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Trends und Technologien

Microsoft 365: Vereinfachung von hybridem Arbeiten und Projektarbeit

12. Mai 2022 / Wiebke Rehfeldt

Micro­soft Teams ist wahr­schein­lich die Anwen­dung aus der Micro­soft Fami­lie, die seit der Corona-Pande­mie am schnells­ten an Bedeu­tung gewon­nen hat. Im 2. Quar­tal 2021 zählte die Kommu­ni­ka­ti­ons­platt­form 145 Mio. tägli­che aktive Nutzende. Ein Jahr zuvor waren es rund 75 Mio. (Quelle: Statista). Mit Microsoft Teams lässt sich trotz Remote Work und hybridem Arbeiten effizient in der Gruppe zusammenarbeiten. Zudem bleibt durch Videotelefonie und Chat eine gewisse zwischenmenschliche Nähe erhalten.

Im geschäft­li­chen Umfeld kann es aber sein, dass die Funk­ti­o­nen von Micro­soft Teams nicht ausrei­chen. Sobald Doku­mente kolla­bo­ra­tiv bear­bei­tet werden sollen, sind die gängi­gen Office-Anwen­dun­gen wie Word, Power­Point und Excel zur Umset­zung notwen­dig. Viele Unter­neh­men hatten sie bereits vor der Verschie­bung der Arbeit vom Büro ins Home­of­fice stan­dard­mä­ßig in Verwen­dung. Auch für die Zukunft ist abseh­bar, dass sich Formen der Heim­ar­beit halten werden. Höchste Zeit, sich diesen Verän­de­run­gen zu stel­len und Lösun­gen für opti­mierte Projekt­pro­zesse zu suchen.

Werden im Unter­neh­men eh schon Micro­soft Anwen­dun­gen genutzt, ist es nahe­lie­gend, auf das Abo-Modell Micro­soft 365 (früher Office 365) umzu­stei­gen, da die Mita­r­bei­ten­den an die Soft­ware und ihre grund­sätz­li­chen Funk­ti­o­nen gewöhnt sind. Abseh­bar ist, dass Micro­soft in Zukunft daue­r­haft auf Abo-Modelle setzen wird. Aber auch für Orga­ni­sa­ti­o­nen, die noch keine Erfah­rung mit Word, Excel, Outlook und Co gesam­melt haben, birgt Micro­soft 365 zahl­rei­che Möglich­kei­ten und Chan­cen, die Produk­ti­vi­tät von team­ba­sier­ter Zusam­me­n­a­r­beit zu opti­mie­ren sowie admi­nis­tra­tive Arbeit zu erleich­tern und zu auto­ma­ti­sie­ren. Darüber hinaus lassen sich Anwen­dun­gen, die bereits im Unter­neh­men vorhan­den sind, zentral inte­grie­ren. Denn genau in diesen Aspek­ten liegt die Sinn­haf­tig­keit von Micro­soft 365.

Grafik von abklatschenden Händen

Was genau ist Microsoft 365?

Micro­soft 365 ist eine cloud­ba­sierte Komplett­lö­sung, die Office-Programme, Server-Dienste, eine Viel­zahl von Apps sowie erwei­terte Sicher­heit bietet. Durch das Zusam­men­wir­ken dieser einzel­nen Bestand­teile ermög­licht sie eine reibungs­lose Team­a­r­beit – Projekte planen und orga­ni­sie­ren, kolla­bo­ra­tiv an Doku­men­ten arbei­ten und sie für alle bereit­stel­len, Umfra­gen durch­füh­ren, über verschie­dene Platt­for­men auf unter­schied­li­che Weise mitein­an­der kommu­ni­zie­ren, von nahezu über­all auf die Anwen­dun­gen zugrei­fen. Dies ist nur eine Auswahl der zahl­rei­chen Einsatz­mög­lich­kei­ten, die Micro­soft 365 bereithält. Büro­pro­zesse lassen sich verein­fa­chen und auto­ma­ti­sie­ren, Infor­ma­ti­o­nen werden für alle Mita­r­bei­ten­den in einer Quelle verwal­tet und beste­hende Anwen­dun­gen werden verknüpft – die Kommu­ni­ka­tion wird zentra­li­siert.

