Online-Workshop

Trends und Technologien

Raus aus der Komfortzone: Design Thinking Online

16. Juni 2020 / Andrea Kuhfuss

Wie man einen Design Thinking-Workshop online durchführt

Mit allen Wassern gewa­schen…

Seit 2012 prak­ti­ziere ich Design Thin­king – mitt­ler­weile weiß ich gar nicht mehr, wie viele Trai­nings, Work­shops und Projekte wir bereits durch­ge­führt haben. Wir sind dabei unter­schied­lichs­ten Spezies begeg­net, die uns grund­sätz­lich neugie­rig, teil­weise auch skep­tisch und ganz selten auch feind­se­lig begeg­net sind. Wir haben Lebens­räume bespielt, die für krea­tive Zusam­me­n­a­r­beit gemacht sind und solche, wo auch mangeln­des Tages­licht und nicht vorhan­dene Frisch­luft die Teil­neh­men­den nicht daran gehin­dert haben, neue Ideen für Produkte, Services und Prozesse zu entwi­ckeln. Mein High­light in 2019 war ein Design Thin­king Quick & Dirty Work­shop XXL auf der Manage Agile: 250 Menschen waren am Start und haben 25 neue Ideen entwi­ckelt, die die Veran­stal­ter nun nach und nach umset­zen…

…aber genug ist einfach genug.

Mangeln­des Anpas­sungs­ver­mö­gen und Mutlo­sig­keit konnte man uns also bis dato nicht vorwer­fen. 

Bis Corona uns heim­suchte und beschied, dass Social Distan­cing das Mittel der Wahl ist. „Wenn das so ist,“ war der Impuls meines inne­ren Feig­lings, „dann verschie­ben wir unse­ren Work­shop von April einfach dahin, wo – na ja, der Pfef­fer wächst.“ „Moment mal! Erst­mal möchte ich wissen, warum wir den Work­shop nicht online durch­füh­ren, machen doch alle gerade!“, so die Nerven­säge in mir. „Wir sind eine Soft­wa­re­bude, und Du redest außer­dem die ganze Zeit von Inno­va­tion, also, wenn WIR uns nicht trauen, wer dann?“ „Ich glaube, ich weiß was unse­ren Angst­ha­sen hindert,“ unter­brach die Neugierde unse­ren begin­nen­den Disput. „Design Thin­king lebt von der Inter­ak­tion zwischen Menschen, die die Köpfe zusam­men­ste­cken, disku­tie­ren, sich zuhö­ren, gemein­sam an einem Board Post-its hin- und herschie­ben und ihren Kunden tief in die Augen schauen, um deren Bedürf­nisse zu erkun­den. Kann es sein, klei­ner Feig­ling, dass Du das Gefühl hast, dass wir diesen Ansprü­chen in der virtu­el­len Welt nicht gerecht werden können?“  Der kleine Feig­ling legte die Stirn in Falten… „No worries!“, sagte der Mut, „zusam­men rocken wir das!“

The Making of „Design Thinking Remote“

Am Anfang stand das Auspro­bie­ren verschie­de­ner Tools. Mit der Office 365 Anwendung ‚Teams‘ arbeiten wir sowieso schon, also war hier schnell klar, dass die Audio- und Videokommunikation und das Teilen von Dokumenten, wie z.B. der Design Thinking Präsentation, via MS Teams stattfinden würde. Das Tolle ist, dass wir über Outlook auch beliebig viele Leute zu Online Meetings einladen können, die selbst MS Teams nicht benutzen. Teamintern haben wir dann Mural, das Concept Board und Miro ausprobiert. Miro erschien uns für unsere Zwecke am passendsten – in der kostenlosen Version kann man bis zu drei Boards anlegen, zu denen man beliebig viele Leute einladen kann.

