Future Workplace: Dein zukünftiger Arbeitsplatz

Im Frühjahr haben wir ein Projekt mit der Praxisinitiative für Digitalisierung „Future Concepts“ am Lehrstuhl für Mittelstand, Existenzgründung und Entrepreneurship (LEMEX) an der Universität Bremen gestartet. Die Situation war noch eine ganz andere: Wir waren auf Expansionskurs und hätten gerne neue Räumlichkeiten bezogen. Die drei Master-Studenten David Brüninghaus, Michael Nordmeyer, Niklas Dellke und die Studienleiter Martin Holi und Denis Pijetlovic wollten uns dabei helfen, das Konzept für den „HEC Arbeitsplatz der Zukunft“ zu entwickeln.

Dann hat Corona alles umgekrempelt. Unser Forschungsteam trafen wir nun digital. Die Kolleg*innen blieben zu Hause. Und wir machten uns Gedanken, wie unsere HEC in Bezug auf das Menschliche und Kooperative in Zukunft wohl aussehen wird. Heute kommen wir zu dem Schluss: Die Anforderungen an den Büroplatz sind spezifischer geworden. Büro ist alles das, was Homeoffice nicht ist!

Euer Zuhause können wir nicht verändern. Aber wir können etwas dafür tun, dass Kolleg*innen in der HEC mehr von dem vorfinden, was ihnen dort wichtig ist. Was das ist, haben die drei Studenten durch Trend-Recherche und Interviews mit HEClern aus allen Arbeitsbereichen von der Softwareentwicklung über die Agile Beratung bis hin zum Team Center herausgefunden. 

Die Ergebnisse haben sie anhand von vier Typen – wir nennen sie „Personas“ – auf den Punkt gebracht:

#Berater*in „Mike Parker“ ist viel unterwegs und wenn er in der HEC ist, braucht er das Socialising mit den Teams und seinen Beratungskolleg*innen. Räumliche Nähe ist ihm dafür wichtig. In bestimmten Phasen muss er aber auch ruhig und ungestört arbeiten können. Zudem braucht er Ablagemöglichkeiten, zum Beispiel für all das Material, das in Workshops zum Einsatz kommt. 

• #Macher*in „Mona Müller“ stemmt Projekte in den Bereichen Softwareentwicklung, -test, Personal oder Marketing. Sie mag den Austausch mit ihren Teamkollegen in Projektbüros von vier bis sechs Personen. In Multiprojektteams können das bis zu neun Personen sein. Wenn viele gleichzeitig reden, ist es jedoch schwierig, sich zu konzentrieren oder Kundentelefonate und Videokonferenzen zu führen. Sie wünscht sich eine bessere Beleuchtung und Klimatisierung der Büroräume. 
• #Führungskraft „Manfred Meier“ ist für Personalgespräche ein eigenes Büro wichtig. Er möchte gerne zentral sitzen, nah an den Funktionsbereichen Finanzen und Controlling. Für die Zukunft wünscht er sich wie viele Kolleg*innen eine entspanntere Parkplatzsituation. 
• #Organisationstalent „Aki Thanh“ liebt es turbulent und mittendrin – braucht in ihrem anstrengenden Arbeitsalltag aber auch einen ruhigen Rückzugsort, um ungestört telefonieren und komplexe Aufgaben erledigen zu können. Wie viele andere Kolleg*innen würde sie sich über ein besseres und individuell zu regelndes Raumklima freuen.

„Auffällig ist“, schreiben die Studienautoren, „dass insbesondere die Art der Tätigkeit den Arbeitsplatz und die dazugehörigen Anforderungen prägt.“ Die HEC ist geprägt von Softwareentwickler*innen und Tester*innen auf der einen Seite, und von Berater*innen auf der anderen Seite. „Beide Seiten haben sehr verschiedene Arbeitsweisen und dementsprechend Anforderungen, denen das Raumkonzept Rechnung tragen muss.“

Ebenfalls auffällig ist, dass einige Faktoren über alle Personas hinweg als gleichermaßen wichtig empfunden werden. Deshalb sollte unser künftiges Raumkonzept diese Punkte berücksichtigen:

• Eine zentrale Rolle hat schon immer unsere Mediathek gespielt – der Raum mit der Kaffeemaschine. Als Treffpunkt soll sie nach dem neuen Raumkonzept eine noch wichtigere Funktion einnehmen:
• mit Möglichkeiten zum gemeinsamen Essen, Stehtischen für die Dailys der Teams, Tischkicker und Whiteboards, um schnelle Ideen aus Gesprächen festzuhalten. 
• Geselliger sollen auch die Teeküchen sein: Die Ausstattung sollte zum Verweilen in der Mittagspause einladen. Eine HEC-eigene Küche müsste u.a. mit Mikrowellen die Zubereitung von Essen ermöglichen. 
• Die Kolleg*innen lieben den Austausch und wünschen sich deshalb Team-Büros, in denen vier bis sechs Personen zusammensitzen und sich über Projekte verständigen können. Multiprojektteams wünschen sich entsprechend größere Räume. 
• Anders unsere Agilen Berater: Sie wünschen sich – wenn sie nicht gerade beim Kunden sind – mehr internes Networking. Das kann über einen Co-Working-Bereich mit flexiblen Arbeitsplätzen möglich werden. 
• Bei aller Liebe zur Kommunikation braucht es aber auch Ruhezonen für ungestörtes Arbeiten oder Telefonate mit Kunden. Die Lösungsideen reichen von schalldichten „Telefonzellen“ oder Einzelarbeitsplätzen, die leicht über das Raumbuchungssystem kurzfristig zu reservieren sind, bis zu schalldichten Kopfhörern, die Umgebungsgeräusche dämmen.
• Das ausschlaggebende Argument, um vor Ort im Büro zu sein, ist, sich mit anderen treffen zu können: Kunden, Teammitgliedern, Partnern. Meetingräume von mittlerer Größe bis zu zehn Personen sollten ausreichend verfügbar sein – eventuell mit verstellbaren Trennwänden, um die Raumgröße flexibel zu handhaben. 
• Für das Gespräch unter vier oder sechs Augen soll es kleine Treffpunkte für zwei bis drei Mitarbeiter*innen geben, zum Beispiel Sessel oder Sofas in einer geschützten Umgebung. 
• Herz und Seele der HEC sind die Kolleginnen des Team Centers. Deshalb sitzen sie an zentraler Stelle im Foyer. Zugleich brauchen sie Rückzugsmöglichkeiten, um wichtige Buchungen, Bestellungen oder Projektabrechnungen zu erledigen. 
• Und: Eine anregende, individuelle Gestaltung der Arbeitsplätze ist wichtig. Denn keiner möchte sich bei der Arbeit wie in einer Klinik fühlen!

Auf der Basis der Personas und der jeweiligen Anforderungen der Mitarbeitenden haben die Studenten eine Visualisierung der möglichen Büroräumlichkeiten erarbeitet.
Mit einer Visualisierungssoftware haben sie ein virtuelles Raumkonzept geschaffen, in dem Interessierte einen Rundgang durch die „neue“ HEC unternehmen können.