Wissensmanagement in Office 365 / SharePoint

Lebendes Wiki

Der Kunde

Der Kunde ist ein Stadt­werk einer nord­deut­schen Groß­stadt. Es stellt die Wasser- und Ener­gie­ver­sor­gung sowie das Strom- und Wasser­netz zur Verfü­gung.

Die Aufgabe/Herausforderung

Die eigene Tele­fon-Service-Abtei­lung des Kunden berät Anru­fer an mehre­ren Stand­orten. An jedem der Stand­orte versu­chen die Sach­be­ar­bei­ter herein­kom­mende Anfra­gen anhand dersel­ben Infor­ma­tio­nen in höchst­mög­li­cher Quali­tät zu beant­wor­ten. Die Anzahl der dafür zu über­bli­cken­den Infor­ma­tio­nen ist gewal­tig: Stör­mel­dun­gen, Verle­ge­pläne, Ange­bote, gene­relle Infor­ma­tio­nen etc.

Hier bestand hoher Bedarf nach einer neuen Appli­ka­tion, mit der alle Infor­ma­tio­nen verschlag­wor­tet abge­legt werden können. Damit wäre dann eine struk­tu­rierte und schnelle Wieder­auf­find­bar­keit der Infor­ma­tio­nen erreicht.

Die Umsetzung

Das Projekt wurde agil itera­tiv umge­setzt. In verschie­de­nen Work­shops mit der Kanz­lei­lei­tung und den Fach­ab­tei­lun­gen entstand ein Proto­typ, welcher im Laufe des Projek­tes immer weiter ausge­prägt wurde.

Die Grund­um­set­zung des Systems geschah hier auf der Basis von SharePoint, der aber mittels client­sei­ti­ger Anpas­sun­gen massiv an die Bedürf­nisse des Kunden ange­passt wurde.

Nach der Erfas­sung von Meta­da­ten werden die Infor­ma­tio­nen auto­ma­tisch in diver­sen Kate­go­rien auffind­bar gemacht und zusam­men mittels einer Wiki Struk­tur zu einem inter­ak­ti­ven Hand­buch verwo­ben.

Darüber hinaus wurde eine Appli­ka­tion zur sofor­ti­gen Benach­rich­ti­gung der Sach­be­ar­bei­ter erstellt: Bei Eingang kriti­scher Infor­ma­tio­nen (z.B. „Was­ser­rohr­bruch“ oder „Betrü­ger im Umlauf“) werden alle Sach­be­ar­bei­ter auto­ma­tisch durch eine Pop-Up Nach­richt auf ihrem Rech­ner darüber in Kennt­nis gesetzt.

Das Ergebnis

Der Kunde gewinnt auf diesem Weg ein Tool, mit dem er einen zentra­len Zugriff auf alle Infor­ma­tio­nen hat und anhand der Histo­rie jede Ände­rung an ihnen verfol­gen kann. Ferner sind die Infor­ma­tio­nen durch die Schlag­worte in den Meta­da­ten einfach aufzu­fin­den und ein lang­wie­ri­ges Suchen entfällt.

Die Projektdetails auf einen Blick

  • Gesteu­erte Ablage von Infor­ma­tio­nen mit Meta­da­ten inner­halb eines SharePoints
  • Dyna­misch aufbe­rei­tete Ansicht der Infor­ma­tio­nen in einer baumar­ti­gen Über­sicht. Diesel­ben Infor­ma­tio­nen können in verschie­de­nen Blät­tern des Baumes vorkom­men.
  • Erwei­te­rung der auto­ma­tisch gene­rier­ten Ansicht durch manu­ell gepflegte Zusatz­in­for­ma­tio­nen in Wikis
  • Erwei­te­rung der Suche auf Fremd­sys­teme (d.h. Stör­mel­dungs­sys­teme oder Inter­net­quel­len können auch durch­sucht werden)
  • Vertei­lung von Benach­rich­ti­gun­gen bei Eingang kriti­scher Infor­ma­tio­nen.
  • Einfa­ches Wieder­fin­den von Infor­ma­tio­nen.

Die eingesetzten Technologien (Auswahl)

  • SharePoint
  • React
  • SPFx
  • C#

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Ansprechpartner

Sharepoint, Office 365