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    Genau wissen was man will, bevor man digitalisiert

Genau wissen was man will, bevor man digitalisiert:
Methodische Aufnahme der IST-Prozesse bei einem Logistikunternehmen

Der Kunde

Die HANSETRANS Hanseatische Transportgesellschaft mbH (kurz: HANSETRANS Gütertaxi) steht seit über 40 Jahren für  Komplettdienstleistungen rund um den Transport.

Um Effizienz und damit Kundenservice zu verbessern hat sich HANSETRANS Gütertaxi auf die regionale Distribution sowie individuelle Direkttransporte spezialisiert, für die mittlerweile über 100 Mitarbeitende und mehr als 550 Fahrzeuge im Einsatz sind. Organisiert werden die Transporte und die damit verbundenen Dienstleistungen aus 13 deutschen Niederlassungen.

Die Aufgabe

HANSETRANS Gütertaxi war beim Thema Digitalisierung klar,  dass eine Digitalisierung der Prozesse erst nach Betrachtung der tatsächlich gelebten Prozesse möglich ist. Um also die Grundlage für eine Digitalisierungsstrategie zu legen, wurde die HEC mit der Aufgabe betraut, eine Aufnahme der tatsächlichen IST-Prozesse vorzunehmen, die Prozesse zu dokumentieren und auf ihr Digitalisierungspotential hin zu untersuchen.

Die Umsetzung

Das Projekt wurde in 3 wesentlichen Schritten umgesetzt:

1. Story Mapping zur Aufnahme der Hauptprozesse

Zu Beginn des Projektes wurde ein Story Mapping zur Aufnahme des Hauptprozesses durchgeführt. Beim Story Mapping wurden die Tätigkeiten der Benutzer und der beteiligten Systeme mit Hilfe von Post-it’s visualisiert und zu Themen gruppiert. Das Story Mapping diente dazu, ein gemeinsames Verständnis des Prozesses und der Aufgabenstellung bei den Hauptbeteiligten herzustellen. Auf Grundlage des Story Mappings erfolgte dann die Planung der weiteren Tätigkeiten.

2. Detaillierte Aufnahme und Prüfung der Prozesse in vier ausgewählten Niederlassungen

Zur Aufnahme der Prozesse fand in jeder Niederlassung ein 2-tägiger Workshop statt. Am ersten Tag wurden die Prozesse gemeinsam mit ausgewählten Mitarbeitern des Kunden aufgenommen. Die Prozesse wurden mit vorgefertigten BPMN-Elementen an allen verfügbaren Wänden visualisiert. Durch die hierbei in der Gruppe entstandene Dynamik, wurden sehr schnell belastbare Ergebnisse erzielt. Die danach von der HEC elektronisch dokumentierten Prozesse wurden am Nachmittag des zweiten Tages zusammen mit den kundenseitigen Mitarbeitern überprüft und je nach Bedarf angepasst.

Im Anschluss an die Aufnahme der Prozesse in den vier Niederlassungen, erfolgte die Aufnahme von ausgewählten zentralen Prozessen.

3. Dokumentation und Abstimmung der Prozesse

Die Ergebnisse der Workshops wurden in der letzten Phase des Projektes konsolidiert, in einem Dokument zusammengeführt und um zahlreiche Anmerkungen und Hinweise ergänzt.

Das Ergebnis

Die zentralen und die in den vier Niederlassungen aufgenommenen Prozesse (> 60 Prozesse) wurden als BPMN 2.0 Prozesse dokumentiert. So wurde die Grundlage für eine Analyse und Optimierung der Prozesse geschaffen.

Projektdetails auf einen Blick

  • Zwei Berater der HEC
  • Laufzeit: 2 Monate
  • Branche: Logistik

Vorgehen, Methoden, Technologien

  • Story Mapping
  • Interviews und Workshops zur Aufnahme der Prozesse
  • Gemeinsame Modellierung der Prozesse im Workshop
  • Dokumentation der IST-Prozesse mit BPMN 2.0

Den Projektbericht herunterladen: PDF

Ihr Ansprechpartner für Anforderungsmanagement