HEC Blog: Technik & Methoden
Checkliste. Grafik von OpenClipart Vectors/Pixabay
Verfasst von Heiko Müller am 24. November 2020

Softwareauswahl: Worauf müssen IT-Verantwortliche achten?

Eine neue Soft­ware auszu­wäh­len, ist kein alltäg­li­ches Geschäft. Schließ­lich soll die Lösung für die nächs­ten zehn bis zwan­zig Jahre opti­mal die Anfor­de­run­gen des Unter­neh­mens lösen. Das rich­tige IT-System kann für den Unter­neh­mens­er­folg entschei­dend sein. Es sorgt dafür, dass das Geschäft schnell und reibungs­los läuft – im Idea­l­fall besser als das der Mitbe­wer­ber. Es lohnt sich also, diese Inves­ti­tion sorg­fäl­tig zu planen.

Rela­tiv leicht fällt die Auswahl, wenn Stan­dard­pro­bleme gelöst werden sollen – zum Beispiel in der Finanz­buch­hal­tung oder Perso­na­l­abrech­nung. Deut­lich mehr Finger­spit­zen­ge­fühl brau­chen IT-Verant­wort­li­che, wenn es um die Kern­pro­zesse ihres Unter­neh­mens geht. Eine Lager­ver­wal­tung, ein Trans­port Manage­ment System, ein Camping­platz-Buchungs­sys­tem: Sie wirken sich unmit­tel­bar auf die Wert­schöp­fung und die Kunden­zu­frie­den­heit aus.

Diese Kern­fra­gen sollte ein Soft­ware-Auswahl­ver­fah­ren beant­wor­ten

IT-Verant­wort­li­che stehen viel­leicht zwei bis drei Mal in ihrem Berufs­le­ben vor einer solchen Heraus­for­de­rung. Bei einer hohen Inves­ti­ti­ons­s­umme müssen sie Fehler bei der Auswahl und Risi­ken bei der Imple­men­tie­rung vermei­den. Nur weil eine Soft­wa­re­marke einen guten Klang in der Bran­che hat, kann die nicht unbe­dingt das, was Ihr Unter­neh­men wirk­lich braucht. Und wenn alle damit arbei­ten heißt das eben auch, dass Sie keinen tech­no­lo­gi­schen Vorsprung haben.

Der Soft­ware-Auswahl­pro­zess muss aus unse­rer Erfah­rung und der Praxis vieler erfolg­rei­cher Soft­wa­re­aus­wahl­be­ra­tun­gen diese wesent­li­chen Fragen klären:

Profes­si­o­nelle Auswahl sicher­stel­len

Eine neue IT einzu­füh­ren ist ein Projekt. Das erfor­dert freie Perso­nal­ka­pa­zi­tät, Praxi­s­er­fah­rung und Wissen um einen guten Auswahl­pro­zess. Wich­tig ist auch die Fähig­keit, sich schnell die entspre­chende Kern­pro­zesse des Unter­neh­mens zu erschlie­ßen. Die mit der Auswahl beauf­tra­gen Bera­ter soll­ten die in Frage kommen­den Anbie­ter möglichst neutral betrach­ten können.

Die HEC selbst hat schon eine Viel­zahl an Unter­neh­men aus Bran­chen wie Logis­tik, Indus­trie oder Touris­tik bei der Auswahl und Einfüh­rung geeig­ne­ter Stan­dard­soft­ware bera­ten. Mit Erfah­rung auf beiden Seiten des Schreib­ti­sches: Als Dienst­leis­ter im IT-Projekt­ge­schäft nehmen wir selbst an Ausschrei­bun­gen teil – kennen also die Anbie­ter­seite. Als Bera­ter für Unter­neh­men orga­ni­sie­ren wir Ausschrei­bun­gen – kennen also die Nach­fra­ger­seite und wissen, worauf diese achten müssen.

In 3 Phasen zur Software
Syste­ma­ti­sches Vorge­hen wich­tig

Aus unse­rer Erfah­rung wissen wir, dass der Soft­wa­re­aus­wahl-Prozess syste­ma­tisch mit einem gesteu­er­ten und erprob­ten Verfah­ren ange­gan­gen werden muss. Wir haben deshalb ein Vorge­hen entwi­ckelt, das drei Phasen umfasst.

