Microsoft 365 / Trends und Technologien
Microsoft 365: Vereinfachung von hybridem Arbeiten und Projektarbeit
04. Januar 2024 / Wiebke Rehfeldt
Microsoft Teams ist wahrscheinlich die Anwendung aus der Microsoft Familie, die seit der Corona-Pandemie am schnellsten an Bedeutung gewonnen hat. Im 2. Quartal 2021 zählte die Kommunikationsplattform 145 Mio. tägliche aktive Nutzende. Ein Jahr zuvor waren es rund 75 Mio. (Quelle: Statista). Mit Microsoft Teams lässt sich trotz Remote Work und hybridem Arbeiten effizient in der Gruppe zusammenarbeiten. Zudem bleibt durch Videotelefonie und Chat eine gewisse zwischenmenschliche Nähe erhalten.
Im geschäftlichen Umfeld kann es aber sein, dass die Funktionen von Microsoft Teams nicht ausreichen. Sobald Dokumente kollaborativ bearbeitet werden sollen, sind die gängigen Office-Anwendungen wie Word, PowerPoint und Excel zur Umsetzung notwendig. Viele Unternehmen hatten sie bereits vor der Verschiebung der Arbeit vom Büro ins Homeoffice standardmäßig in Verwendung. Auch für die Zukunft ist absehbar, dass sich Formen der Heimarbeit halten werden. Höchste Zeit, sich diesen Veränderungen zu stellen und Lösungen für optimierte Projektprozesse zu suchen.
Werden im Unternehmen eh schon Microsoft Anwendungen genutzt, ist es naheliegend, auf das Abo-Modell Microsoft 365 (früher Office 365) umzusteigen, da die Mitarbeitenden an die Software und ihre grundsätzlichen Funktionen gewöhnt sind. Absehbar ist, dass Microsoft in Zukunft dauerhaft auf Abo-Modelle setzen wird. Aber auch für Organisationen, die noch keine Erfahrung mit Word, Excel, Outlook und Co gesammelt haben, birgt Microsoft 365 zahlreiche Möglichkeiten und Chancen, die Produktivität von teambasierter Zusammenarbeit zu optimieren sowie administrative Arbeit zu erleichtern und zu automatisieren. Darüber hinaus lassen sich Anwendungen, die bereits im Unternehmen vorhanden sind, zentral integrieren. Denn genau in diesen Aspekten liegt die Sinnhaftigkeit von Microsoft 365.
Was genau ist Microsoft 365?
Microsoft 365 ist eine cloudbasierte Komplettlösung, die Office-Programme, Server-Dienste, eine Vielzahl von Apps sowie erweiterte Sicherheit bietet. Durch das Zusammenwirken dieser einzelnen Bestandteile ermöglicht sie eine reibungslose Teamarbeit – Projekte planen und organisieren, kollaborativ an Dokumenten arbeiten und sie für alle bereitstellen, Umfragen durchführen, über verschiedene Plattformen auf unterschiedliche Weise miteinander kommunizieren, von nahezu überall auf die Anwendungen zugreifen. Dies ist nur eine Auswahl der zahlreichen Einsatzmöglichkeiten, die Microsoft 365 bereithält. Büroprozesse lassen sich vereinfachen und automatisieren, Informationen werden für alle Mitarbeitenden in einer Quelle verwaltet und bestehende Anwendungen werden verknüpft – die Kommunikation wird zentralisiert.
Und wofür brauchen wir nun Microsoft 365? Teams, Word, Excel, PowerPoint und Outlook reichen doch aus…
Neben der Ermöglichung einer unkomplizierten Zusammenarbeit gibt es viele weitere gute Gründe, die für eine Nutzung von Microsoft 365 sprechen.
