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Arbeit und Leben

Projekt flexigesa: Leitfaden für Gesundheitsmanagement in IT-Unternehmen

10. Mai 2022 / Annekathrin Gut

Projekt flexigesa: Gesund in der IT

Gesundheitsmanagement geht im Team besser

Wie geht es dir denn heute? Morgens im Büro oder im Video­mee­ting wird das oft gefragt. Doch wie wich­tig ist Gesund­heit sonst in Unter­neh­men? Beson­ders wenn es um die psychi­schen Ressour­cen geht? Das Theo­rie-Praxis-Trans­fer­pro­jekt flexi­gesa (Flexi­ble Dienst­leis­tungs­a­r­beit gesund­heits­för­der­lich gestal­ten) hat seit 2019 wissen­schaft­lich und prak­tisch erforscht, wie es um die Gesund­heit von Beschäf­tig­ten in Dienst­leis­tungs­be­ru­fen in der Metro­pol­re­gion Nord­west steht. Und es hat Stra­te­gien entwi­ckelt, wie zum Beispiel IT-Unter­neh­men gut vorsor­gen können.

Die HEC GmbH betei­ligte sich am flexi­gesa-Projekt als Praxis­part­ner für den IT-Sektor. Als zweite Bran­che waren mit der vacan­ces GmbH die ambu­lan­ten sozi­a­len Dienste dabei. In mehre­ren Umfra­gen wurden die psychi­schen Arbeits­be­las­tun­gen, die gesund­heit­li­chen Ressour­cen und die Bewäl­ti­gungs­mus­ter der Beschäf­tig­ten erho­ben. Die wissen­schaft­li­chen Erkennt­nisse bilde­ten die Basis, um gesund­heits­för­der­li­che Konzepte zu entwi­ckeln. Diese „Inter­ven­ti­o­nen“ wurden in Refe­renz­be­trie­ben erprobt und Anfang Mai bei einer Fach­kon­fe­renz vorge­stellt.

Wie IT-Unternehmen vom Gesundheitsmanagement profitieren

Beschäf­tigte in der IT-Bran­che erbrin­gen Dienst­leis­tungs­a­r­beit. Diese erfor­dert ein hohes Maß an Flexi­bi­li­tät und bringt Belas­tun­gen mit sich. Der hohe Grad an Selbst­or­ga­ni­sa­tion („agi­les Arbei­ten“) in vielen Entwick­lungs­teams und die Arbeit mit Kund:innen sorgen für viel­fäl­tige  Anfor­de­run­gen. Selbst­steu­e­rung setzt eine inten­sive und reflek­tierte Koope­ra­tion voraus. Die Team­mit­glie­der müssen konstruk­tiv mit Konflik­ten umge­hen können – sei es im Team oder an den Schnitt­stel­len zu Kund:innern und Führungs­kräf­ten.

Das Arbeits­schutz­ge­setz verpflich­tet Unter­neh­men dazu, alle mit der Arbeit­s­tä­tig­keit verbun­de­nen Gefähr­dun­gen oder Belas­tun­gen für die physi­sche und psychi­sche Gesund­heit regel­mä­ßig zu beur­tei­len. Das sollte aber nicht der einzige Grund sein, denn ein teamo­ri­en­tier­tes Gesund­heits­ma­na­ge­ment bietet wich­tige Vorteile:

  • Nicht nur die Gesund­heit der Mita­r­bei­ten­den wird erhal­ten, auch die Arbeitszufriedenheit steigt. Das sorgt für mehr Attraktivität des Arbeitgebers – und das ist in Zeiten des Wettbewerbs um Fachkräfte ein wichtiges Ziel.
  • Weni­ger Krank­heit bedeu­tet weni­ger Kosten durch Ausfälle. Statt­des­sen nehmen die Produktivität und die Qualität der geleisteten Arbeit zu.
  • Projekte zur Gesund­heits­för­de­rung steigern die Lernfähigkeit der Organisation und damit die Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit.
  • Wenn Gesund­heits­för­de­rung zur Quer­schnitts­auf­gabe wird, steigt die Identifikation mit dem Unternehmen.
  • So wird Rechts­si­cher­heit im Arbeits­schutz nicht nur von den Beauf­trag­ten für Betrieb­li­ches Gesund­heits­ma­na­ge­ment sondern von allen Mitarbeitenden getragen.

Was IT-Unternehmen praktisch tun können

Bei Refe­renz­be­trie­ben hat sich gezeigt, dass sich die von der HEC im flexi­gesa-Projekt entwi­ckel­ten Maßnah­men auf andere Unter­neh­men in der IT-Bran­che über­tra­gen lassen. Viele IT-Betriebe arbei­ten bereits mit agilen Metho­den und können beson­ders gut von den gemach­ten Erfah­run­gen profi­tie­ren.

