Problemlöser und Projektretter: Thomas Eilermann sorgt in Softwareprojekten für den Durchblick

Wenn anderen alles über den Kopf wächst, dann ist Thomas Eilermann in seinem Element. Der 47-Jährige ist Projektmanager bei der HEC und hat schon einige entgleiste Softwareentwicklungsprojekte in die Spur zurückgebracht. Neue hat er mit einer verlässlichen Planung versehen. Was er dafür braucht? Einen kühlen Kopf, eine strukturierte Arbeitsweise und Fingerspitzengefühl im Umgang mit Menschen.

Meistens hat es Thomas Eilermann mit Großbaustellen zu tun. Ein Beispiel aus dem vorletzten Jahr: Zum "Day One” musste im Rahmen einer Umstrukturierung eines Finanzdienstleisters die Arbeitsfähigkeit von 13.000 Menschen sichergestellt werden. Zu diesem Stichtag wechselte ein Großteil der Mitarbeitenden die Firma innerhalb des Konzerns. Er und sein Projektteam waren dafür verantwortlich, dass die Mitarbeitenden weiterhin die richtigen Berechtigungen hatten, um morgens das Büro zu betreten und ihre Software zu nutzen. „Ja, das hat mir schon schlaflose Nächte bereitet“, erinnert sich der Projektmanager.

Besonders sportlich war dieses Projekt durch die strikten Vorgaben der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin), eine komplexe Softwarelandschaft mit über 600 Applikationen und einen engen Zeitplan.

Vor einigen Jahren arbeitete Eilermann für einen Maschinenbauer, der Spezialmaschinen für die Beschichtung von Solarmodulen herstellte. Dieser kam mit seinen Großprojekten für Kunden in aller Welt nicht mehr hinterher. Hohe Vertragsstrafen drohten. Intelligentes Multiprojektmanagement war gefragt: „Das war spannend. Da konnte man dem Kunden echt helfen.“

In den vergangenen zehn, elf Jahren hat es sich herumgesprochen, dass Thomas Eilermann der Richtige ist, um zu helfen, wenn Projekte schieflaufen. Zum Beispiel im Jahr 2020, als bei einem Kunden die Ablösung einer alten gegen eine neue Software von jetzt auf gleich gestoppt wurde. Eine siebenstellige Summe war bereits investiert worden. Es musste unter Zeitdruck eine Alternative gefunden und implementiert werden.

Kennzeichnend für ein Projekt in Schieflage ist häufig die Überlastung von Keyressourcen und daraus resultierende Orientierungslosigkeit und Aktionismus. Hier ist es dann notwendig den “On hold”-Button zu drücken, aus dem Chaos aufzutauchen und sich neu ausrichten.

Eilermann setzt sich mit dem Team zusammen und identifiziert zunächst, was das Projekt in Schieflage gebracht hat. Nach dem Rückblick heißt es nach vorne schauen, Ziele, Aufgaben und Verantwortliche zu definieren: „Die Grundfrage lautet eigentlich immer: Wer macht was zu wann?“

Wichtig ist ihm, das Projekt immer mit allen Teammitgliedern zusammen zu entwickeln. Denn diese sind die fachlichen Expert:innen: „Das Know-how muss aus der Organisation kommen. Ich bin da auch gerne Erfüllungsgehilfe.“ Seine eigene Expertise ist das Planen, Koordinieren und Strukturieren. „Ich bin ein Problemlöser, ein Methodiker. Bei mir geht es immer um Struktur.“ Dies ist eines der Erfolgsrezepte: Das Expertenwissen auf der einen Seite mit dem methodischen Knowhow auf der anderen Seite zu verknüpfen und einen Plan zu entwickeln, den alle Teammitglieder mitgehen.

Wenn der Plan dann steht, heißt es die Arbeitspakete konsequent umzusetzen. Hier ist eine gewisse Hartnäckigkeit beim Tracken und Erfahrung notwendig, um frühestmöglich zu erkennen, wenn etwas aus dem Ruder gerät.

Unvorbereitet wird Thomas Eilermann nie in ein Meeting gehen. Und der Termin sollte für seinen Geschmack dann auch pünktlich anfangen. Checklisten in Excel, gut sortierte Tickets in Jira und übersichtliche Power Points: Team und Management sollen immer informiert sein. Mit solchen Tools sorgt er für Transparenz.

Gerade weil Thomas Eilermann so analytisch und strukturiert ist, spornen ihn Probleme eher an: „Wann läuft ein Projekt schon mal grandios durch? Je größer, desto aufwändiger. Das macht das Projektmanagement so facettenreich.“ Irgendeine Herausforderung gebe es eben immer, und die lasse sich mit viel Erfahrung managen: „Es gibt kein Kochrezept, sondern nur Best Practices.“

Seit 18 Jahren ist der Diplom-Ökonom und gelernte Versicherungskaufmann in Softwareprojekten tätig, davon seit über 10 Jahren bei der HEC. Über Testmanagement und Multiprojektmanagement ist er in seine heutige Rolle hineingerutscht: „Was ich kann, ist strukturieren. Und dafür schätzen mich meine Kunden.“

Eilermanns Methoden sind bedarfsorientiert und bewegen sich zwischen agilem und klassischem Vorgehen: „In einer Konzernwelt mit quartalsweisen Releaseterminen und über 600 Applikationen stößt aus meiner Sicht die Agilität an Grenzen. Ich halte aber auch nichts vom klassischen Wasserfallkonzept.“

Thomas Eilermann ist selten der Mann im Vordergrund – und will das auch gar nicht sein: „Zuletzt war ich als externer Dienstleister der Schatten und die rechte Hand des Projektleiters. Er machte das Politische in den Vorstandsmeetings, ich mehr das Operative. Diese Arbeitsteilung hat wunderbar funktioniert und Spaß gemacht.“

Was ist denn eigentlich so schön an schlecht laufenden Projekten? Aus Sicht von Thomas Eilermann ist es das: Menschen Hilfe und Lösungen anbieten zu können, die in ihren Aufgaben unterzugehen drohen. „Es hilft ihnen enorm, wenn einer sie aus dem Schlamassel rauszieht, damit sie Möglichkeit haben, sich neu zu orientieren: Was ist jetzt wirklich wichtig? Zu wann muss was fertig sein?“