Genau wissen, was man tut, bevor man digitalisiert

Methodische Aufnahme der IST-Prozesse bei einem Logistikunternehmen

Der Kunde

Die HANSE­TRANS Hansea­ti­sche Trans­port­ge­sell­schaft mbH (kurz HANSE­TRANS Güter­taxi) steht seit über 40 Jahren für Komplett­dienst­leis­tun­gen rund um den Trans­port. Das Unter­neh­men hat sich auf regi­o­nale Distri­bu­tion sowie auf indi­vi­du­elle Direkt­trans­porte spezi­a­li­siert. 

Vorran­gi­ges Ziel der HANSE­TRANS Güter­taxi ist es, die Effi­zi­enz und den Kunden­ser­vice konti­nu­ier­lich zu verbes­sern. Orga­ni­siert werden die Trans­porte und die damit verbun­de­nen Dienst­leis­tun­gen aus 13 deut­schen Nieder­las­sun­gen.

Erhebung des Status quo der Prozesse

Im Fokus der Digi­ta­li­sie­rung stand bei HANSE­TRANS Güter­taxi zunächst das Trans­port­ma­na­ge­ment­sys­tem (kurz TMS). Um die Grund­lage für die Ablö­sung des Bestands­sys­tems zu schaf­fen, wurde die HEC beauf­tragt, den Status quo bezüg­lich der Prozesse und Arbeits­wei­sen in den unter­schied­li­chen Nieder­las­sun­gen von HANSE­TRANS Güter­taxi zu erhe­ben und zu doku­men­tie­ren. Die doku­men­tier­ten Prozesse soll­ten im Anschluss auf Möglich­kei­ten zu Konso­li­die­rung und auf ihr Digi­ta­li­sie­rungs­po­ten­tial hin unter­sucht werden.

Die Umsetzung in drei Schritten

Das Projekt wurde in 3 wesent­li­chen Schrit­ten umge­setzt:

Story Mapping zur Aufnahme der Haupt­pro­zesse
Zu Beginn des Projek­tes wurde ein Story Mapping zur Aufnahme des Haupt­pro­zes­ses durch­ge­führt. Beim Story Mapping wurden die Tätig­kei­ten der Benut­zer und der betei­lig­ten Systeme mit Hilfe von Post-its visu­a­li­siert und zu Themen grup­piert. Das Story Mapping diente dazu, ein gemein­sa­mes Verständ­nis des Prozes­ses und der Aufga­ben­stel­lung bei den Haupt­be­tei­lig­ten herzu­stel­len. Auf Grund­lage des Story Mappings erfolgte dann die Planung der weite­ren Tätig­kei­ten.

Detail­lierte Aufnahme und Prüfung der Prozesse
Zur Aufnahme der Prozesse fand in jeder ausge­wähl­ten Nieder­las­sung ein zwei­tä­gi­ger Work­shop statt. Am ersten Tag wurden die Prozesse gemein­sam mit ausge­wähl­ten Mita­r­bei­tern des Kunden aufge­nom­men, die Prozesse direkt gemein­sam visu­a­li­siert. Durch die hier­bei in der Gruppe entstan­dene Dyna­mik wurden sehr schnell belast­bare Ergeb­nisse erzielt. Die danach von der HEC elek­tro­nisch doku­men­tier­ten Prozesse wurden am Nach­mit­tag des zwei­ten Tages zusam­men mit den kunden­sei­ti­gen Mita­r­bei­tern über­prüft und je nach Bedarf ange­passt. Im Anschluss an die Aufnahme der Prozesse in den vier Nieder­las­sun­gen erfolgte die Aufnahme von ausge­wähl­ten zentra­len Prozes­sen. 

Doku­men­ta­tion und Abstim­mung der Prozesse
Die Ergeb­nisse der Work­shops wurden in der letz­ten Phase des Projek­tes konso­li­diert, in einem Doku­ment zusam­men­ge­führt und um zahl­rei­che Anmer­kun­gen und Hinweise ergänzt.

Dokumentation als BPMN 2.0 Prozesse

Die zentra­len und die in den vier Nieder­las­sun­gen aufge­nom­me­nen Prozesse (> 60 Prozesse) wurden als BPMN 2.0 Prozesse doku­men­tiert. So wurde die Grund­lage für eine Analyse und Opti­mie­rung der Prozesse geschaf­fen.

Projektdetails auf einen Blick
  • Zwei Bera­ter der HEC
  • Lauf­zeit: 2 Monate
  • Bran­che: Logis­tik
Vorgehen, Methoden, Technologien
  • Story Mapping
  • Inter­views und Work­shops zur Aufnahme der Prozesse
  • Gemein­same Model­lie­rung der Prozesse im Work­shop
  • Doku­men­ta­tion der IST-Prozesse mit BPMN 2.0

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