Prozesse, die langsam laufen oder mit dem Wachstum des Unternehmens nicht mehr mithalten, manuelle Datentransfers, Excel-Schattenlisten, hoher Aufwand beim Skalieren (neue Standorte, mehr Nuzer.innen, neue Services) - das sind Warnzeichen.
Methoden und Wissen
IT-Landkarte: So optimieren Unternehmen ihre Systemlandschaft
10. Februar 2026 / Annekathrin Gut / Mariken Müller
In vielen Unternehmen ist die IT über Jahre gewachsen – und mit ihr die Komplexität. Anwendungen ergänzen sich nicht, Daten fließen nur mit Verzögerung, Anpassungen dauern zu lange. Für Entscheider entsteht daraus ein handfestes Risiko: Eine unübersichtliche Systemlandschaft bremst Skalierung, Innovationsfähigkeit und die Integration neuer Technologien wie KI oder Automatisierung.
Die zentrale Frage lautet daher: Wie lässt sich die eigene IT so strukturieren, dass sie geschäftskritische Prozesse zuverlässig trägt und zukünftiges Wachstum ermöglicht? Eine wirkungsvolle Antwort darauf bietet die IT‑Landkarte.
Warum viele IT-Systemlandschaften zum Problem werden
In vielen Unternehmen ist die IT historisch gewachsen: Hier eine Standardlösung, dort eine Eigenentwicklung, dazwischen kleine Notlösungen, die sich Mitarbeitende selbst geschaffen haben. Was eigentlich Lücken schließen soll, schafft tatsächlich neue: Die Anwendungen greifen nicht sauber ineinander.
Das Ergebnis: Medienbrüche, doppelte Funktionen, manuelle Übertragungen von Daten und Informationen. Und eine IT-Abteilung, die Workarounds („Schatten-IT“) kaum noch überblickt. Gleichzeitig steigt der Druck, KI, Cloud und Automatisierung sinnvoll einzubinden. Dafür ist eine geordnete IT-Architektur aber die Grundvoraussetzung.
Das führt zu den typischen Folgen:
- Prozesse laufen nicht Ende-zu-Ende durch.
- Daten bleiben in Silos stecken oder müssen per Hand übertragen werden.
- Funktionen überschneiden sich – Lizenzen und Wartung kosten unnötig Geld.
- Frust im Alltag: Suchen, Nacharbeiten, Abstimmen.
- IT kann kaum priorisieren, weil der Gesamtüberblick fehlt.
Eine einfache Methode, um Ordnung ins Chaos zu bringen, ist die IT-Landkarte.
Was ist eine IT-Landkarte?
Die IT-Landkarte ist im Grunde der Stadtplan der eigenen IT: eine grafische Übersicht, die zeigt, welche Anwendungen eingesetzt werden, wie sie mit den Geschäftsprozessen zusammenhängen und wo Engpässe liegen. Sie beantwortet Fragen wie:
- Welche Software setzen wir wofür ein?
- Was funktioniert gut, was bremst?
- Wo steckt Potenzial für Vereinfachung und Integration?
- Wo muss eine Alt-Software (Legacy-Software) abgelöst werden?
Mit dieser Klarheit lassen sich Maßnahmen priorisieren: verbessern, ersetzen, verknüpfen – und zwar dort, wo es den größten Effekt hat. Kurz gesagt: Die IT-Landkarte ist der Grundriss für eine aufgeräumte, zukunftsfähige IT.
Wie eine IT-Landkarte entsteht
Schritt 1
Strategische Standortbestimmung
Bevor eine IT-Landkarte entstehen kann, braucht es ein gemeinsames Verständnis darüber, wo das Unternehmen heute steht und wohin es sich entwickeln will. Im ersten Schritt werden deshalb:
- Ziele und Scope definiert: Warum wird die IT-Landkarte erstellt? Welche Geschäftsbereiche und (Kern-)Prozesse sollen betrachtet werden?
- der Ist-Zustand systematisch erfasst: Welche Anwendungen, Tools und Workarounds werden genutzt? Welche Prozesse laufen ohne IT-Unterstützung?
- Strategisch kritische Prozesse identifiziert: Welche Abläufe tragen das Geschäftsmodell? Wo gefährdet die aktuelle IT-Struktur Wachstum, Kundenerlebnis, Sicherheit oder Compliance (z. B. durch veraltete Systeme, fehlende Schnittstellen, Single Points of Failure)?
Der Fokus liegt klar auf einer End-to-End-Perspektive: Abteilungen werden nicht isoliert betrachtet, sondern die Wertschöpfungskette als Ganzes. Interviews, Systeminventuren und vorhandene Dokumentationen liefern dafür die belastbare Datenbasis.
Schritt 2
Transparenz und Grundlage für Entscheidungen schaffen
Im zweiten Schritt wird der Ist-Zustand in eine grafisch aufbereitete IT-Landkarte überführt. Sie ist ein strategisches Steuerinstrument, das zeigt:
- wie Anwendungen, Prozesse und Schnittstellen zusammenspielen
- wo Medienbrüche, Redundanzen und kritische Abhängigkeiten bestehen
- welche Systeme welche Unternehmensziele unterstützen oder behindern.
Auf dieser Basis entsteht ein klares Zielbild für die nächsten drei bis fünf Jahre. Dazu gehören:
- ein Soll-Design der künftigen IT-Architektur
- ein Maßnahmenplan mit Priorisierung, wirtschaftlicher Bewertung und grobem Kostenrahmen
- eine Risikobewertung: Welche Prozesse sind „nur“ ineffizient und welche bedrohen die Zukunftsfähigkeit?
