Komplexe Prozesse erfassen
Die einzelnen Schritte des Transportprozesses bei HANSETRANS Gütertaxis greifen wie Zahnräder ineinander. Durch die enge Verzahnung ist es schwer, einzelne Prozessschritte im laufenden Prozess zu verändern. Die Funktion des gesamten Betriebsablaufs könnte gefährdet werden.
Für die Digitalisierung des Transportmanagementsystems verschafften wir uns mit dem Story Mapping einen ersten Überblick für die anschließende Ablösung des Bestandssystems. Im Anschluss bewerteten wir die Prozesse im Hinblick auf Konsolidierung und Digitalisierungspotential.
Story Mapping zur Aufnahme der Hautprozesse
Die Arbeitsprozesse im Transportmanagementsystem waren komplex und vielschichtig. Deswegen konzentrierten wir uns im ersten Schritt auf die Hauptprozesse. Mit dem Story Mapping visualisierten wir die Tätigkeiten der Benutzer:innen und der beteiligten Systeme und gruppierten sie zu Themen. Das Story Mapping stellt ein gemeinsames Verständnis des Prozesses und der Aufgabenstellung bei den Hauptbeteiligten her. Auf Grundlage des Story Mappings erfolgt dann die Planung der weiteren Tätigkeiten.
Detaillierte Aufnahme und Prüfung der Prozesse
Wie können wir die einzelnen Prozesse in den Niederlagen erfassen? Zunächst wählten wir vier Niederlassung exemplarisch aus. Wir entwickelten ein Workshopkonzept, das Mitarbeitende des Kunden einbezog. An den jeweils zwei Workshoptagen nahmen wir die Prozesse gemeinsam mit ausgewählten Mitarbeitenden des Kunden auf und visualisierten sie. Bei dieser Art der Zusammenarbeit entsteht eine Dynamik in der Gruppe. Sehr schnell gibt es nutzbare Ergebnisse. Wir dokumentierten diese Prozesse digital und evaluierten diese am nächsten Tag. Im intensiven Gespräch mit den Mitarbeitenden überprüften wir die Prozesse und justierten die Beschreibung nochmals. Im Anschluss erfassten wir die zentralen Prozesse, die über die Standorte hinweg gleich laufen.
Mehr als 60 Teilprozesse erfasst
Die Ergebnisse der Workshops konsolidierten wir in der letzten Phase unseres Projektes. Das daraus entstehende Dokument komplettierten wir mit zahlreichen Anmerkungen und Hinweisen.
Die Grundlage für künftige Verbesserungen
Am Ende des Projektes hielten wir die zentralen sowie standortgebundenen Prozesse mit mehr als 60 Teilprozessen, als Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0 Prozesse fest. BPMN 2.0 ist ein Standard im Bereich der Beschreibungssprachen mittels der graphischen Modellierungssprachen. Ein Rechteck steht beispielsweise für eine Tätigkeit und in Kombination mit einem Zahnrad für einen automatisierten Ablauf. Diese Übersicht ist die Grundlage für weiterführende Analysen und Optimierungen der Prozesse. Wir haben so einen Ausgangspunkt für zukünftige Verbesserungen geschaffen.
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