Office 365

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Erfolgreich mit Office 365

Rich­tig einge­setzt kann Ihnen Office 365 helfen, eine wirk­lich effi­zi­ente und erfolg­rei­che Orga­ni­sa­tion zu sein. Es ermög­licht eine reibungs­­lose Zusam­­men­ar­­beit unab­hän­­gig von der Tech­no­lo­­gie, dem Endge­rä­t oder dem Arbeit­­sor­t. Das ist eine der wich­tigs­ten Voraus­­set­­zun­­gen, mit der Ihr Unter­neh­men am Markt der Zukunft beste­hen kann. Auch für die Arbeit im Home­of­fice bietet Office 365 beste Möglich­kei­ten, damit Ihr Team effi­zi­ent zusam­men­ar­bei­ten kann.

Was ist Office 365?

Wer unter Office 365 nur Word, Excel und PowerPoint versteht, denkt zu kurz. Natür­lich gibt es die klas­si­schen Office-Anwen­dun­gen und die Server-Dienste wie (Outlook-)Exchange, Skype, SharePoint, Project und Dyna­mics noch immer. Doch jetzt wird’s span­nend: Office 365 stellt eine Viel­zahl neuer Tools zur Verfü­gung – von der Zusam­men­ar­beits-Platt­form Teams, über die Umfra­gen-Erstel­lung Forms bis zur Kanban-Anwen­dung Plan­ner. Aktu­ell sind rund 25 Apps nutz­bar.

Im Abo-Modell hat man im übri­gen Anspruch auf die jeweils neueste Version. Micro­soft stellt außer­dem inzwi­schen den Mandan­ten, eine eigene Appli­ka­tion ist nicht notwen­dig. Die Anzahl der Tools in dieser Platt­form ist gewal­tig. Damit Sie sich dort zurecht­fin­den, bietet Ihnen die HEC hier gerne indi­vi­du­elle Bera­tung und Schu­lun­gen an und unter­stützt Sie bei der Einfüh­rung.

Was bringt das?

Office 365 setzt auf team­ba­sierte Zusam­men­ar­beit. Das muss man wollen und können. Wenn die Orga­ni­sa­tion des Unter­neh­mens schlanke Projekt­ar­beit zulässt, dann hat Office 365 viele Vorteile: Teams können gemein­sam an Dateien arbei­ten und diese versio­nie­ren, damit Ände­run­gen nach­voll­zieh­bar werden. Sie können außer­dem im Kontext kommu­ni­zie­ren: Während ein Text in Word verfasst wird, kann sich der Autor paral­lel per Skype-Konfe­renz mit Team­mit­glie­dern austau­schen und via Chat andere Kolle­gen errei­chen.

Mit einfa­chen Planungs­tools lässt sich das Kanban-Vorge­hen abbil­den und lassen sich Abläufe orga­ni­sie­ren. Leicht zu erstel­lende Umfra­gen erset­zen E-Mail-Abfra­gen an das ganze Haus und bündeln die Ergeb­nisse auto­ma­tisch in einer Excel-Tabelle. Sogar Apps lassen sich selber zusam­men­bauen.

Hier ist Ihre ganz persön­li­che Vision wich­tig. Was wollen Sie genau mit den moder­nen Arbeits­wei­sen errei­chen? Wir unter­stüt­zen Sie dabei, diese Frage zu beant­wor­ten – zum Beispiel indem wir mit Ihnen Visi­ons­work­shops durch­füh­ren und moderne Zusam­men­ar­beits­kon­zepte erar­bei­ten.

Wie führen Sie Office 365 ein?

Vor allen Dingen lassen falsche Erwar­tun­gen das Projekt „Ein­füh­rung von Office 365“ oft schei­tern. Zum Beispiel die, dass die Nutzer ganz von selbst die Effi­zi­enz­mög­lich­kei­ten des neuen Programms finden mögen. Die Benut­zer müssen mitge­nom­men werden, damit Akzep­tanz entste­hen kann. Auch lassen sich trotz neuer Tech­no­lo­gie die realen Prozesse nicht immer umset­zen. Dann müssen zuerst die Work­flows im Unter­neh­men korri­giert werden. Es braucht also eine gute Leitung und einen Plan. Und dieser sollte immer die Frage beher­zi­gen: „Was wollen wir damit errei­chen?“

Oftmals erfor­dert die Einfüh­rung einer solchen Kolla­bo­ra­ti­ons­platt­form also auch einen Kultur­wan­del im Unter­neh­men. Damit Sie dabei auf dem rich­ti­gen Weg blei­ben, unter­stüt­zen wir Sie je nach Bedarf durch fach­li­che und tech­ni­sche Betreu­ung während des Einfüh­rungs­pro­jek­tes oder abtei­lungs- und alltags­be­glei­tend durch agile Beratungen.

Erfolgreich im Homeoffice

Wie ist das mit dem Datenschutz?

Über die Office 365-Anwen­dun­gen verar­bei­ten Sie zahl­rei­che Infor­ma­tio­nen. Diese liegen nicht mehr auf eige­nen Netz­l­auf­wer­ken oder Servern, sondern werden in der Cloud gespei­chert. Aber wo genau sind die Daten? In Deutsch­land – oder in den USA? Zudem entste­hen durch die zentrale Spei­che­rung und durch Künst­li­che Intel­li­genz neue Möglich­kei­ten, um Daten auszu­wer­ten. Doch wie sorgt man dafür, dass diese Infor­ma­tio­nen nicht falsch genutzt werden?

Office 365 bietet zwar viele Möglich­kei­ten, um durch Vorein­stel­lun­gen die Zugriffs­rechte auf sensi­ble Daten einzu­schrän­ken. Das eigent­li­che Problem vieler Unter­neh­men ist aber, dass die inter­nen und recht­li­chen Anfor­de­run­gen anfangs nicht klar sind und zunächst indi­vi­du­elle Richt­li­nien defi­niert werden müssen. Wir unter­stüt­zen Sie gerne bei dieser komple­xen Aufgabe.

Und wenn Sie mehr brauchen?

Falls Sie Anfor­de­run­gen haben, die sich nicht mit den Office 365-Werk­zeu­gen abde­cken lassen, können wir Ihnen auch da weiter­hel­fen. Office 365 bietet flexi­ble Möglich­kei­ten an, die beste­hen­den Elemente sowohl von Office 365 als auch von den Tools ande­rer Herstel­ler neu mitein­an­der zu verknüp­fen und so komplett neue Appli­ka­tio­nen zu erstel­len. Das kann entwe­der durch soge­nannte Low-Code-Entwick­lun­gen (Erstel­lung von Soft­ware ohne Program­mie­rung) oder durch klas­si­sche Soft­wa­re­ent­wick­lungs­pro­jekte gesche­hen.

Unser Team unter­stützt Sie gern: Wir sind Micro­soft Gold-Part­ner für “Colla­bo­ra­tion and Content”. Als Grün­dungs­mit­glied der Alliance 365, einem der größten virtuellen SharePoint-Teams Deutschlands, teilen wir unser Wissen im Rahmen des Open Innovation-Gedankens.

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