- Microsoft 365 wird im Abo angeboten. Das bedeutet, dass pro Monat pro Benutzer:in abgerechnet wird. Das klingt erst einmal kostenintensiv. Jedoch kann es über die Jahre wesentlich teurer werden, wenn das einzelne Office-Paket für die aktuellen Programmversionen immer wieder neu erworben werden muss. Im Abo-Modell ist die Aktualisierung inbegriffen. Zudem lässt sich bei Monats-Abos flexibel zwischen den Paketen wechseln.
- Es gibt verschiedene Abo-Arten und Kombinationen von Anwendungen, die den individuellen Wünschen und Anforderungen des Unternehmens gerecht werden. So kann ein eigens zugeschnittenes Ensemble geschaffen werden.
- Durch die cloudbasierte Technik lässt sich vom PC oder Laptop über das Tablet bis hin zum Smartphone auf alle Plattformen, Funktionen und Dokumente zugreifen. Lizenzen von Microsoft 365 sind nicht an ein einzelnes Endgerät gebunden.
- Durch den Cloud-Speicher OneDrive lassen sich außerdem Daten und Dokumente automatisch synchronisieren, sodass jede:r Nutzer:in auf die jeweils aktuelle Fassung zugreifen kann.
- Die Komplettlösung gewährleistet erhöhte Sicherheit. Der Schutz von Daten ist durch ihre DSGVO-konforme Speicherung von Microsoft gewährleistet. Die Daten von Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren gesammelt.
- Microsoft 365 beinhaltet nicht nur klassische Office-Anwendungen und Server-Dienste, sondern darüber hinaus eine große Auswahl Apps, die weitere Anforderungen abdecken. Mit Planner lassen sich Teamaufgaben verwalten und verteilen, mit Forms sind schnell Umfragen und Abstimmungen erstellt, OneNote ist ein digitales Notizbuch und mit Sway lassen sich interaktiv Newsletter und Präsentationen bauen.
- Diese Tools und ihre beschriebenen Funktionen sind nur eine Auswahl der verfügbaren Apps. Denn es lassen sich auch eigene Apps implementieren und sogar mithilfe von Low- oder No-Code entwickeln. Über die Microsoft Power Platform lassen sich zum Beispiel durch Kombination vorgefertigter Softwarebausteine ohne Programmiererfahrung Apps erstellen.
Welche Anwendungen gibt es und was können sie?
Die Funktionen von Word, Excel und PowerPoint müssen wohl nicht erklärt werden. Es lohnt sich, die wichtigsten verfügbaren Anwendungen der Microsoft 365-Suite zu kennen.
Teams ist die Plattform für Teamarbeit, daher auch der Name. Team-Kommunikationskanäle, Videotelefonie, Online-Präsentationen, Chats, Kalender und gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten sind einige der unzähligen Möglichkeiten. In Microsoft Teams lassen sich darüber hinaus weitere Apps einbinden. Praktisch ist auch, dass Externe zu Besprechungen eingeladen werden können.
Planner dient der Planung von Zusammenarbeit. Kanban-Boards mit Aufgabenkarten können mit Dateien, Checklisten und weiteren Daten bestückt werden. Der Fortschritt kann dabei überprüft werden. Planner lässt sich in Microsoft Teams integrieren.
To Do sammelt die Aufgaben verschiedener Quellen in nur einer Applikation. Mithilfe von Listen können Nutzer:innen ihren Tag und ihren Anteil an Projektarbeiten strukturieren.
OneNote ist ein digitales Notizbuch. So sind wichtige Aufzeichnungen unabhängig vom Endgerät immer dabei. Es lassen sich Medien einpflegen, Text verfassen, Abbildungen zeichnen und gestalten sowie Inhalte mit anderen teilen.
OneDrive ist der Cloudspeicher von Microsoft. Es lassen sich nicht nur Dateien speichern, um von überall aus auf sie zuzugreifen. OneDrive ermöglicht auch die Gemeinschaftsarbeit in Echtzeit an Dokumenten.