Und wofür brauchen wir nun Microsoft 365? Teams, Word, Excel, PowerPoint und Outlook reichen doch aus…

Neben der Ermög­li­chung einer unkom­pli­zier­ten Zusam­me­n­a­r­beit gibt es viele weitere gute Gründe, die für eine Nutzung von Micro­soft 365 spre­chen.

  1. Micro­soft 365 wird im Abo ange­bo­ten. Das bedeu­tet, dass pro Monat pro Benut­zer:in abge­rech­net wird. Das klingt erst einmal kosten­in­ten­siv. Jedoch kann es über die Jahre wesent­lich teurer werden, wenn das einzelne Office-Paket für die aktu­el­len Programm­ver­si­o­nen immer wieder neu erwor­ben werden muss. Im Abo-Modell ist die Aktu­a­li­sie­rung inbe­grif­fen. Zudem lässt sich bei Monats-Abos flexi­bel zwischen den Pake­ten wech­seln.
     
  2. Es gibt verschie­dene Abo-Arten und Kombi­na­ti­o­nen von Anwen­dun­gen, die den indi­vi­du­el­len Wünschen und Anfor­de­run­gen des Unter­neh­mens gerecht werden. So kann ein eigens zuge­schnit­te­nes Ensem­ble geschaf­fen werden.
     
  3. Durch die cloud­ba­sierte Tech­nik lässt sich vom PC oder Laptop über das Tablet bis hin zum Smart­phone auf alle Platt­for­men, Funk­ti­o­nen und Doku­mente zugrei­fen. Lizen­zen von Micro­soft 365 sind nicht an ein einzel­nes Endge­rät gebun­den.
     
  4. Durch den Cloud-Spei­cher OneDrive lassen sich außer­dem Daten und Doku­mente auto­ma­tisch synchro­ni­sie­ren, sodass jede:r Nutzer:in auf die jeweils aktu­elle Fassung zugrei­fen kann.
     
  5. Die Komplett­lö­sung gewähr­leis­tet erhöhte Sicher­heit. Der Schutz von Daten ist durch ihre DSGVO-konforme Spei­che­rung von Micro­soft gewähr­leis­tet. Die Daten von Unter­neh­men mit Haupt­sitz in Deut­sch­land werden ausschließ­lich in deut­schen Rechen­zen­tren gesam­melt.
     
  6. Micro­soft 365 bein­hal­tet nicht nur klas­si­sche Office-Anwen­dun­gen und Server-Dienste, sondern darüber hinaus eine große Auswahl Apps, die weitere Anfor­de­run­gen abde­cken. Mit Plan­ner lassen sich Team­auf­ga­ben verwal­ten und vertei­len, mit Forms sind schnell Umfra­gen und Abstim­mun­gen erstellt, OneNote ist ein digi­ta­les Notiz­buch und mit Sway lassen sich inter­ak­tiv Newslet­ter und Präsen­ta­ti­o­nen bauen.
     
  7. Diese Tools und ihre beschrie­be­nen Funk­ti­o­nen sind nur eine Auswahl der verfüg­ba­ren Apps. Denn es lassen sich auch eigene Apps imple­men­tie­ren und sogar mithilfe von Low- oder No-Code entwi­ckeln. Über die Micro­soft Power Plat­form lassen sich zum Beispiel durch Kombi­na­tion vorge­fer­tig­ter Soft­wa­re­bau­steine ohne Program­mie­rer­fah­rung Apps erstel­len.
Grafik Videocall

Welche Anwendungen gibt es und was können sie?

