Stapel mit Dokumenten

Microsoft 365 / Trends und Technologien

Mit Microsoft Loop gibt es bald nur noch ein Dokument für alles

02. Mai 2022 / Annekathrin Gut

Interview mit Sven Sieverding

Das fließende Dokument: Eine Komponente für alles

Sie kennen das: Jemand in Ihrem Team verän­dert Ihr Doku­ment und legt es als „Ver­sion X“ ab. Eine weitere Person spei­chert es danach woan­ders als „Ver­sion Y“. Und schließ­lich weiß keiner mehr genau, wo die aktu­elle und wirk­lich rich­tige Version liegt. Oder ob es über­haupt eine gibt!

Mit Micro­soft Loop soll dies bald anders werden. Einer, der sich mit den Zukunfts­plä­nen von Micro­soft auskennt, ist Sven Siever­ding, HEC-Bera­ter für Micro­soft 365-Lösun­gen. Im Teams-Inter­view erklärt er, warum Loop aus seiner Sicht das Zeug dazu hat, unser gewohn­tes Arbei­ten und Denken zu komplett zu verän­dern.

   

Sven, was beob­ach­test du aktu­ell bei der Zusam­me­n­a­r­beit?

Sven Siever­ding: Die Arbeits­welt hat sich in den letz­ten zehn Jahren stark geän­dert, zum Beispiel durch so was wie Micro­soft Teams. Durch das Chat­ten ist Kommu­ni­ka­tion anders gewor­den als vor zehn Jahren. Eine formale Mail mit drei Doku­men­ten daran, das ist nicht mehr die Welt von heute.

Das Problem ist: Wie geht man heute mit den Infor­ma­ti­o­nen um, die auf uns einpras­seln? Du kennst das bestimmt: Du hast mit tausend Leuten gechat­tet, und irgendwo in Teams steht das ganze Zeug. Wenn du etwas wieder­fin­den willst, musst du den gesam­ten Chat durch­su­chen. Das ist keine gute Art und Weise, mit Infor­ma­ti­o­nen umzu­ge­hen.

Bildschirmfoto einer Videokonferenz

Das klingt tatsäch­lich nicht sehr komfor­ta­bel.

Micro­soft arbei­tet deshalb schon länger daran, sich von der Idee des klas­si­schen Doku­men­tes zu lösen. Ein Weg dahin sind die flui­den, also flie­ßen­den Doku­mente.

Welche Vorteile haben die?

Bisher war es häufig so, dass jeder, der ein Doku­ment bear­bei­tet hat, davon Kopien ange­legt hat. Bei den flui­den Doku­men­ten gibt es jedes Doku­ment – bezie­hungs­weise jede Kompo­nente – physisch nur einmal. Jeder sieht genau dieselbe Infor­ma­tion, egal welche Anwen­dung er gerade nutzt.

Statt Doku­men­ten gibt also künf­tig Kompo­nen­ten, die ich an verschie­de­nen Stel­len kombi­nie­ren kann – und der Inhalt bleibt über­all gleich. Wie funk­tio­niert das denn? Zeige mal ein Beispiel!

Ich öffne unse­ren Teams-Chat. Neu ist dieses kleine, kreis­för­mige Micro­soft Loop Symbol. Ich lege ein paar Punkte für eine gemein­same To-do-Liste an. Jetzt siehst du durch einen Klick auf das Loop-Symbol diese Liste sofort auch in deinem Chat und kannst sie ergän­zen. Wir können im Meeting sitzen und gemein­sam Aufga­ben rein­schrei­ben, ohne dass wir uns ins Gehege kommen.

Bildschirmfoto einer Microsoft Anwendung

Geht das nur in Teams oder auch anderswo?

Das kann man künf­tig auch in ande­ren Doku­men­ten machen. Du kannst mit Loop eine Kompo­nente in eine E-Mail kopie­ren, zum Beispiel unsere Aufga­ben­liste über Outlook verschi­cken. Der Empfän­ger sieht sofort den aktu­el­len Stand, egal wann er die Mail öffnet. Und wenn ich eine Aufgabe abar­beite, brau­che ich keine Aktu­a­li­sie­rung mehr zu schi­cken, sondern der Inhalt der ursprüng­li­chen E-Mail aktu­a­li­siert sich von allein. Diese Micro­soft Loop Kompo­nen­ten sind inter­ak­tiv, die Ände­rung eines Benut­zers ist also unmit­tel­bar über­all verfüg­bar.

Das ist prak­tisch!

Neben Aufga­ben­lis­ten, Text und Bild gibt es weitere Loop-Kompo­nen­ten, die du einfü­gen kannst, zum Beispiel Tabel­len, Kontakte oder Kalen­der. Aus mehre­ren solcher Kompo­nen­ten setzt sich eine Loop-Seite zusam­men. Und das Schöne ist, diese Kompo­nen­ten kannst du auch auf mehre­ren Seiten plat­zie­ren. Jetzt sieht man, warum das fluide ist. Die Infor­ma­ti­o­nen „flie­ßen“ von einem Ort zum nächs­ten.

Und das ist erst Schritt eins von Micro­soft Loop. Ich finde den Schritt schon gewal­tig, denn damit kannst du ganz anders mit Infor­ma­ti­o­nen umge­hen.

