HEC Blog: Markt & Trends
Eine Grafik mit Abbildungen von Post-its
Verfasst von Annekathrin Gut am 31. August 2021
IT-Landkarte

Vom Flickenteppich zum runden IT-Prozess

In manchen Unter­neh­men gleicht die IT-Land­schaft einem Flick­en­tep­pich: Eine Viel­zahl an Soft­wa­re­an­wen­dun­gen unter­stützt einzelne Prozesse. Aber nur in Teilen sind sie auf das Geschäft als Ganzes abge­stimmt. Ein einfa­ches Tool um Trans­pa­renz zu schaf­fen, ist die Process Support Map oder auch IT-Land­karte. Sie macht Engpässe und Schwach­stel­len in einem Diagramm sicht­bar. Auf dieser Basis können gezielt Maßnah­men entwi­ckelt werden, um die Soft­wa­re­an­wen­dun­gen eines ganzen Unter­neh­mens opti­mal zu orche­s­trie­ren.

In Unter­neh­men ist die System­land­schaft häufig histo­risch gewach­sen. Die IT-Infra­s­truk­tur ist dadurch meis­tens hete­ro­gen. So werden viele verschie­dene Anwen­dun­gen von unter­schied­li­chen Herstel­lern einge­setzt, die sich in ihren Funk­ti­o­nen teil­weise über­schnei­den: das CRM-System im Vertrieb, das ERP-System für den Kunden­ser­vice, die Buch­hal­tungs­soft­ware in der Finanz­ab­tei­lung. Darüber können auch IT-Abtei­lun­gen den Über­blick verlie­ren.

Die Process Support Map zeigt also Nutzer:innen den Status Quo der System­land­schaft auf, bietet eine Zusam­men­stel­lung der Stär­ken und Schwä­chen sowie eine Über­sicht der Poten­zi­ale. Als „IT-Bebau­ungs­plan“ bildet sie die Grund­lage für einen abge­stimm­ten und prio­ri­sier­ten Maßnah­men­plan.

Das Ergeb­nis: Alle Berei­che im Unter­neh­men arbei­ten effek­ti­ver und effi­zi­en­ter, weil Anwen­dun­gen so aufein­an­der abge­stimmt sind, dass sie die Arbeits- und Geschäfts­ab­läufe opti­mal unter­stüt­zen. Der Flick­en­tep­pich wird zum geschmei­di­gen Prozess, der Kund:innen und Mita­r­bei­tende zufrie­den macht.

Ist und Soll

Die IT-Land­karte macht als visu­el­les Hilfs­mit­tel den Ist-Stand sicht­bar und hilft dabei, geeig­nete Lösun­gen zu iden­ti­fi­zie­ren. Sie erfasst folgende Aspekte:

  1. Welche IT-Anwen­dun­gen werden aktu­ell im Unter­neh­men genutzt?
  2. Mit welchen Anwen­dun­gen werden welche Prozesse unter­stützt?
  3. Gibt es Prozesse, die durch keine Anwen­dung unter­stützt werden?
Prozess und Soft­ware

Hier­für wird idea­le­r­weise auch das Unter­neh­men als Ganzes unter die Lupe genom­men:

  1. Welche Dienst­leis­tun­gen oder Produkte bietet das Unter­neh­men?
  2. Wie laufen Prozesse heute ab und wie können sie die Leis­tung des Unter­neh­mens künf­tig verbes­sern?
  3. Welche Hard­ware/Soft­ware ist aktu­ell vorhan­den und wie kann sie die Leis­tung besser unter­stüt­zen?
  4. Wie gut ist das IT-Perso­nal auf Verän­de­run­gen vorbe­rei­tet und wo braucht es zusätz­li­che Quali­fi­ka­ti­o­nen?
Beispiel 1:

Energieversorger

Grafik mit einer Tabelle

Vorher: Ein Ener­gie­ver­sor­gungs­un­ter­neh­men nutzt unter­schied­li­che SAP-Lösun­gen für Zähle­r­a­b­le­sung und Gerä­te­wech­sel. Für das Manage­ment der Haus­an­sch­lüsse, Gasin­spek­tion und das Beschwer­de­ma­na­ge­ment gibt es jeweils eigene Lösun­gen. Immer wieder sind Kund:innen unzu­frie­den, weil ihnen Ansprech­part­ner keine weiter­füh­ren­den Auskünfte geben können. Die Mita­r­bei­ten­den können nämlich nicht über Abtei­lun­gen hinweg auf Infor­ma­ti­o­nen zugrei­fen.

Nach­her: Mit Hilfe einer Process Support Map hat der Ener­gie­ver­sor­ger die Schwach­stel­len aufge­deckt und ange­nom­men. Ein 360° Kunden­di­a­log bildet nun alle mögli­chen Kunde­n­an­fra­gen ab. Über eine Verein­heit­li­chung der SAP-Land­schaft können Fragen von allen Stel­len aus beant­wor­tet werden.

Beispiel 2:

Online-Apotheke

Grafik mit einer Tabelle

Vorher: Eine Versan­d­apo­theke ist in den letz­ten Jahren stark gewach­sen. Die Prozesse halten dem mit ihren zahl­rei­chen Medi­en­brü­chen nicht mehr stand. So wird beispiels­weise die Bestands­füh­rung manu­ell erle­digt, Infor­ma­ti­o­nen aus der Voll­stän­dig­keits- oder der Retou­ren­kon­trolle flie­ßen nicht opti­mal in die Lager­hal­tung ein. Waren­be­stel­lung- und eingang werden über Outlook orga­ni­siert. Die Kommis­sio­nie­rung erfolgt per Lauf­zet­tel.

Nach­her: Ein moder­nes ERP-System bildet alle Geschäfts­pro­zesse digi­tal ab und unter­stützt das effi­zi­ente Ressour­cen-Manage­ment. Vom Waren­ein­gang über die Kommis­sio­nie­rung bis hin zur Retou­re­n­ab­wick­lung und zur Finanz­buch­hal­tung haben die Mita­r­bei­ten­den über eine einheit­li­che Benut­ze­r­o­ber­flä­che Zugriff auf alle Soft­wa­re­mo­dule. Papier­be­lege braucht es nicht mehr.

Kunden erhal­ten über einen Webshop sofort eine Über­sicht über ihren Bestell­sta­tus und bekom­men passende Produk­t­emp­feh­lun­gen.

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