Outlook (Exchange) ist der E-Mail-Dienst von Microsoft. Auf ihn zugegriffen werden kann von verschiedenen Endgeräten. Er beinhaltet zudem einen Kalender und To-Do’s zur Planung der Arbeitswoche. Über Outlook lassen sich Einladungen für Meetings, auch für Microsoft Teams, verschicken.
SharePoint ist eine Webanwendung und kann als eine Art Intranet genutzt werden. Mitarbeitende können eigene Webseiten erstellen. Auch hier lassen sich Dokumente ablegen und kollaborativ bearbeiten. Es können Informationen über die Organisation gesammelt und bereitgestellt sowie beispielsweise interne Newsletter oder Artikel veröffentlicht werden.
Viva Engage (früher Yammer) wurde als Mikroblogging-Dienst gestartet. Im sozialen Netzwerk wird in Communitys kommuniziert. Führungskräfte und Mitarbeitende können Ankündigungen verbreiten, Fragen stellen, Abstimmungen vornehmen, Diskussionen anregen, Bilder teilen und und und… Außerdem ist das Einrichten von Kanälen für die Kommunikation mit Externen möglich.
Viva ist eine sogenannte Employee Experience Platform, die 2021 eingeführt wurde und stetig wächst. Sie besteht aus verschiedenen Anwendungen, die die durch Homeoffice fragmentierte Arbeitswelt wieder enger zusammenführen sollen. Die Bereiche Kommunikation, Analyse und Feedback, Zielsetzung und -management sowie Lern- und Wissensmanagement werden vereint, um die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu stärken.
Weitere Anwendungen von Microsoft sowie fremden Unternehmen wie Trello, Jira oder Mural lassen sich schnell und unkompliziert mit Microsoft Teams verbinden. So kann der Arbeitsprozess zusätzlich strukturiert und optimiert werden.
Wie führen wir Microsoft 365 in unserem Unternehmen ein?
Mit dem Erwerb der Lizenzen und der Installation ist die Einführung von Microsoft 365 ins Unternehmen nicht Genüge getan. Microsoft 365 kann die Zusammen-, aber auch Einzelarbeit erheblich verändern. Außerdem können die zahlreichen Anwendungen schnell überfordern. Deshalb gilt es zuvor zu überlegen, welche Programme genutzt werden sollen und ob der grundsätzliche Workflow des Unternehmens angepasst werden muss. Zentral ist dabei die Frage, was mit dem Einsatz der Komplettlösung erreicht werden soll. Im Anschluss müssen alle Benutzer:innen abgeholt und mitgenommen werden, um Akzeptanz zu schaffen. Nur mit einem Plan, Begleitung und Geduld lässt sich die Effizienz von Arbeitsprozessen mit der Hilfe von Microsoft 365 steigern. Dieser Einführungsprozess ist niemals abgeschlossen.
Wir unterstützen Sie auf diesem Weg je nach Bedarf durch technische und fachliche Betreuung.
Microsoft 365 kurz zusammengefasst
Microsoft 365 bietet einen bunten Baukasten aus Anwendungen und Apps, um eine Lösung angepasst an die Bedürfnisse der Organisation zusammenzustellen. Dadurch ist die technische Basis für eine effizientere Projektarbeit gelegt. Das reicht für einen erfolgreiche Einsatz aber nicht aus. Die Einführung von Microsoft 365 ist mehr ein Change- als ein IT-Projekt. Angesetzt werden muss in den Köpfen aller Mitarbeitenden. Die zentrale Aufgabe besteht darin, ihnen beizubringen, wie Microsoft 365 funktioniert und genutzt werden kann bzw. soll. Sie müssen die Methoden und Techniken verinnerlichen und sich in ihrer Community dazu austauschen. Ist für die Komplettlösung erst einmal Akzeptanz geschaffen, können sich die Kolleg:innen mittels der Funktionsweisen gegenseitig unterstützen – egal, ob es um technische, inhaltliche oder geschäftsentscheidende Fragen geht. So können Erfolgsgeschichten im Einsatz mit Microsoft 365 vom Unternehmen selbst geschrieben werden.
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