- die Einordnung in Run / Grow / Transform / Stop
Die IT-Landkarte macht Komplexität sichtbar, schafft Entscheidungsfähigkeit und gibt eine fundierte Grundlage für Technologieentscheidungen und Budgetplanung.
Schritt 3
Priorisieren und Entscheiden
Im abschließenden Schritt wird die IT-Landkarte gemeinsam mit dem Führungsteam verdichtet und zur Entscheidungsgrundlage weiterentwickelt. Der Fokus liegt auf:
- Priorisierung nach strategischen Kriterien: Kritikalität für Kernprozesse, Integrationsbedarf, Risiken, Redundanzen
- Visualisierung in einer Matrix: Was ist sofort notwendig? Was ist langfristig wichtig? Was ist verzichtbar?
- Ableitung von Maßnahmen:
- Quick Wins (z. B. Konsolidierung redundanter Tools)
- mittelfristige Integrationsprojekte
- langfristige Architektur-Modernisierung
- Erstellung einer realistischen Roadmap, abgestimmt mit IT-Strategie, Budget und Ressourcen.
Der Ergebnisworkshop schafft Klarheit darüber, welche Schritte als nächstes erfolgen, welche Wirkung sie haben und wie sie sich in die Gesamtstrategie des Unternehmens einfügen.
Praxisbeispiele: IT-Landkarte im Einsatz
Beispiel 1:
Energieversorger – SAP vereinheitlichen, Sicht auf Kund:innen schärfen
Vorher: Für Zählerablesung und Gerätewechsel nutzt der Energieversorger unterschiedliche SAP-Lösungen. Für das Management von Hausanschlüssen und Gasinspektion sowie von Beschwerden gibt es jeweils eine eigene Lösung. Servicemitarbeitende können nicht über Abteilungen hinweg Auskünfte geben. Kund:innen sind deshalb regelmäßig unzufrieden.
Nachher: Die IT-Landkarte macht Brüche sichtbar. Ein einheitlicher 360° Kundendialog bündelt alle Informationen für die Mitarbeitenden – egal aus welcher Abteilung. Die SAP-Landschaft wurde dazu vereinheitlicht.
Beispiel 2:
Online-Apotheke – Von Papierprozessen zum durchgängigen ERP
Vorher: Das Geschäft der Online-Apotheke wächst, die Abläufe nicht: Die Lagerverwaltung wird noch per Hand gemacht. Vollständigkeits- und Retourenkontrollen werden so nicht optimal erfasst. Warenbestellung und Wareneingang werden in Outlook organisiert. Die Kommissionierung erfolgt noch mit klassischen Laufzetteln auf Papier.
Nachher: Ein modernes ERP-System bildet den kompletten Prozess digital ab – von Wareneingang über Kommissionierung und Retourenabwicklung bis zur Buchhaltung. Mitarbeitende greifen über eine einzige Oberfläche auf alle Module zu, die Zettelwirtschaft entfällt. Kund:innen sehen im Webshop jederzeit den Bestellstatus und erhalten passende Produktempfehlungen.
Beispiel 3:
Internationale Seehafenspedition – Individuelle Low-Code-Lösung statt Systemkollaps
Vorher: Für die hoch individuellen Abläufe gibt es keine passende Standardsoftware. Daher arbeitet die Spedition lange Zeit mit einer veralteten Software. Wichtige Schnittstellen für den Datenaustausch fehlen, die Usability ist schwach, die passend Hardware läuft aus. So sind unternehmenskritische Anwendungen gefährdet und der Kundenservice wackelt.
Nachher: Auf Basis der IT-Landkarte fällt die Wahl auf eine No-Code/Low-Code-Plattform, die passgenau für die Speditionsprozesse konfiguriert wird. Daten fließen jetzt automatisch, Oberflächen sind modern, kritische Prozesse werden stabil unterstützt. Die Betreuung der Kund:innen ist gesichert und das Unternehmen hat eine sichere Grundlage für das Erbringen seiner Leistungen gegenüber den Kunden.
FAQ: Die wichtigsten Fragen zur IT-Landkarte
Sie schafft einen strukturierten Überblick und verdeutlicht Zusammenhänge. Aus der IT-Prozesslandkarte lassen sich unmittelbar konkrete Vorschläge ableiten, wie sich die IT-Landschaft verbessern lässt: Systeme integrieren, Daten verfügbar machen, veraltete Systeme ablösen. Damit kann eine moderne und zukunftssichere IT-Struktur entstehen.
Das hängt von der Ausgangslage ab. In vielen Unternehmen sind 10 bis 30% weniger manuelle Arbeit (z.B. Dateneingabe, Nachfragen oder Korrekturen) im operativen Geschäft möglich. In der IT selbst liegen Einsparungen oft bei 15 bis 40%, weil weniger Systeme, Technologien und Schnittstellen gepflegt werden müssen.
- Weniger doppelte Dateneingaben
- Schnellere Fehlerbehebung, weil Systeme übersichtlicher sind
- Kürzeres Onboarding neuer Mitarbeitender dank einheitlicher Prozesse und benutzerfreundlicher Oberflächen
- Zügigere Bearbeitung durch einheitliche Prozesse und Oberflächen.
Wie es nach der IT-Landkarte weitergeht
Aus der Übersicht ist ein Plan geworden: Unternehmen haben eine Entscheidungsgrundlage, an welchen Stellen sie zwingend in ihre digitalen Prozesse investieren müssen - und an welchen das optional ist. Nun werden Softwareauswahl, die Harmonisierung von Anwendungen und/oder die Entwicklung eigener Lösungen priorisiert vorangetrieben.
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