Von der analogen in die digitale Welt

Wir haben unsere analoge Design Thin­king Work­shop-Welt im Grunde eins zu eins für drei Teams auf ein Miro-Board über­tra­gen. Die Konzep­tion und das Einrich­ten war sehr arbeits­in­ten­siv und hat uns fast zwei ganze Tage gekos­tet, weil wir uns selbst auch erst einmal in das Tool einar­bei­ten muss­ten. Aber das Testen des Proto­ty­pen und das ausge­spro­chen posi­tive Feed­back durch die Teil­neh­men­den hat uns gezeigt, dass wir auf dem rich­ti­gen Weg sind!

Gute Zusammenarbeit funktioniert auch virtuell

Über MS Teams haben wir insge­samt vier Team­räume einge­rich­tet. Die Begrü­ßung und die Einfüh­rung in das Tool Miro sowie der theo­re­ti­sche Input zum Thema Design Thin­king fand mit insge­samt 12 Teil­neh­men­den und uns Coaches im Teams-Plenum statt. Zum Arbei­ten in den einzel­nen Grup­pen sind unsere Coaches Jette, Inga und Sophia mit jeweils vier Perso­nen in ihre jewei­li­gen Teams-Räume umge­zo­gen. Zwischen­durch haben wir uns immer wieder im Plenum getrof­fen, so auch zur Abschluss­prä­sen­ta­tion durch die einzel­nen Teams. Ich selbst habe die meiste Zeit im Plenum verbracht, um bei tech­ni­schen Schwie­rig­kei­ten zur Verfü­gung zu stehen – zwei unse­rer Teil­neh­men­den haben sich tatsäch­lich zwischen den einzel­nen Team­räu­men ‚ver­lau­fen‘.

Ausschnitt auf dem Workshop "Design Thinking online"
Ausschnitt auf dem Workshop "Design Thinking online"

Wir wollen den Workshop so vorbereiten, ...

... dass es alle Teil­neh­men­den möglichst leicht haben, daran teil­zu­neh­men!

Wenn Ihr einen Design Thin­king Work­shop remote durch­füh­ren wollt, empfeh­len wir euch im Vorfeld Folgen­des:

  • Infor­miert die Teil­neh­men­den ca. eine Woche vor der Veran­stal­tung über die Wahl eurer Tools und was die Teil­neh­men­den tun müssen, um Zugang dazu zu erlan­gen. Bei Miro muss man sich mit E-Mail und Pass­wort anmel­den. Als Brow­ser empfeh­len wir Google Chrome oder Fire­fox. 
  • Eine Audio­funk­tion ist uner­läss­lich, die Video­funk­tion schafft zumin­dest ein biss­chen Nähe zwischen den Teil­neh­men­den, vor allem, wenn man in klei­ne­ren Teams arbei­tet. Bittet die Teil­neh­men­den, möglichst ein Head­set bereit zu halten. Das schützt vor Störun­gen von außen.
  • Wer die Möglich­keit hat, sollte auf zwei Bild­schir­men arbei­ten (ein Bild­schirm für MS Teams, einen für Miro).
  • Ladet die Teil­neh­men­den ruhig schon im Vorfeld auf eure virtu­elle Spiel­wiese ein, bittet sie aber, alles unan­ge­tas­tet zu lassen. (Es gibt auch eine Sperr­funk­tion, die das schlimmste verhin­dert.) 
  • Soll­tet Ihr Inter­views durch­füh­ren wollen, bittet die Teil­neh­men­den gemäß eurer Agenda darum, ihre Inter­view­part­ner zum entspre­chen­den Zeit­punkt einzu­la­den.
  • Notiert die E-Mail-Adres­sen und die Tele­fon­num­mern der Teil­neh­men­den, damit ihr sie im Falle des Falles kontak­tie­ren könnt oder verlo­ren gegan­gene Links zu MS Teams Räumen noch einmal zur Verfü­gung stel­len könnt.
  • Und ganz wich­tig: Bittet die Teil­neh­men­den darum, eure Infor­ma­ti­o­nen aufmerk­sam zu lesen.

