Genau wissen was man will, bevor man digitalisiert

Referenzen

Methodische Aufnahme der IST-Prozesse bei einem Logistikunternehmen

Der Kunde

Die HANSETRANS Hansea­ti­­sche Trans­­por­t­­ge­­sell­­schaft mbH (kurz: HANSETRANS Güter­taxi) steht seit über 40 Jahren für  Komplet­t­­dienst­leis­tun­­gen rund um den Trans­­port.

Um Effi­­zi­enz und damit Kunden­­ser­vice zu verbes­­sern hat sich HANSETRANS Güter­taxi auf die regio­nale Distri­­bu­tion sowie indi­vi­­du­elle Direk­t­trans­­porte spezia­­li­­siert, für die mitt­­ler­weile über 100 Mitar­­bei­tende und mehr als 550 Fahr­­zeuge im Einsatz sind. Orga­­ni­­siert werden die Trans­­porte und die damit verbun­­de­­nen Dienst­leis­tun­­gen aus 13 deut­­schen Nieder­las­­sun­­gen.

Die Aufgabe



HANSETRANS Güter­taxi war beim Thema Digi­ta­li­sie­rung klar,  dass eine Digi­ta­li­sie­rung der Prozesse erst nach Betrach­tung der tatsäch­lich geleb­ten Prozesse möglich ist. Um also die Grund­lage für eine Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie zu legen, wurde die HEC mit der Aufgabe betraut, eine Aufnahme der tatsäch­li­chen IST-Prozesse vorzu­neh­men, die Prozesse zu doku­men­tie­ren und auf ihr Digi­ta­li­sie­rungs­po­ten­tial hin zu unter­su­chen.

Die Umsetzung

Das Projekt wurde in 3 wesent­li­chen Schrit­ten umge­setzt:

1. Story Mapping zur Aufnahme der Haupt­pro­zesse
 

Zu Beginn des Projek­tes wurde ein Story Mapping zur Aufnahme des Haupt­pro­zes­ses durch­ge­führt. Beim Story Mapping wurden die Tätig­kei­ten der Benut­zer und der betei­lig­ten Systeme mit Hilfe von Post-it’s visua­li­siert und zu Themen grup­piert. Das Story Mapping diente dazu, ein gemein­sa­mes Verständ­nis des Prozes­ses und der Aufga­ben­stel­lung bei den Haupt­be­tei­lig­ten herzu­stel­len. Auf Grund­lage des Story Mappings erfolgte dann die Planung der weite­ren Tätig­kei­ten.

2. Detail­lierte Aufnahme und Prüfung der Prozesse in vier ausge­wähl­ten Nieder­las­sun­gen
 

Zur Aufnahme der Prozesse fand in jeder Nieder­las­sung ein 2-tägi­ger Work­shop statt. Am ersten Tag wurden die Prozesse gemein­sam mit ausge­wähl­ten Mitar­bei­tern des Kunden aufge­nom­men. Die Prozesse wurden mit vorge­fer­tig­ten BPMN-Elemen­ten an allen verfüg­ba­ren Wänden visua­li­siert. Durch die hier­bei in der Gruppe entstan­dene Dyna­mik, wurden sehr schnell belast­bare Ergeb­nisse erzielt. Die danach von der HEC elek­tro­nisch doku­men­tier­ten Prozesse wurden am Nach­mit­tag des zwei­ten Tages zusam­men mit den kunden­sei­ti­gen Mitar­bei­tern über­prüft und je nach Bedarf ange­passt.

Im Anschluss an die Aufnahme der Prozesse in den vier Nieder­las­sun­gen, erfolgte die Aufnahme von ausge­wähl­ten zentra­len Prozes­sen.

3. Doku­men­ta­tion und Abstim­mung der Prozesse
 

Die Ergeb­nisse der Work­shops wurden in der letz­ten Phase des Projek­tes konso­li­diert, in einem Doku­ment zusam­men­ge­führt und um zahl­rei­che Anmer­kun­gen und Hinweise ergänzt.

Projektdetails auf einen Blick

  • Zwei Bera­ter der HEC
  • Lauf­zeit: 2 Monate
  • Bran­che: Logis­tik

Die eingesetzten Technologien

  • Story Mapping
  • Inter­views und Work­shops zur Aufnahme der Prozesse
  • Gemein­same Model­lie­rung der Prozesse im Work­shop
  • Doku­men­ta­tion der IST-Prozesse mit BPMN 2.0
 
Den Projekt­be­richt herun­ter­la­den: PDF

Das Ergebnis

Die zentra­len und die in den vier Nieder­las­sun­gen aufge­nom­me­nen Prozesse (> 60 Prozesse) wurden als BPMN 2.0 Prozesse doku­men­tiert. So wurde die Grund­lage für eine Analyse und Opti­mie­rung der Prozesse geschaf­fen.

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