Die Funk­ti­o­nen von Word, Excel und Power­Point müssen wohl nicht erklärt werden. Es lohnt sich, die wich­tigs­ten verfüg­ba­ren Anwen­dun­gen der Micro­soft 365-Suite zu kennen.

Teams ist die Platt­form für Team­a­r­beit, daher auch der Name. Team-Kommu­ni­ka­ti­ons­ka­näle, Video­te­le­fo­nie, Online-Präsen­ta­ti­o­nen, Chats, Kalen­der und gemein­sa­mes Bear­bei­ten von Doku­men­ten sind einige der unzäh­li­gen Möglich­kei­ten. In Micro­soft Teams lassen sich darüber hinaus weitere Apps einbin­den. Prak­tisch ist auch, dass Externe zu Bespre­chun­gen einge­la­den werden können.

Plan­ner dient der Planung von Zusam­me­n­a­r­beit. Kanban-Boards mit Aufga­ben­kar­ten können mit Dateien, Check­lis­ten und weite­ren Daten bestückt werden. Der Fort­s­chritt kann dabei über­prüft werden. Plan­ner lässt sich in Micro­soft Teams inte­grie­ren.

To Do sammelt die Aufga­­ben verschie­­de­­ner Quel­len in nur einer Appli­­ka­tion. Mithilfe von Listen können Nutzer:innen ihren Tag und ihren Anteil an Projek­t­a­r­­bei­ten struk­tu­rie­ren.

OneNote ist ein digi­ta­les Noti­z­­buch. So sind wich­tige Aufzeich­­nun­­gen unab­hän­­gig vom Endge­rät immer dabei. Es lassen sich Medien einpfle­­gen, Text verfas­­sen, Abbil­­dun­­gen zeich­­nen und gesta­l­ten sowie Inhalte mit ande­ren teilen.

OneDrive ist der Clou­d­s­pei­cher von Micro­­soft. Es lassen sich nicht nur Dateien spei­chern, um von über­­all aus auf sie zuzu­­grei­­fen. OneDrive ermög­­licht auch die Gemein­­schafts­a­r­­beit in Echt­­zeit an Doku­­men­ten.

Outlook (Exchange) ist der E-Mail-Dienst von Micro­­soft. Auf ihn zuge­­grif­­fen werden kann von verschie­­de­­nen Endge­rä­ten. Er bein­ha­l­tet zudem einen Kalen­­der und To-Do’s zur Planung der Arbeits­­wo­che. Über Outlook lassen sich Einla­­dun­­gen für Meetings, auch für Micro­­soft Teams, verschi­­cken.

Share­­Point ist eine Weban­wen­­dung und kann als eine Art Intra­­net genutzt werden. Mita­r­­bei­tende können eigene Websei­ten erstel­len. Auch hier lassen sich Doku­­mente able­­gen und kolla­­bo­ra­tiv bear­­bei­ten. Es können Infor­­ma­ti­o­­nen über die Orga­­ni­sa­tion gesam­­melt und bereit­­ge­­stellt sowie beispiels­­weise interne Newslet­ter oder Arti­kel veröf­­fent­­licht werden.

Yammer wurde als Mikro­blo­g­­ging-Dienst gest­a­r­tet. Im sozi­a­len Netz­­werk wird in Commu­­ni­­tys kommu­­ni­­ziert. Führungs­­­kräfte und Mita­r­­bei­tende können Ankün­­di­­gun­­gen verbrei­ten, Fragen stel­len, Abstim­­mun­­gen vorneh­­men, Diskus­­si­o­­nen anre­­gen, Bilder teilen und und und… Außer­­dem ist das Einrich­ten von Kanä­­len für die Kommu­­ni­­ka­tion mit Exter­­nen möglich.

