung.

"Dank des Copilot KI-Agenten entfällt aufwändiges Prompten", resümiert Wiebke Rehfeldt. "Die Ergebnisse sind schon sehr gut, wir wollen den Agenten aber mit der Zeit noch optimieren." Der gesamte Prozess zur Erstellung von Projektreferenzen sei einfacher und schneller geworden.

Daniel Wessels bestätigt den positiven Eindruck: "Die inhaltliche Auswertung des Interviews hat schon mal sehr gut geklappt und auch das Erstellen der Referenz auf Basis von bestehenden Vorlagen." Er sieht noch Verbesserungspotenzial durch gezieltere Prompt-Anweisungen für einzelne Abschnitte, während die bisherigen Referenzen weiterhin für den gewohnten Sprachstil genutzt werden können.

Das Beispiel zeigt: KI-Tools müssen nicht kompliziert sein, um den Arbeitsalltag spürbar zu erleichtern. Manchmal reichen schon kleine, durchdachte Automatisierungen, um aus lästigen Pflichtaufgaben effiziente Prozesse zu machen.