HEC Postkarte Sprint Retrospektive

Methoden und Wissen

Retrospektive remote per Videokonferenz

21. April 2020 / Sebastian Koers

Bringt euer Team auch per Videokonferenz zum Erfolg!

Gerade in Zeiten wie diesen gewinnt das Home­of­fice immer mehr an Bedeu­tung und wird zum essen­zi­el­len Arbeit­s­ort. Umso wich­ti­ger ist, dass agil arbei­tende Teams auch hier ihre Stra­te­gien beibe­hal­ten und sich regel­mä­ßig selbst reflek­tie­ren. Das fördert die Produk­ti­vi­tät. Im Folgen­den werde ich euch kurz erläu­tern, was eine Retro­spek­tive ist, welches ihre Vorzüge sind, und ob diese über­haupt per Video­kon­fe­renz oder ähnli­chen Remote-Werk­zeu­gen mach­bar ist.

Was ist denn nun eine Retrospektive?

Zunächst einmal ist eine Retro­spek­tive - kurz „Retro“ genannt - ein Werk­zeug aus den agilen Metho­di­ken des Prozess­rah­men­wer­kes Scrum. Hier­für kommen die Mitglie­der eines Teams in der Regel am Ende eines Sprints (einer zirka zwei­wö­chi­gen Arbeits­pe­ri­ode) zusam­men und reflek­tie­ren ihre Zusam­me­n­a­r­beit und die Ergeb­nisse der vergan­ge­nen Wochen.

Es wird fest­ge­stellt: Was lief gut? Wo besteht noch Verbes­se­rungs­be­darf? Eine Retro­spek­tive ist keine gemüt­li­che Teerunde ohne Agenda. Nein, sie folgt einem fest defi­nier­ten Raster, um klar struk­tu­rierte Ergeb­nisse zu sammeln. Hierzu über­nimmt ein Scrum-Master die Aufgabe eines Mode­ra­tors und führt durch die Retro.

Zu Beginn einer jeden Retro stellt der Scrum-Master die Agenda vor, die immer in folgende Phasen einge­teilt ist.

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  • Intro: Vorstel­lung der Agenda und Bekannt­ma­chung der „Vegas-Regel“ (was erzählt wird, bleibt im Team) als oberste Direk­tive.
  • Set the Stage: Struk­tu­rier­ter Small-Talk! Um das Team einzu­stim­men, werden einige Fragen an die Teil­neh­mer gestellt und die Antwor­ten auf einem Flip­chart gesam­melt. Fragen können hier ganz einfach sein: „Wie geht es dir heute?“ Oder: „Wie schätzt du die Stim­mung des Teams ein?“
  • Gather Data: Eine Fakten­samm­lung! Was ist in den vergan­ge­nen Tagen gut oder schlecht gelau­fen? Zur Beant­wor­tung dieser Fragen gibt es einige Vari­a­n­ten, wie das „Keep-Drop-Try“- oder „Mad-Sad-Glad“-Verfah­ren. Jedes Team­mit­glied schreibt seine Eindrü­cke auf Post-its und klebt diese an eine Wand.
  • Gene­rate Insights: Das Team sucht Themen aus der vorhe­ri­gen Phase aus, die näher beleuch­tet werden sollen.
  • Decide what to do: Entwick­lung von Hand­lungs­op­ti­o­nen, wie konkre­ten To-Dos oder Team­re­geln zu den ausge­wähl­ten Themen. Diese werden auf einem Flip­chart notiert.
  • Closing: Ein abschlie­ßen­des Feed­back zu der Retro­spek­tive. Es wird geklärt, wie realis­tisch die Umset­zung der bespro­che­nen Maßnah­men ist.

Klingt so, als ob das Ganze nicht remote funktioniert, oder doch?

Wie im Raster einer Retro­spek­tive deut­lich zu erken­nen ist, ist diese am einfachs­ten, wenn alle Team­mit­glie­der sich zusam­men in einem Raum befin­den und Lösun­gen erar­bei­ten. Jedoch lassen Umstände, wie in der aktu­el­len Corona-Krise, es nicht zu, eine Retro vor Ort durch­zu­füh­ren. Sie muss per Video­kon­fe­renz oder ähnli­chem durch­ge­führt werden.

Wir haben fest­ge­stellt: Grund­sätz­lich funk­tio­niert eine Retro remote, genauso wie ein Daily oder eine normale Konfe­renz. Damit diese aber auch ein Erfolg wird, kommt es hier beson­ders auf den Mode­ra­tor an, der durch die Retro führt und die Team­mit­glie­der zum diszi­pli­nier­ten Arbei­ten anhält.

Aber nicht nur ein Mode­ra­tor ist beson­ders wich­tig. Auch ohne die rich­ti­gen Werk­zeuge gelingt die Retro nicht! Zum einen wird ein Tool benö­tigt, mit dem die gesam­mel­ten Infor­ma­ti­o­nen struk­tu­riert werden können. Zum ande­ren muss es auch die Möglich­keit bieten, dass jeder seine Eindrü­cke erfas­sen kann – Stich­wort Post-Its. Aber auch ein passen­des Video­kon­fe­renz­tool muss gefun­den werden.

Sind alle Medien gefun­den, geht es wieder zurück zum Mode­ra­tor. Er oder sie muss dafür sorgen, dass jeder nach­ein­an­der seine Eindrü­cke einträgt und eine Über­sicht entsteht, wer was einge­tra­gen hat. Gelingt dies nicht, so kann er die Eindrü­cke nach­ein­an­der entge­gen­neh­men und selbst eintra­gen.

Das wich­tigste Gebot bei einer remote durch­ge­führ­ten Retro ist, dass der Mode­ra­tor die Teil­neh­mer expli­zit auffor­dert, sein Feed­back oder seinen Eindruck zu geben. Andern­falls kann es passie­ren, dass alle durch­ein­an­der spre­chen und nichts gelingt.

Mit diesen Tipps wünsche ich euch viel Glück bei eurer nächs­ten Retro – viel­leicht remote!

Sebastian Koers
MS Office 365

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