Viva ist eine soge­­nannte Employee Expe­ri­ence Plat­­form, die erst 2021 einge­­führt wurde. Sie besteht aus vier Anwen­­dun­­gen, die dafür sorgen sollen, die durch Home­of­­fice frag­­men­tierte Arbeits­­welt wieder enger zusam­­men­­zu­­füh­ren. Kommu­­ni­­ka­tion, Lernen sowie Fach­wis­­sen sollen vereint werden, um die Zufrie­­den­heit und das Wohl­­be­­fin­­den der Mita­r­­bei­ten­­den zu stär­ken. Die Anwen­­dun­­gen werden mithilfe von Micro­­soft Teams in den Arbeit­s­all­­tag einge­­bun­­den.

Weitere Anwen­­dun­­gen von Micro­­soft sowie frem­­den Unter­­neh­­men wie Trello, Jira oder Mural lassen sich schnell und unkom­p­li­­ziert mit Micro­­soft Teams verbin­­den. So kann der Arbeits­­pro­­zess zusätz­­lich struk­tu­riert und opti­­miert werden.

Grafik eines Vortrags

Wie führen wir Microsoft 365 in unserem Unternehmen ein?

Mit dem Erwerb der Lizen­zen und der Instal­la­tion ist die Einfüh­rung von Micro­soft 365 ins Unter­neh­men nicht Genüge getan. Micro­soft 365 kann die Zusam­men-, aber auch Einzel­a­r­beit erheb­lich verän­dern. Außer­dem können die zahl­rei­chen Anwen­dun­gen schnell über­for­dern. Deshalb gilt es zuvor zu über­le­gen, welche Programme genutzt werden sollen und ob der grund­sätz­li­che Work­flow des Unter­neh­mens ange­passt werden muss. Zentral ist dabei die Frage, was mit dem Einsatz der Komplett­lö­sung erreicht werden soll. Im Anschluss müssen alle Benut­zer:innen abge­holt und mitge­nom­men werden, um Akzep­tanz zu schaf­fen. Nur mit einem Plan, Beglei­tung und Geduld lässt sich die Effi­zi­enz von Arbeits­pro­zes­sen mit der Hilfe von Micro­soft 365 stei­gern. Dieser Einfüh­rungs­pro­zess ist niemals abge­schlos­sen.

Wir unter­stüt­zen Sie auf diesem Weg je nach Bedarf durch tech­ni­sche und fach­li­che Betreu­ung.

Microsoft 365 kurz zusammengefasst

Micro­soft 365 bietet einen bunten Baukas­ten aus Anwen­dun­gen und Apps, um eine Lösung ange­passt an die Bedürf­nisse der Orga­ni­sa­tion zusam­men­zu­stel­len. Dadurch ist die tech­ni­sche Basis für eine effi­zi­en­tere Projekt­a­r­beit gelegt. Das reicht für einen erfolg­rei­che Einsatz aber nicht aus. Die Einfüh­rung von Micro­soft 365 ist mehr ein Change- als ein IT-Projekt. Ange­setzt werden muss in den Köpfen aller Mita­r­bei­ten­den. Die zentrale Aufgabe besteht darin, ihnen beizu­brin­gen, wie Micro­soft 365 funk­tio­niert und genutzt werden kann bzw. soll. Sie müssen die Metho­den und Tech­ni­ken verin­ner­li­chen und sich in ihrer Commu­nity dazu austau­schen. Ist für die Komplett­lö­sung erst einmal Akzep­tanz geschaf­fen, können sich die Kolleg:innen mittels der Funk­ti­ons­wei­sen gegen­sei­tig unter­stüt­zen – egal, ob es um tech­ni­sche, inhalt­li­che oder geschäfts­ent­schei­dende Fragen geht. So können Erfolgs­ge­schich­ten im Einsatz mit Micro­soft 365 vom Unter­neh­men selbst geschrie­ben werden.

Einführung von Microsoft 365: Unsere Experten

Christian Seedig
Microsoft 365 und Sharepoint

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Sven Sieverding
Microsoft 365 und Sharepoint

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