  1. Analyse der Anfor­de­run­gen: Was soll Ihre neue Soft­ware ganz konkret leis­ten? Welches sind kriti­sche Prozesse? Was funk­tio­niert bei der beste­hen­den IT gut oder gar nicht? In einem Work­shop mit allen betei­lig­ten Stake­hol­dern (je nach Größe des Projek­tes auch mehre­ren) sammeln wir die Anfor­de­run­gen, syste­ma­ti­sie­ren sie und erstel­len daraus einen struk­tu­rier­ten Anfor­de­rungs­ka­ta­log als Grund­lage für die nach­fol­gende Ausschrei­bung.
  2. Auswahl mögli­cher Anbie­ter: Auf der Basis eines Krite­ri­en­ka­ta­lo­ges und einer Markt­re­cher­che erstel­len wir eine erste Liste in Frage kommen­der Anbie­ter. Mit diesen führen wir Vorge­sprä­che und damp­fen wenn notwen­dig die Liste weiter ein. Darauf­hin erfolgt die Ausschrei­bung. Dafür erstel­len wir die Ausschrei­bungs­un­ter­la­gen und eine Bewer­tungs­ma­trix. Diese berück­sich­tigt neben funk­ti­o­na­len Anfor­de­run­gen auch Krite­rien wie Wirt­schaft­lich­keit, Zuver­läs­sig­keit des Anbie­ters und Zukunfts­si­cher­heit der Lösung. Anhand der darauf­fol­gen­den Präsen­ta­tion der Bieter bewer­ten wir die Ange­bote. Am Ende steht für unsere Kunden eine nach­voll­zieh­bare Entschei­dungs­emp­feh­lung.
  3. Steu­e­rung des Projek­tes: Paral­lel zum Auswahl­pro­zess prüfen wir Kosten- und Termin­pläne, über­wa­chen das Budget und behal­ten die Projekt­qua­li­tät und die Meilen­steine im Blick.
Auswahlkriterien erarbeiten

Sind die beste­hen­den Prozesse des Unter­neh­mens geklärt, rich­ten wir die Soft­wa­re­aus­wahl darauf aus. Wir beleuch­ten vier Aspekte:

  1. Funk­ti­o­nen und Prozess­un­ter­stüt­zung
    Gemein­sam mit dem Kunden legen wir fest, welche Funk­ti­o­nen das System haben soll (z.B. Verwal­tung von Lager­be­stän­den, kurz­fris­tige Kunden­be­lie­fe­rung, Posi­tion der Arti­kel in Hoch­re­gal­la­gern, Kommis­sio­nie­rung ohne Belege, Abgleich von Dispo­si­tion und Versand etc.). Außer­dem klären wir u.a. die Notwen­dig­keit von Schnitt­stel­len zu ande­ren Syste­men, Ergo­no­mie, Sicher­heit, Zuver­läs­sig­keit und Perfor­manz, recht­li­che Aspekte und Wartungs­fä­hig­keit.
  2. Wirt­schaft­lich­keit
    Welche Kosten fallen für Hard­ware und Soft­ware an? Wie hoch ist der einma­lige Aufwand für die Imple­men­ta­tion und Einfüh­rung, welche Folge­kos­ten entste­hen zum Beispiel für Schu­lung und Wartung? Diese Gesamt­kos­ten bewer­ten wir nach einer ange­mes­se­nen Metho­dik.
  3. Zuver­läs­sig­keit des Anbie­ters
    Welche Erfah­rung hat der Anbie­ter in der Bran­che und welche vergleich­ba­ren Projekte hat er in den letz­ten drei Jahren reali­siert? Aufschluss­reich ist, ob der Anbie­ter posi­tive Refe­ren­zen vorwei­sen kann und wie das Projekt­per­so­nal das Programm präsen­tiert. Aussa­gen über die betriebs­wirt­schaft­li­che Stabi­li­tät bieten Hard Facts wie Umsatz, Ergeb­nis und Perso­nal­ent­wick­lung sowie die Unbe­denk­lich­keits­er­klä­run­gen von Haus­bank und Finanz­amt.Zukunfts­si­cher­heit
  4. Zukunfts­­­si­cher­heit
    Aussa­gen darüber können anhand der Kunden­ba­sis der Soft­ware und ihrer Verbrei­tung in ihrer Bran­che abge­lei­tet werden. Die tech­no­lo­gi­sche Basis, aktu­elle Entwick­lungs­tech­no­lo­gien, vorhan­dene und offene Schnitt­stel­len sowie die Unter­stüt­zung durch Drit­t­an­bie­ter geben Auskunft über die Zukunfts­fä­hig­keit. Beach­ten soll­ten Sie auch, ob Dienst­leis­ter für Wartung und Erwei­te­rung des Systems verfüg­bar sind.
Anbieterauswahl in 5 Schritten