Kann ich Loop jetzt schon einset­zen?

Es gibt bereits Teile von Loop, wie die Loop-Kompo­nen­ten in Teams-Chats. Weitere werden jetzt nach und nach ausge­rollt. Dann wird es eine flexi­ble Canvas-App mit Arbeits­be­rei­chen, Seiten und den schon genann­ten Kompo­nen­ten geben.

Eine Sache, die bald kommen wird und auf die ich mich schon freue, sind die Loop-Mappen. Das sind Samm­lun­gen von Loop-Seiten.

Micro­soft schaut ja oft, was ist erfolg­reich am Markt und kopiert das. Die Loop-Samm­lun­gen erin­nern an das Tool Notion. Da gibt es an der linken Seite eine Navi­ga­tion. Hier sind viele inter­ak­tive Elemente drin. Ich kann einen Kalen­der einfü­gen. Oder eine Gale­rie von Bildern. So kann ich mir einfach struk­tu­riert meine Projekte aufbauen.

Bildschirmfoto einer Microsoft Anwendung

Du hast eben die Canvas-App erwähnt. Das erin­nert an Anwen­dun­gen wie Miro oder Mural. Hat sich Micro­soft da auch am Markt umge­schaut?

Loop ist keine Konkur­renz zu diesen White­board-Anwen­dun­gen an sich, wohl aber für einen Anwen­dungs­fall, für den viele Kolle­gen White­boards „miss­brau­chen“. Bei den Boards habe ich eine rela­tiv große Fläche, auf der ich gemein­sam kolla­bo­ra­tiv und inno­va­tiv Ideen erar­bei­ten kann. Aber diese Fläche ist nicht struk­tu­riert und in meinen Augen meis­tens auch wenig geeig­net, um später Ande­ren die Infor­ma­ti­o­nen kompakt darzu­stel­len und um Aufga­ben abzu­a­r­bei­ten.

Bei Loop kann ich mir etwa über die Seiten­na­vi­ga­tion mein Projekt struk­tu­rie­ren, in verschie­dene Arbeits­be­rei­che auftei­len und damit die Benut­zer besser führen.

Was glaubst du, welchen Erfolg Loop haben wird?

Loop hat das Poten­zial, in den Köpfen von Leuten für ein Umden­ken zu sorgen. Es passt zur heuti­gen Schnell­le­big­keit, zum Chat­ten. Ich starte mit Loop etwa in einem Chat und baue mir die Infor­ma­ti­o­nen Stück für Stück in mehre­ren Appli­ka­ti­o­nen zusam­men.

Das Problem ist im Moment aber noch die jahr­zehn­te­alte Idee von Doku­men­ten. Ich habe etwas in der Hand, das gebe ich dir, dann machst du eine Kopie, es gibt zwei davon… Dieses Denken ist geprägt vom Papier. Word-Doku­mente und PDF-Dateien, das sind ja Analo­gien für ein Stück Papier.

Doku­mente musst du mana­gen. Lege ich das ab? Schmeiße ich das in den Papier­korb? Bei Loop ist einfach die Kompo­nente da, und zwar dort, wo sie sein muss. Du kannst sie einbin­den, wo auch immer dir das gefällt.

Das papier­lose Büro wird Reali­tät!

Ich würde eher sagen: Der doku­men­ten­lose Kopf! Ich brau­che häufig ja gar kein Doku­ment mehr. Word ist zum Beispiel dafür gedacht, Briefe zu schrei­ben und ausdruck­bare Doku­mente zu schaf­fen. Damit ist es also schon von der Grun­d­i­dee her nicht die ideale App für ein papier­lo­ses Büro.

Viele Leute benut­zen Word aber auch einfach, um irgendwo einen Text einzu­tra­gen. Aber ob das gene­rell eine gute Idee ist, wird nicht hinter­fragt. Hierzu passt eines meiner Lieb­lings­zi­tate gut, das Law oft he Instrument von Abraham Maslow: “I suppose it is tempting, if the only tool you have is a hammer, to treat everything as if it were a nail."

Im Regel­fall brau­chen Leute im moder­nen Büro gar keine Doku­mente. Die wollen nur irgendwo Text aufschrei­ben und den Leuten verfüg­bar machen. Micro­soft hat mit Loop wohl Word, Excel und Power­point ange­zählt. Die Anwen­dung ist eine komplette Alter­na­tive, mit Infor­ma­ti­o­nen umzu­ge­hen.

Bildschirmfoto eines Microsoft Videos

Über Microsoft Loop

Wer sagt denn, dass wir immer ein Word-Doku­ment brau­chen, um Text zu hinter­le­gen? Oder dass Excel nur in dem dazu­ge­hö­ri­gen Programm funk­tio­niert? Micro­soft Loop führt alle Anwen­dun­gen in einer zusam­men. Zusätz­lich ermög­licht es die Zusam­me­n­a­r­beit von Team­mit­glie­dern an einer Aufgabe über diverse Anwen­dun­gen hinweg. Wie das bald ausse­hen wird, zeigt Micro­soft in seinem Produktvideo für die Loop-Anwendung.

Unser Experte für Lösungen mit Microsoft 365

Sven Sieverding
Microsoft 365 und Sharepoint

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