Wir haben Microsoft 365 - und nun?

Alle paar Jahre – und weil alles schneller wird in zunehmend kürzeren Abständen – kommt in IT-Abteilungen die Frage nach Microsoft-Lizenzen auf den Tisch. Es geht ums Budget. Normalerweise werden dann zusätzliche Lizenzen für die vorletzte Office- und Windows-Version gekauft. Weil: Man glaubt nicht, dass sich Mitarbeiter umgewöhnen könnten (ungeachtet der Tatsache, dass die Mehrheit privat das aktuelle System ohne Probleme verwendet). Auch beliebt ist: „Können wir Windows 7 nicht einfach so aussehen lassen wie unser Windows XP?“

Doch nun hat sich etwas verändert: Bei Office 2007 verschwindet das Menü unwiederbringlich. Windows 8 bietet noch nicht mal mehr den Knopf, um dieses wie die Vorgängerversion aussehen zu lassen. Ja, hier verschwindet sogar der mit Windows 95 eingeführte „Start“-Knopf komplett. Ein Skandal, was Microsoft da macht!

Die Mädels und Jungs aus Redmond gehen sogar noch einen Schritt weiter. Mal schnell eine Office-Lizenz zu kaufen, das ist heute nur schwer möglich. Denn Satya Nadella hat die Strategie klar neu ausgerichtet, als sie 2014 die Führung von Microsoft übernahm: "Mobile first, Cloud first!“

Während der erste Teil in Form einer Kooperation mit Nokia kein Erfolg wurde, ist Microsoft beim zweiten Teil der Strategie deutlich restriktiver und erfolgreicher unterwegs. Der Softwaregigant hat sein Geschäftsmodell auf ein benutzerbasiertes Abo-Modell umgestellt. Einmal gekaufte Client-Server-Lizenzen können nun eben nicht mehr jahrelang von den Unternehmen verwendet werden.

"Microsoft 365" heißt der neue heiße Scheiß und versteht sich als Rundum-Sorglos-Paket in der Kombination von Windows 10, Office 365 und Enterprise Mobility & Security. Nach Ansicht von Microsoft kann dies die Effizienz des Unternehmens signifikant steigern. In der Theorie ist dieser Gedanke zutreffend. Leider wird die Rechnung meist ohne die Menschen gemacht, die diese nutzen sollen.

Kennen Sie Sway? Nein? Vermutlich hat noch keiner in Ihrem Unternehmen von den großartigen Funktionen gehört, die das Microsoft 365-Paket bietet. Wer einfach nur Word, Excel und PowerPoint nutzen möchte, bekommt gleich einen ganzen Blumenstrauß an Software dazu. Nun können die Anwender auf einmal Sachen benutzen wie Sway, Forms, Flow, Delve, Yammer, Teams und weitere merkwürdig benannte Apps. 

Darüber hinaus ist es für die Anwender nicht hilfreich, wenn ihnen die neue Software einfach so über den Zaun geworfen wird. Mal ehrlich: Oft ist es doch so, dass die IT-Abteilung Geld bereitgestellt bekommt, ein IT-Projekt aufsetzt, Office 365 für alle Anwender ausrollt – und dann darauf hofft, dass sich die Effizienz von selber einstellt.

Hier liegt ein häufiger Denkfehler. Wer Office 365 ausrollen will, sollte das als Teil einer unternehmensweiten Digitalisierungsstrategie tun. Noch viel zu Wenige haben begriffen, dass Digitalisierung kein Projekt der IT-Abteilung ist, sondern ein Transformationsprozess des kompletten Unternehmens samt seiner Kultur. Nur so kommen Anforderungen zustande, wie: Ob man die im Unternehmen verbreitete „Siez-Kultur“ in eine Social-Media Anwendung wie Yammer integrieren könne? Social Behaviour und ein distanzierendes „Sie“ in der Ansprache bekommt man aber auch mit den modernsten Tools nicht übereinander gelegt. 

Anders gesagt: Ein Vogel im Käfig fliegt nicht weiter, nur weil man seinen Käfig vergrößert. Mitarbeiter trauen sich nur, neue Freiheiten in der Teamzusammenarbeit – wie sie Microsoft 365 bieten kann – zu nutzen, wenn das Unternehmen die entsprechende Atmosphäre dafür bietet. Dafür braucht es Menschen, die einen Rollout sowohl technisch als auch organisatorisch begleiten können. Neben der Bedienung von Apps mit merkwürdigen Namen muss in einer offenen Firmenkultur zum Beispiel auch das Fehlermachen geübt werden.

Bitte, liebe IT- und Unternehmensverantwortliche: Sehen Sie Microsoft365 nicht als ein weiteres Software-Versionsupdate! Nutzen sie dies als eine technische Unterstützung dafür, Ihr Unternehmen auf das nächste Level in der Zusammenarbeit zu bringen. Nur so werden Sie tatsächlich effizienter!