Aus diesen Infor­ma­ti­o­nen erzeu­gen wir ein gewich­te­tes Raster, mit dem wir Alter­na­ti­ven konkret bewer­ten können. Bei der Entschei­dung für eine Soft­ware kommen oft zum Beispiel mehrere Anbie­ter für die Umset­zung in Frage. Wir entwi­ckeln Szena­rien aus der Kombi­na­tion von Soft­wa­re­pro­duk­ten und Anbie­tern.

In fünf Schrit­ten verdich­ten wir die Möglich­kei­ten:

  1. Long-List: Erstel­lung einer Über­sicht der am Markt verfüg­ba­ren Soft­wa­re­pa­kete.
  2. Short-List: Mit Hilfe von KO-Krite­rien und Rück­spra­chen mit Anbie­tern werden dieje­ni­gen Lösun­gen aussor­tiert, die nicht in Frage kommen.
  3. Ange­bots­an­frage: Wir bitten die Anbie­ter der inter­es­san­ten Soft­wa­re­pa­kete um ein Ange­bot.
  4. Bewer­tung: Die Unter­neh­men präsen­tie­ren ihr Ange­bot und wir bewer­ten nach defi­nier­ten Krite­rien und Kosten.
  5. Pilot: Gege­be­nen­falls koor­di­nie­ren wir eine Pilot-Anwen­dung, um wesent­li­che Punkte, kriti­sche Prozess und die Mach­bar­keit gene­rell zu testen.
Projekt­steu­e­rung

Soft­wa­re­aus­wahl­pro­zesse erfor­dern eine konti­nu­ier­li­che und metho­di­sche Projekt­steu­e­rung. Sei es beim unter­neh­mens­in­ter­nen Prozess oder über einen quali­fi­zier­ten Dienst­leis­ter: Die Projekt­be­auf­trag­ten müssen Termin­pläne verein­ba­ren und laufend prüfen. Sie müssen die Quali­täts­si­che­rung beglei­ten, das Budget über­wa­chen und sicher­stel­len, dass die Meilen­steine im Projekt einge­hal­ten werden. Dane­ben blei­ben sie mit dem Auftrag­ge­ber und Dienst­leis­tern im Austausch.

Kreativ werden
Zwischen Stan­dard und indi­vi­du­el­ler Lösung

In manchen Soft­wa­re­aus­wahl-Prozes­sen hat sich heraus­ge­stellt, dass keine verfüg­bare Lösung den Krite­rien von fach­li­cher Funk­ti­o­na­li­tät oder Wirt­schaft­lich­keit genügt. In diesen Fällen konn­ten wir schon mit ange­pass­ten Stan­dard­lö­sun­gen oder geeig­ne­ten Soft­wa­re­platt­for­men weiter­hel­fen. Für einen Logis­ti­ker haben wir zum Beispiel mit der flexi­blen Platt­form Lobs­ter eine Lösung für die Prozess­un­ter­stüt­zung sowie die Daten­in­te­gra­tion konzi­piert.

Wenn Stan­dard nicht reicht und eine indi­vi­du­elle Program­mie­rung zu umfang­reich ist, gibt es oft weitere Möglich­kei­ten, um mit alter­na­ti­ven Lösun­gen zum Ziel zu kommen. Das erfor­dert Krea­ti­vi­tät, Erfah­rung und nicht zuletzt Mut zur Digi­ta­li­sie­rung!