HEC Blog: Technik & Methoden
Verfasst von Ute Albersmeier am 19. März 2020
Fern und doch so nah

10 Regeln für Videokonferenzen

Schon lange vor der Ausbrei­tung des Corona-Virus waren Video-Konfe­ren­zen über die Platt­form Micro­soft Teams in unse­rem Team ein belieb­tes Mittel der Kommu­ni­ka­tion. Bei unse­ren Dailys können sich Kolle­gen aus dem Home­of­fice darüber zuschal­ten, wir kommu­ni­zie­ren so mit Kunden und teilen unse­ren Bild­schirm, um gemein­sam an Präsen­ta­tio­nen oder Program­mier-Code zu arbei­ten. Dabei haben wir einige Erfah­run­gen gemacht, was man beach­ten sollte und was man lieber blei­ben lässt.

  1. Zeige dich!
    Zunächst ist es viel­leicht unge­wohnt, aber mit Video wirkt das Meeting für alle Betei­lig­ten viel mehr wie ein „ech­tes“ Meeting. Vor allem, wenn sich die Teil­neh­mer nicht persön­lich kennen, kann man dadurch Nähe schaf­fen. Im Home-Office möchte man viel­leicht nicht das unauf­ge­räumte Arbeits­zim­mer zeigen. Micro­soft Teams bietet hier die Möglich­keit, den Hinter­grund weich zu zeich­nen.
  2. Schaffe ein profes­sio­nel­les Umfeld!
    Trotz solcher tech­no­lo­gi­schen Möglich­kei­ten: Du soll­test schon darauf achten, dass der Hinter­grund im Video eini­ger­ma­ßen vorzeig­bar ist – vor allem, wenn Kunden mit in der Bespre­chung sitzen. Bei Video-Meetings ist grund­sätz­lich die glei­che Profes­sio­na­li­tät gefragt als würde man in einem Präsenz-Meeting sitzen. Dazu zählt auch, dass alle Teil­neh­men­den passende Klei­dung tragen.
  3. Die Tech­nik macht‘s
    Damit das Meeting zum Erfolg führt, soll­test du gut hören sein und dein Gegen­über dich gut hören können. Darum muss geeig­ne­tes tech­ni­sches Equip­ment her. Vor allem wenn mehrere Perso­nen im Raum am Meeting teil­neh­men, reichen das Mikro­fon und die Laut­spre­cher vom Note­book wahr­schein­lich nicht aus. An entspre­chen­den Anschaf­fun­gen soll­test du nicht sparen.
  4. Bitte nicht stören!
    Störun­gen im Hinter­grund sind ein häufi­ges Problem, wenn man im Home­of­fice sitzt. Aber auch im Büro kann es passie­ren, dass Kolle­gen raus- und rein­stür­men oder sich laut unter­hal­ten. Deshalb sollte schon vor dem Meeting darauf geach­tet werden, solche unlieb­sa­men Unter­bre­chun­gen zu vermei­den – zum Beispiel indem du die Tür zum Arbeits­zim­mer verschließt oder dich in der Firma in einen Bespre­chungs­raum zurück­ziehst. Das gilt natür­lich beson­ders (aber nicht nur), wenn Kunden an der Bespre­chung betei­ligt sind.
  5. Rechne mit tech­ni­schen Proble­men!
    Da hat man Hunderte von Euros in die beste Tech­nik inves­tiert und dann schei­tert es an der Inter­net­ver­bin­dung oder einfach daran, dass die Teil­neh­mer mit der Tech­nik nicht umge­hen können. So oder so, tech­ni­sche Probleme können bei Video­kon­fe­ren­zen immer auftre­ten. Aus diesem Grund soll­test du immer einen Zeit­puf­fer einpla­nen. So ersparst du dir eine Menge Stress.
  6. Konzen­tra­tion, bitte!
    Manche denken: „Meine Gesprächs­part­ner sehen mich nicht so genau, deshalb kann ich während der Konfe­renz E-Mails checken oder surfen.“ Ganz beson­ders wenn man selbst nicht der aktive Part in einer Bespre­chung ist, kann das leicht dazu verlei­ten, dass man sich nicht voll­stän­dig auf den Gesprächs­part­ner konzen­triert. So können Meetings natür­lich nicht funk­tio­nie­ren. Deshalb ist die Diszi­plin eines jeden Einzel­nen gefragt. So lange du an einem Online-Meeting teil­nimmt, sollst du dich komplett darauf konzen­trie­ren – ganz so als wärst du in einem „nor­ma­len“ Meeting.
  7. Sprich Klar­text!
    Trotz bester Inter­net­ver­bin­dung und tech­ni­scher Ausrüs­tung – so gut, als würde dein Gesprächs­part­ner dir physisch gegen­über­sit­zen, verstehst du die ande­ren in der Video-Konfe­renz nie. Aus diesem Grund muss jeder Teil­neh­mer auf eine deut­li­che Auss­pra­che achten. Zustim­men­des Nicken, Gesti­ku­lie­ren – das kommt über den Bild­schirm nicht so deut­lich rüber wie im echten Leben. Auch das soll­ten die Teil­neh­mer im Hinter­kopf behal­ten. Deshalb gilt: Lieber einmal mehr verbal seine Zustim­mung oder Ableh­nung ausdrücken.
  8. Mikro aus – Mikro an
    Husten, Rascheln mit Papier, Klap­pern mit der Kaffee­tasse und der Kollege huscht rein um ganz schnell eine wich­tige Frage zu stel­len. Solche Stör­ge­räusche sind für alle Teil­neh­mer anstren­gend. Darum kann es ratsam sein, dass alle Teil­neh­mer ihre Mikro­fone auf stumm schal­ten, wenn sie gerade nicht reden. Wenn du sprichst, sorge dafür, dass du dein Mikro wieder anschal­test. Das klingt banal, kann man aber schnell verges­sen.
  9. Weni­ger ist mehr
    Stun­den­lange Meetings sind anstren­gend – am Bild­schirm sogar noch mehr. Deshalb soll­ten Video-Meetings zeit­lich begrenzt sein. Ebenso ist es besser, wenn nicht zu viele Teil­neh­mer an einem Meeting teil­neh­men – zumin­dest nicht, wenn alle zu Wort kommen sollen. Bei einer Schu­lung mit vielen Teil­neh­mern, die remote abge­hal­ten wird, ist es ratsam, dass alle ande­ren Teil­neh­mer ihre Mikro­fone ausstel­len. Wich­tige Fragen können natür­lich gestellt werden. Ansons­ten kann dafür auch die Chat-Funk­tion von Micro­soft Teams genutzt werden.
    Sehr anspruchsvolle oder kontroverse Themen sollten wenn möglich nicht online abgehalten werden. Hier ist die Gefahr von Missverständnissen größer als wenn man seinem Gesprächspartner gegenüber sitzt.
  10. Bestimme, was du teilst!
    Beson­ders prak­tisch an Tools wie Micro­soft Teams ist, dass du deine Gesprächs­part­ner nicht nur sehen, sondern mit ihnen auch deinen eige­nen Bild­schirm teilen kannst, um eine Präsen­ta­tion zu zeigen oder auch um gemein­sam an einem Doku­ment zu arbei­ten. Wenn du in einem Online-Meeting deinen Desktop für andere frei­gibst, ist auch hier profes­sio­nel­les Verhal­ten ange­sagt: Alles was du nicht zeigen möch­test – vor allem vertrau­li­che oder persön­li­che Doku­mente oder Programme – sollte vom Desktop verschwin­den. Andere Chat- und E-Mail-Programme soll­test du schlie­ßen.