Wir haben Microsoft 365 - und nun?

Alle paar Jahre – und weil alles schnel­ler wird in zuneh­mend kürze­ren Abstän­den – kommt in IT-Abtei­lun­gen die Frage nach Micro­soft-Lizen­zen auf den Tisch. Es geht ums Budget. Norma­le­r­weise werden dann zusätz­li­che Lizen­zen für die vorletzte Office- und Windows-Version gekauft. Weil: Man glaubt nicht, dass sich Mita­r­bei­ter umge­wöh­nen könn­ten (unge­ach­tet der Tatsa­che, dass die Mehr­heit privat das aktu­elle System ohne Probleme verwen­det). Auch beliebt ist: „Kön­nen wir Windows 7 nicht einfach so ausse­hen lassen wie unser Windows XP?“

Doch nun hat sich etwas verän­dert: Bei Office 2007 verschwin­det das Menü unwie­der­bring­lich. Windows 8 bietet noch nicht mal mehr den Knopf, um dieses wie die Vorgän­ger­ver­sion ausse­hen zu lassen. Ja, hier verschwin­det sogar der mit Windows 95 einge­führte „Start“-Knopf komplett. Ein Skan­dal, was Micro­soft da macht!

Die Mädels und Jungs aus Redmond gehen sogar noch einen Schritt weiter. Mal schnell eine Office-Lizenz zu kaufen, das ist heute nur schwer möglich. Denn Satya Nadella hat die Stra­te­gie klar neu ausge­rich­tet, als sie 2014 die Führung von Micro­soft über­nahm: "Mobile first, Cloud first!“

Während der erste Teil in Form einer Koope­ra­tion mit Nokia kein Erfolg wurde, ist Micro­soft beim zwei­ten Teil der Stra­te­gie deut­lich restrik­ti­ver und erfolg­rei­cher unter­wegs. Der Soft­wa­re­gi­gant hat sein Geschäfts­mo­dell auf ein benut­zer­ba­sier­tes Abo-Modell umge­stellt. Einmal gekaufte Client-Server-Lizen­zen können nun eben nicht mehr jahre­lang von den Unter­neh­men verwen­det werden.

"Micro­soft 365" heißt der neue heiße Scheiß und versteht sich als Rundum-Sorg­los-Paket in der Kombi­na­tion von Windows 10, Office 365 und Enter­prise Mobi­lity & Secu­rity. Nach Ansicht von Micro­soft kann dies die Effi­zi­enz des Unter­neh­mens signi­fi­kant stei­gern. In der Theo­rie ist dieser Gedanke zutref­fend. Leider wird die Rech­nung meist ohne die Menschen gemacht, die diese nutzen sollen.

Kennen Sie Sway? Nein? Vermut­lich hat noch keiner in Ihrem Unter­neh­men von den groß­ar­ti­gen Funk­ti­o­nen gehört, die das Micro­soft 365-Paket bietet. Wer einfach nur Word, Excel und Power­Point nutzen möchte, bekommt gleich einen ganzen Blumen­s­trauß an Soft­ware dazu. Nun können die Anwen­der auf einmal Sachen benut­zen wie Sway, Forms, Flow, Delve, Yammer, Teams und weitere merk­wür­dig benannte Apps. 

Darüber hinaus ist es für die Anwen­der nicht hilf­reich, wenn ihnen die neue Soft­ware einfach so über den Zaun gewor­fen wird. Mal ehrlich: Oft ist es doch so, dass die IT-Abtei­lung Geld bereit­ge­stellt bekommt, ein IT-Projekt aufsetzt, Office 365 für alle Anwen­der ausrollt – und dann darauf hofft, dass sich die Effi­zi­enz von selber einstellt.

Hier liegt ein häufi­ger Denk­feh­ler. Wer Office 365 ausrol­len will, sollte das als Teil einer unter­neh­mens­wei­ten Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie tun. Noch viel zu Wenige haben begrif­fen, dass Digi­ta­li­sie­rung kein Projekt der IT-Abtei­lung ist, sondern ein Trans­for­ma­ti­ons­pro­zess des komplet­ten Unter­neh­mens samt seiner Kultur. Nur so kommen Anfor­de­run­gen zustande, wie: Ob man die im Unter­neh­men verbrei­tete „Siez-Kultur“ in eine Social-Media Anwen­dung wie Yammer inte­grie­ren könne? Social Beha­viour und ein distan­zie­ren­des „Sie“ in der Anspra­che bekommt man aber auch mit den moderns­ten Tools nicht über­ein­an­der gelegt. 

Anders gesagt: Ein Vogel im Käfig fliegt nicht weiter, nur weil man seinen Käfig vergrö­ßert. Mita­r­bei­ter trauen sich nur, neue Frei­hei­ten in der Team­zu­sam­me­n­a­r­beit – wie sie Micro­soft 365 bieten kann – zu nutzen, wenn das Unter­neh­men die entspre­chende Atmo­sphäre dafür bietet. Dafür braucht es Menschen, die einen Rollout sowohl tech­nisch als auch orga­ni­sa­to­risch beglei­ten können. Neben der Bedie­nung von Apps mit merk­wür­di­gen Namen muss in einer offe­nen Firmen­kul­tur zum Beispiel auch das Fehler­ma­chen geübt werden.

Bitte, liebe IT- und Unter­neh­mens­ver­ant­wort­li­che: Sehen Sie Micro­soft365 nicht als ein weite­res Soft­ware-Versi­ons­up­date! Nutzen sie dies als eine tech­ni­sche Unter­stüt­zung dafür, Ihr Unter­neh­men auf das nächste Level in der Zusam­me­n­a­r­beit zu brin­gen. Nur so werden Sie tatsäch­lich effi­zi­en­ter!