Vier Beispiele für gesundheitsförderliche Maßnahmen

1. Ein interdisziplinäres Naviteam als Multiplikator nutzen

Ein frei­wil­li­ges Team von Kolleg:innen, das in kurzen Zyklen nach Scrum vorgeht: Die HEC hat das gesund­heits­o­ri­en­tierte Entwick­lungs­pro­jekt genauso aufge­baut, wie die Mita­r­bei­ten­den sonst auch arbei­ten. Mit dabei waren Kolleg:innen aus allen Berei­chen und Rollen – aus dem Team­cen­ter und der Soft­wa­re­ent­wick­lung, aus dem Test und aus dem Anfor­de­rungs­ma­na­ge­ment, Team­lei­tun­gen ebenso wie Scrum Master. Ideen wurden im haus­ei­ge­nen Ticke­ting-System fest­ge­hal­ten und in Sechs-Wochen-Sprints abge­ar­bei­tet. Die Ideen und der Status der Umset­zung war für alle Mita­r­bei­ten­den jeder­zeit über das System einseh­bar. Gut struk­tu­riert fanden alle Teil­neh­men­den diese Arbeits­weise, die außer­dem Einblick in andere Arbeits­be­rei­che bot.

Wandtafel mit Lego
Das LEGO-Planning-Board zeigt die Auslastung im HEC-Team Microsoft 365.

2. Auslastung mit dem Lego-Board planen

Lego sorgt bei so ziem­lich jedem Menschen für Begeis­te­rung. Anschau­lich macht es aber auch die Kapa­zi­täts­pla­nung. Teams der HEC haben ihre Kunden­pro­jekte mit verschie­de­nen farbi­gen Lego­stei­nen an Boards an der Wand markiert. Beson­ders profi­tier­ten davon Multi­pro­jekt­teams, die mehrere Kunden­pro­jekte gleich­zei­tig bear­bei­ten. So wird trans­pa­rent, welcher Mita­r­bei­tende wie stark ausge­las­tet ist und wieviel Arbeit noch in der Pipe­line schlum­mert. Das sorgt für mehr Verläss­lich­keit.

3. Fokus auf Gesundheit mit der Gesundheitsretro

Teams, die mit Scrum arbei­ten, kennen die Retro­spek­tive. Als „Gesund­heits­re­tro“ bietet sie die Möglich­keit, die Refle­xion nach einem Sprint auf die Gesund­heit des Teams zu fokus­sie­ren. Die Teil­neh­men­den sammeln mit passen­den Fragen („Wel­ches Film­genre passt heute zu deiner Stim­mung?“ o.ä.) Erkennt­nisse. Daraus werden gesund­heits­o­ri­en­tierte Maßnah­men für das Team abge­lei­tet. Die Agenda einer Gesund­heits­re­tro folgt den Krite­rien einer psychi­schen Gefähr­dungs­be­ur­tei­lung, so dass die recht­li­chen Anfor­de­run­gen hierzu erfüllt sind.

Virtuelles Modell wie der Arbeitsplatz aussehen könnte
Modell der künftigen HEC-Arbeitsplätze

4. Arbeitsplatz der Zukunft: Hybride Arbeitsmodelle entwickeln

Mitten in die flexi­gesa-Projekt­zeit platzte die Corona-Pande­mie. Nicht nur während dieser Zeit, sondern auch in Zukunft wird in der HEC verstärkt hybrid gear­bei­tet. Das stellt neue Heraus­for­de­run­gen an die Gestal­tung der Arbeits­plätze. Verschie­dene Projekt­teams haben Modelle für die physi­sche und virtu­elle Zusam­me­n­a­r­beit entwi­ckelt. Zu beden­ken gab es die flexi­ble Arbeits­platz­bu­chung, Anfor­de­run­gen an Akus­tik und Licht­ver­hält­nisse, Maßnah­men für das Team­ge­fühl beim hybri­den Arbei­ten und vieles mehr.

Die Erfolgsfaktoren für teamgesteuertes Gesundheitsmanagement

  • Als erfolg­reich erwies sich, die gesund­heits­för­der­li­chen Maßnah­men in bestehende Prozesse zu integrieren. Das sorgt für eine größere Akzeptanz. Gerade IT-Unternehmen, die mit Scrum arbeiten, gelingt das gut.
  • Eine agile Grund­hal­tung ist eben­falls hilf­reich. Hier­bei geht es nicht um Metho­den, sondern um eine Vertrau­ens­kul­tur, in der die Bereit­schaft zum ehrli­chen Aushan­deln besteht.
  • Gut ist, wenn Projekt­grup­pen sowohl mit Mitarbeitenden, als auch mit Entscheider:innen besetzt sind. So lässt sich schnell über ein Vorgehen bei den Maßnahmen einigen.
  • Wich­tig ist es, dass Zeitkontingente für die Entwicklung von Maßnahmen zur Verfügung stehen. Außerdem: Ein Ticket-System hilft bei der Nachverfolgung der Aufgaben und gibt auch Interessierten einen Überblick über den Fortschritt der Umsetzungen.

