In 15 Minuten auf den Punkt: Dailys remote

In vielen Unternehmen, die mehr oder weniger agil arbeiten, treffen sich Teams jeden Morgen zum Daily. Ziel dieser maximal 15 Minuten dauernden Besprechung ist es, alle Beteiligten auf den aktuellen Stand der Dinge zu bringen. Meistens stehen sich Kolleginnen und Kollegen dabei gegenüber. Aber wie funktioniert das, wenn wie gerade jetzt, immer mehr von ihnen im Homeoffice sitzen?

Es gibt einige gute Ideen, wie sich ein Daily auch „remote“ durchführen lässt. Bevor ich euch das an einem Beispiel aus der Praxis erkläre, erzähle ich euch kurz, woher das Prinzip kommt und welche Vorteile es hat.

Das Daily ist ein Element aus dem agilen Vorgehensmodell Scrum und es handelt sich dabei – wie der Begriff schon verrät – um eine täglich auszuübende Aktion. Ein Daily ist zunächst einmal nichts anderes als ein tägliches, kurzes Stand-Up-Meeting innerhalb eines Teams, das in der Regel nicht länger als 15 Minuten dauern sollte.

Zu Beginn eines Arbeitstages kommen alle Mitglieder eines Teams immer zur selben Uhrzeit  zusammen. Jedes Mitglied spricht hierbei folgende drei Fragen an:

• Was habe ich gestern gemacht?
• Gibt es irgendwelche Probleme, bei denen ich nicht weiterkomme und Hilfe benötige?
• Was habe ich heute zu erledigen oder stehe ich für neue Aufgaben zur Verfügung?

Zur Klärung dieser Fragen stehen die Mitglieder idealerweise in einem Kreis zusammen, weshalb es auch so schön „denglisch“ Stand-up-Meeting genannt wird. Das Stehen soll bezwecken, dass sich auch alle wirklich kurz fassen und prägnant sagen, was anliegt. Der Kreis gibt eine Reihenfolge vor, so dass nur der erste Sprecher benannt werden muss.

Entsteht bei einer der drei Fragen eine weitere, so sollte diese nicht im Daily besprochen werden. Stattdessen notiert sie der Scrum-Master und koordiniert einen separaten Termin dafür. Das kann direkt im Anschluss sein oder zu einem anderen geeigneten Zeitpunkt. So bleibt im Daily der Fokus gewahrt und keiner schweift zu weit vom Thema ab.

Am Ende des Daily soll jedes Mitglied ein Bild davon haben, wie die Lage in den aktuellen Projekten ist und wer gerade woran arbeitet.

Geht das: Ein Team trifft sich zum Daily und zwei bis drei andere werden aus der Ferne dazugeschaltet? Ja, klar! Dafür wird sich lediglich die Struktur etwas verändern. Der Sinn des Dailys, alle Mitglieder schnell auf den aktuellen Stand zu bringen, bleibt.

Wichtig bei einem Remote-Daily ist, dass ihr ein Konferenz- oder Videokonferenztool habt. Jedes Mitglied eines Teams muss den Zugang dazu haben. Auch beim Remote-Daily startet das Team zur gewohnten Zeit.

Im Regelfall startet der Scrum-Master über das Tool eine neue Konferenz, der die Mitglieder beitreten müssen.

Da in einer Online-Konferenz logischerweise kein Kreis gebildet werden kann, gibt es drei Möglichkeiten, um die Reihenfolge der Sprecher festzulegen.

1. Es wird ein Moderator bestimmt, der sich während der gesamten Konferenz die Teilnehmerliste anzeigen lässt. Sobald ein Teilnehmer fertig ist, fordert der Moderator den Nächsten auf.
2. Die zweite Möglichkeit ist, dass sich jeder Teilnehmer die Teilnehmerliste anzeigen lässt und selbst den Nächsten bestimmt.
3. Jeder Teilnehmer lässt sich ebenfalls die Teilnehmerliste anzeigen und sobald ein Teilnehmer fertig ist, beginnt automatisch der Nächste.

Auch bei uns, dem Office 365-Team der HEC, gibt es natürlich jeden Tag ein Daily. Wie das aussieht – sowohl vor Ort, als auch remote – beschreibe ich euch, damit ihr ein praktisches Bild erhaltet.

Vor Ort
Jedes Teammitglied versammelt sich jeden Morgen um Punkt 9 Uhr in der Mitte des Büros. Hier wird ein mehr oder weniger kleiner Kreis gebildet, um die Reihenfolge festzulegen. Parallel wird von einem extra hierfür aufgestellten Laptop eine Videokonferenz gestartet, damit auch Teammitglieder,  die nicht vor Ort sein können, am Daily teilnehmen können.

Für die Videokonferenz nutzen wir das Tool „Microsoft Teams“. Für unser Team 365 haben wir ein eigenes „Team“ (so heißt das dort) eingerichtet, das diverse Kanäle bietet. Unter anderem auch den Kanal „Termine“, in dem solche Videokonferenzen gestartet werden.

Damit auch die zugeschalteten Teammitglieder uns gut verstehen können, haben wir vor Ort ein Stabmikrofon. Das hat den praktischen Nebeneffekt, dass nur derjenige sprechen kann, der das Mikrofon hält. Wenn alle vor Ort fertig sind, wird das Wort an den zugeschalteten Teilnehmer weitergegeben.

Vollständig remote
Gerade in den letzten Tagen haben wir uns aufgrund der Ausbreitung des Corona-Virus fast vollständig ins Homeoffice begeben. Auch hier starten wir um Punkt 9 Uhr mit einer Videokonferenz. Der erste Sprecher wird benannt und bittet mithilfe der Teilnehmerliste den Nächsten zum Sprechen.