Methoden und Wissen
IT-Landkarte: Vom Flickenteppich zum reibungslosen IT-Prozess
05. Oktober 2023 / Annekathrin Gut
In manchen Unternehmen gleicht die IT-Landschaft einem Flickenteppich: Eine Vielzahl an Softwareanwendungen unterstützt einzelne Prozesse. Aber nur in Teilen sind sie auf das Geschäft als Ganzes abgestimmt. Ein einfaches Tool um Transparenz zu schaffen, ist die Process Support Map oder auch IT-Landkarte. Sie macht Engpässe und Schwachstellen in einem Diagramm sichtbar. Auf dieser Basis können gezielt Maßnahmen entwickelt werden, um die Softwareanwendungen eines ganzen Unternehmens optimal zu orchestrieren.
In Unternehmen ist die Systemlandschaft häufig historisch gewachsen. Die IT-Infrastruktur ist dadurch meistens heterogen. So werden viele verschiedene Anwendungen von unterschiedlichen Herstellern eingesetzt, die sich in ihren Funktionen teilweise überschneiden: das CRM-System im Vertrieb, das ERP-System für den Kundenservice, die Buchhaltungssoftware in der Finanzabteilung. Darüber können auch IT-Abteilungen den Überblick verlieren.
Die Process Support Map zeigt also Nutzer:innen den Status Quo der Systemlandschaft auf, bietet eine Zusammenstellung der Stärken und Schwächen sowie eine Übersicht der Potenziale. Als „IT-Bebauungsplan“ bildet sie die Grundlage für einen abgestimmten und priorisierten Maßnahmenplan.
Das Ergebnis: Alle Bereiche im Unternehmen arbeiten effektiver und effizienter, weil Anwendungen so aufeinander abgestimmt sind, dass sie die Arbeits- und Geschäftsabläufe optimal unterstützen. Der Flickenteppich wird zum geschmeidigen Prozess, der Kund:innen und Mitarbeitende zufrieden macht.
Ist und Soll
Die IT-Landkarte macht als visuelles Hilfsmittel den Ist-Stand sichtbar und hilft dabei, geeignete Lösungen zu identifizieren. Sie erfasst folgende Aspekte:
- Welche IT-Anwendungen werden aktuell im Unternehmen genutzt?
- Mit welchen Anwendungen werden welche Prozesse unterstützt?
- Gibt es Prozesse, die durch keine Anwendung unterstützt werden?
Prozess und Software
Hierfür wird idealerweise auch das Unternehmen als Ganzes unter die Lupe genommen:
- Welche Dienstleistungen oder Produkte bietet das Unternehmen?
- Wie laufen Prozesse heute ab und wie können sie die Leistung des Unternehmens künftig verbessern?
- Welche Hardware/Software ist aktuell vorhanden und wie kann sie die Leistung besser unterstützen?
- Wie gut ist das IT-Personal auf Veränderungen vorbereitet und wo braucht es zusätzliche Qualifikationen?
Beispiel 1:
Energieversorger
Vorher: Ein Energieversorgungsunternehmen nutzt unterschiedliche SAP-Lösungen für Zählerablesung und Gerätewechsel. Für das Management der Hausanschlüsse, Gasinspektion und das Beschwerdemanagement gibt es jeweils eigene Lösungen. Immer wieder sind Kund:innen unzufrieden, weil ihnen Ansprechpartner keine weiterführenden Auskünfte geben können. Die Mitarbeitenden können nämlich nicht über Abteilungen hinweg auf Informationen zugreifen.
Nachher: Mit Hilfe einer Process Support Map hat der Energieversorger die Schwachstellen aufgedeckt und angenommen. Ein 360° Kundendialog bildet nun alle möglichen Kundenanfragen ab. Über eine Vereinheitlichung der SAP-Landschaft können Fragen von allen Stellen aus beantwortet werden.
Beispiel 2:
Online-Apotheke
Vorher: Eine Versandapotheke ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Die Prozesse halten dem mit ihren zahlreichen Medienbrüchen nicht mehr stand. So wird beispielsweise die Bestandsführung manuell erledigt, Informationen aus der Vollständigkeits- oder der Retourenkontrolle fließen nicht optimal in die Lagerhaltung ein. Warenbestellung- und eingang werden über Outlook organisiert. Die Kommissionierung erfolgt per Laufzettel.
Nachher: Ein modernes ERP-System bildet alle Geschäftsprozesse digital ab und unterstützt das effiziente Ressourcen-Management. Vom Wareneingang über die Kommissionierung bis hin zur Retourenabwicklung und zur Finanzbuchhaltung haben die Mitarbeitenden über eine einheitliche Benutzeroberfläche Zugriff auf alle Softwaremodule. Papierbelege braucht es nicht mehr.
Kunden erhalten über einen Webshop sofort eine Übersicht über ihren Bestellstatus und bekommen passende Produktempfehlungen.
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