Herausforderungen beim selbsorganisierten Gesundheitsmanagement

Konkrete Maßnah­men für gesund­heits­för­der­li­ches Arbei­ten bieten sich gerade im agilen IT-Kontext an. Damit das zum Erfolg wird, soll­ten Unter­neh­men auf einige Punkte achten:

  • Kommu­ni­ka­ti­ons­kon­zept: Wich­tig ist eine regel­mä­ßige und trans­pa­rente Kommu­ni­ka­tion. Alle Mita­r­bei­ten­den soll­ten die Ansprech­per­so­nen kennen und ebenso die Ziele, den Zeit­plan, die Maßnah­men und die Vorge­hens­weise.
  • Erfolge zeigen: Insbe­son­dere erfolg­rei­che Maßnah­men, die länger­fris­tig etabliert werden können, soll­ten im Unter­neh­men vorge­stellt werden.
  • Gesund­heits­o­ri­en­tierte Sensi­bi­li­sie­rung und Quali­fi­zie­rung: Die hohen Anfor­de­run­gen an IT-Entwick­lungs­teams erfor­dern auch von Scrum Mastern oder agilen Coaches entspre­chende Kompe­ten­zen. Sorgen Sie für die notwen­di­gen Quali­fi­zie­run­gen.
  • Verfüg­bar­keit von Ressour­cen: Selbst­or­ga­ni­sier­tes Gesund­heits­ma­na­ge­ment braucht perso­nelle, zeit­li­che und finan­zi­elle Ressour­cen. Es kann nicht „on top“ zum Alltags­ge­schäft geleis­tet werden.
  • Konti­nu­i­tät: Damit die neuen Arbeits­wei­sen lang­fris­tig tragen, sollte das Gesund­heits­ma­na­ge­ment vers­te­tigt werden. Gut ist ein „ler­nen­des Verfah­ren“, bei dem sich auch das Gesund­heits­team hin und wieder einer Retro unter­zieht.

Flexibel. Gesund. Arbeiten: Über das flexigesa-Projekt

Das Verbund­pro­jekt "Flexi­ble Dienst­leis­tungs­a­r­beit gesund­heits­för­der­lich gestal­ten" (flexi­gesa) will dazu beitra­gen, gesün­dere Arbeits­be­din­gun­gen für die Beschäf­tig­ten zu schaf­fen. Insbe­son­dere soll die psychi­sche Gesund­heit in Dienst­leis­tungs­un­ter­neh­men – am Beispiel von Unter­neh­men der IT-Entwick­lung und der ambu­lan­ten Dienste – geför­dert werden.

Flexi­gesa prak­ti­ziert die enge Zusam­me­n­a­r­beit zwischen Forschungs­ein­rich­tun­gen, Unter­neh­men und Trans­fer­in­sti­tu­ti­o­nen in der Metro­pol­re­gion Nord­west. Dazu gehö­ren die Univer­si­tät Bremen mit den Forschungs­ein­rich­tun­gen Insti­tut Arbeit und Wirt­schaft (iaw) als Projekt­ko­or­di­na­to­rin und mit arbeits­wis­sen­schaft­li­chem Schwer­punkt sowie SOCIUM mit arbeits­me­di­zi­ni­scher Exper­tise, Jade Hoch­schule (Olden­burg) mit Fokus auf Public Health, Gesund­heits­wirt­schaft Nord­west e.V. als regi­o­na­ler Trans­fer­part­ner, HEC GmbH für die Teil­bran­che IT-Dienst­leis­tun­gen und die vacan­ces mobi­ler Sozial und Pfle­ge­dienst GmbH für die Teil­bran­che ambu­lante Dienste.

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Handlungsleitfaden für IT-Dienstleister

Wie gelingt gesund­heits­för­der­li­ches Arbei­ten in der IT-Wirt­schaft? Der Leit­fa­den des flexi­gesa-Projek­tes erläu­tert Schritt für Schritt worum es geht und wie sich ein teamo­ri­en­tier­tes Gesund­heits­ma­na­ge­ment entwi­ckeln lässt.

Koordinatorin für das flexigesa-Projekt

Bärbel Rolfes
Microsoft 365 und SharePoint

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