Der Workshop-Knigge

Die virtu­elle Kommu­ni­ka­tion verläuft nicht immer reibungs­los. Was im Zwei­fel hilft, ist folgen­des:

  • Bei schlech­ter Verbin­dung sollte die Video-/Kame­ra­funk­tion deak­ti­viert werden.
  • Die Teil­neh­men­den, die keinen Rede­bei­trag leis­ten, soll­ten das Mikro­fon in den Mute-Modus stel­len.
  • Es hat sich bewährt, Fragen über die Chat­funk­tion zu stel­len, dort kann man sie gut bündeln, und sie gehen so nicht verlo­ren.
  • Bittet die Teil­neh­men­den auf Miro erst dann mit der Arbeit zu begin­nen, wenn der Coach das Go gibt – es macht großen Spaß, auf dem Board zu arbei­ten, aber wenn alle gleich­zei­tig ohne Zuhö­ren loslau­fen, gibt es ein heil­lo­ses Chaos – wir wissen, wovon wir spre­chen!
  • Essen­ti­ell bei Design Thin­king: Bittet die Teil­neh­men­den expli­zit darum, möglichst auch selbst auf die Time­bo­xen zu achten – schließ­lich wollen wir uns möglichst zeit­gleich wieder im Plenum einfin­den. (Wir Coaches haben uns übri­gens während des Work­shops via Whats­App verstän­digt und uns infor­miert, wenn mehr Zeit benö­tigt wurde.)

Unsere wichtigsten Erkenntnisse

  • Wir haben den Design Thin­king Work­shop an zwei hinter­ein­an­der liegen­den Tagen in jeweils drei Stun­den durch­ge­führt. Durch den wieder­hol­ten Wech­sel zwischen MS Teams und Miro stellte sich bei uns nicht der bekannte ‚Ich-hänge-schon-den-ganzen-Tage-in-Remote-Meetings-rum‘-Durch­hän­ger ein. Wir haben also beschlos­sen, den nächs­ten Work­shop als Ganz­tags­for­mat durch­zu­füh­ren.
  • Ich habe an den beiden Tagen im Plenum durch den Prozess geführt und dort an Tag 1 auch auf Hilfe­su­chende gelau­ert, was ich als sehr ermü­dend empfand. Nach Rück­spra­che mit den Coaches habe ich dann an Tag 2 die einzel­nen Teams abwech­selnd als stille Zuhö­re­rin besucht – das empfand ich wiederum als sehr erfri­schend!
  • Was als Design Thin­king Metho­den­trai­ning gedacht war, wurde auch zum Tool-Trai­ning. Am ersten Tag wurde von den Teil­neh­men­den vor allem die Arbeit auf Miro gefei­ert.

Und, kleiner Feigling, wie geht’s Dir jetzt so?

„Ach, Neugier, mach‘ hier mal nicht den Dicken! Ich war ja schon entspannt, als das Miro-Board einge­rich­tet war“ grinst der ehema­lige kleine Feig­ling. „Was mich beson­ders freut, ist das Feed­back unse­rer Team­mit­glie­der, die sich mehr­fach für die durch­dachte Vorbe­rei­tung, Orga­ni­sa­tion und Mode­ra­tion bedankt haben. Was mich natür­lich beson­ders freut, ist, dass wirk­lich alle erstaunt waren, wie krea­tiv und wert­schöp­fend man auch in der virtu­el­len Welt mitein­an­der arbei­ten kann, obwohl man sich vorher nicht kannte. Design Thin­king funk­tio­niert auf jeden Fall auch digi­tal!“

Mitmachen:

Und weil es so schön war: Das nächste Design Thin­king Online Metho­den­trai­ning findet am Donners­tag, 3. Septem­ber, von 8.45 bis 17 Uhr statt. Melden Sie sich bis zum 1. Septem­ber verbind­lich an unter akademie@hec.de.