HEC Blog: Technik & Methoden
Verfasst von Sebastian Koers am 20. März 2020
Wie Dailys aus der Ferne funktionieren

In 15 Minuten auf den Punkt

In vielen Unter­neh­men, die mehr oder weni­ger agil arbei­ten, tref­fen sich Teams jeden Morgen zum Daily. Ziel dieser maxi­mal 15 Minu­ten dauern­den Bespre­chung ist es, alle Betei­lig­ten auf den aktu­el­len Stand der Dinge zu brin­gen. Meis­tens stehen sich Kolle­gin­nen und Kolle­gen dabei gegen­über. Aber wie funk­tio­niert das, wenn wie gerade jetzt, immer mehr von ihnen im Home­of­fice sitzen?

Es gibt einige gute Ideen, wie sich ein Daily auch „remote“ durch­füh­ren lässt. Bevor ich euch das an einem Beispiel aus der Praxis erkläre, erzähle ich euch kurz, woher das Prin­zip kommt und welche Vorteile es hat.

15 Minuten für das Wesentliche

Das Daily ist ein Element aus dem agilen Vorge­hens­mo­dell Scrum und es handelt sich dabei – wie der Begriff schon verrät – um eine täglich auszuübende Aktion. Ein Daily ist zunächst einmal nichts anderes als ein tägliches, kurzes Stand-Up-Meeting innerhalb eines Teams, das in der Regel nicht länger als 15 Minuten dauern sollte.

Zu Beginn eines Arbeits­ta­ges kommen alle Mitglie­der eines Teams immer zur selben Uhrzeit  zusam­men. Jedes Mitglied spricht hier­bei folgende drei Fragen an:

Zur Klärung dieser Fragen stehen die Mitglie­der idea­ler­weise in einem Kreis zusam­men, weshalb es auch so schön „deng­lisch“ Stand-up-Meeting genannt wird. Das Stehen soll bezwe­cken, dass sich auch alle wirk­lich kurz fassen und präg­nant sagen, was anliegt. Der Kreis gibt eine Reihen­folge vor, so dass nur der erste Spre­cher benannt werden muss.

Entsteht bei einer der drei Fragen eine weitere, so sollte diese nicht im Daily bespro­chen werden. Statt­des­sen notiert sie der Scrum-Master und koor­di­niert einen sepa­ra­ten Termin dafür. Das kann direkt im Anschluss sein oder zu einem ande­ren geeig­ne­ten Zeit­punkt. So bleibt im Daily der Fokus gewahrt und keiner schweift zu weit vom Thema ab.

Am Ende des Daily soll jedes Mitglied ein Bild davon haben, wie die Lage in den aktu­el­len Projek­ten ist und wer gerade woran arbei­tet.

Und wie geht das „remote“?

Geht das: Ein Team trifft sich zum Daily und zwei bis drei andere werden aus der Ferne dazu­ge­schal­tet? Ja, klar! Dafür wird sich ledig­lich die Struk­tur etwas verän­dern. Der Sinn des Dailys, alle Mitglie­der schnell auf den aktu­el­len Stand zu brin­gen, bleibt.

Wich­tig bei einem Remote-Daily ist, dass ihr ein Konfe­renz- oder Video­kon­fe­renz­tool habt. Jedes Mitglied eines Teams muss den Zugang dazu haben. Auch beim Remote-Daily star­tet das Team zur gewohn­ten Zeit.

Im Regel­fall star­tet der Scrum-Master über das Tool eine neue Konfe­renz, der die Mitglie­der beitre­ten müssen.

Da in einer Online-Konfe­renz logi­scher­weise kein Kreis gebil­det werden kann, gibt es drei Möglich­kei­ten, um die Reihen­folge der Spre­cher fest­zu­le­gen.

  1. Es wird ein Mode­ra­tor bestimmt, der sich während der gesam­ten Konfe­renz die Teil­neh­mer­liste anzei­gen lässt. Sobald ein Teil­neh­mer fertig ist, fordert der Mode­ra­tor den Nächs­ten auf.
  2. Die zweite Möglich­keit ist, dass sich jeder Teil­neh­mer die Teil­neh­mer­liste anzei­gen lässt und selbst den Nächs­ten bestimmt.
  3. Jeder Teil­neh­mer lässt sich eben­falls die Teil­neh­mer­liste anzei­gen und sobald ein Teil­neh­mer fertig ist, beginnt auto­ma­tisch der Nächste.
Warum Teams unbedingt Dailys machen sollten
  • Team-Mitglie­der sind immer über aktu­elle Projekte auf dem Laufen­den.
  • Probleme bei Aufga­ben werden schnel­ler erkannt und es kann über Anschlus­s­ter­mine schnel­ler eine Lösung gefun­den werden.
  • Komplexe Aufga­ben werden schnell erkannt und können unter­teilt werden.
Daily in der Praxis

Auch bei uns, dem Office 365-Team der HEC, gibt es natür­lich jeden Tag ein Daily. Wie das aussieht – sowohl vor Ort, als auch remote – beschreibe ich euch, damit ihr ein prak­ti­sches Bild erhal­tet.

Vor Ort
Jedes Team­mit­glied versam­melt sich jeden Morgen um Punkt 9 Uhr in der Mitte des Büros. Hier wird ein mehr oder weni­ger klei­ner Kreis gebil­det, um die Reihen­folge fest­zu­le­gen. Paral­lel wird von einem extra hier­für aufge­stell­ten Laptop eine Video­kon­fe­renz gest­ar­tet, damit auch Team­mit­glie­der,  die nicht vor Ort sein können, am Daily teil­neh­men können.

Für die Video­kon­fe­renz nutzen wir das Tool „Micro­soft Teams“. Für unser Team 365 haben wir ein eige­nes „Team“ (so heißt das dort) einge­rich­tet, das diverse Kanäle bietet. Unter ande­rem auch den Kanal „Ter­mine“, in dem solche Video­kon­fe­ren­zen gest­ar­tet werden.

Damit auch die zuge­schal­te­ten Team­mit­glie­der uns gut verste­hen können, haben wir vor Ort ein Stab­mi­kro­fon. Das hat den prak­ti­schen Neben­ef­fekt, dass nur derje­nige spre­chen kann, der das Mikro­fon hält. Wenn alle vor Ort fertig sind, wird das Wort an den zuge­schal­te­ten Teil­neh­mer weiter­ge­ge­ben.

Voll­stän­dig remote
Gerade in den letz­ten Tagen haben wir uns aufgrund der Ausbrei­tung des Corona-Virus fast voll­stän­dig ins Home­of­fice bege­ben. Auch hier star­ten wir um Punkt 9 Uhr mit einer Video­kon­fe­renz. Der erste Spre­cher wird benannt und bittet mithilfe der Teil­neh­mer­liste den Nächs­ten zum Spre­chen.